1ヶ月で2日分の勤怠管理の業務を効率化。人口1,000人の山村の公社が踏み出した、デジタル活用の第一歩

―― 事業内容について教えてください。

依田さま：有限会社南相木村故郷ふれあい公社（以下、ふれあい公社）は、南相木村が出資している第三セクターとして、地元の方々や観光客の方にご利用いただく温泉施設「滝見の湯」など、村有施設を運営しています。

私たちの重要なミッションに、雇用の創造と福祉の充実が挙げられます。以前から管理、運営してきた「滝見の湯」に加え、2021年には村内唯一のコンビニエンスストアを、2023年4月には立原高原キャンプ場の運営も手掛けるようになっています。

―― 総務部の体制と業務について教えてください。

依田さま：私が勤怠管理や備品調達などの総務全般を、もう1人が経理専任でして、2名でバックオフィス業務の管理、実務を担っています。なお、「滝見の湯」にふれあい公社の事務所を置いている関係で、1日のほぼ半分はフロント業務やお客さま対応をしています。

3つの施設で働いているパートさんは全員で30名おり、各拠点ごとのマネージャーが勤務シフトを取りまとめ、私に報告するという体制です。運営している各施設はバラバラの場所に点在しており、かつすべてがアナログでしたので、各施設をつないで業務を集約していくこと、そのためにデジタル化を推進していくことは急務でした。

―― 今回のお取り組み以前の勤怠管理についてお聞かせください。

依田さま：タイムカードとExcelを使ったアナログな方法でパートの方々の勤怠管理をしていました。大まかな勤怠管理の流れは以下のようになっており、毎月丸2日もかけて作業をしていました。

・各施設のタイムカードに、シフトごとにパートさんが勤務時間（出勤時間と退勤時間）を記入する
・月末に各施設を車で回り、タイムカードを集める
・タイムカードに書かれた勤務時間をExcelに手入力する
・休憩時間や休暇の取得に間違いがないか、入力ミスがないかを確認する
・経理に連携し、給与支払いの処理を進める

―― 勤怠管理にどのような課題がありましたか。

依田さま：総務の負担が大きいことが最も深刻な課題でした。集約されていない各施設の勤怠データを取りまとめ、Excelに手入力で集約するのは、フロント業務をこなしながらだととても大変だったのです。実際、デスクに座ってバックオフィス業務に専念できていたのは、「滝見の湯」の休館日といった毎月ほんの数日しかありませんでした。さらに5月の大型連休や8月の夏休み期間は繁忙期になるため、施設の運営だけでも手一杯になります。

業務に余裕がないため、Excelに集約した勤怠管理のデータを活用したり、他の総務業務を進めることができませんでした。

また、月末の忙しいときに各施設を回ってタイムカードを回収するのも大変でした。すべての施設を回ると、車で運転して30分くらいかかりますし、冬は積雪もあるのでさらに時間がかかります。

―― 施設のシフト管理にどのような課題がありましたか。

依田さま：現場のマネージャーさんが、繁忙期やパートさんからの出勤可能日を考慮し、毎月のシフトを作成していました。特定のパートさんばかりシフトに入ると不公平になってしまうので細かい配慮が必要です。

また、特に「滝見の湯」の厨房は調理ができる人しかシフトに入れません。人手が足らなくなりがちで、マネージャーがシフト調整によく悩んでいました。

―― どのようなきっかけから、勤怠管理のデジタル化を進めることになったのでしょうか。

依田さま：地方の企業に対して、伴走型コンサルティングを手掛けている株式会社さとゆめさまに、ふれあい公社の経営を見直していただくことになったのがきっかけです。その一環として、バックオフィス業務のデジタル化と、各施設の業務を統合することで効率化を目指すことになりました。

立原高原キャンプ場の運営を担うことになったのも同じ時期で、現状とほぼ変わらないリソースで複数の施設を運営するためには、バックオフィス業務の効率化は急務でした。

―― 「KING OF TIME for おまかせ はたラクサポート」を導入いただいた決め手をお聞かせください。

依田さま：株式会社さとゆめさまにご紹介いただいたことがきっかけとなり、導入を検討し始めました。まず、費用面がポイントです。パートさんが30名と、そこまで大きくない規模のため、できる限りコストを抑えたいと考えていました。1名につき300円の月額利用料であれば問題ないと経営陣も判断しています。

操作性や使いやすさも大事なポイントです。パートさんの平均年齢はおよそ50代ですので、パソコンやスマートフォンであまり難しい作業をお願いすることはできません。実際に「KING OF TIME for おまかせ はたラクサポート」の導入を検討する際に、トライアルを実施することができたのは高評価でした。私や一部のパートさんが実際に操作してみることで、操作は難しくないか、今後新しいパートさんに操作方法を教えることができるかを確認することができました。

―― 「おまかせ はたラクサポート サポートサービス」を採用いただいた決め手をお聞かせください

依田さま：今回のように、パートさんを交える形でデジタルツールを導入するのは初めてのことだったので、やはり不測の事態に備えてサポート体制は必要と判断し、「おまかせ はたラクサポート」を契約しています。リモートサポートツールですぐにオンラインで画面を共有してサポートいただけること、電話でも気軽に相談に乗っていただけることが便利そうだと判断しました。

―― 「KING OF TIME for おまかせ はたラクサポート」の導入はどのようなスケジュールで進みましたか。

依田さま：トライアル期間後、まず最初の1ヶ月で管理職や総務で活用し、その後に各施設のパートさんへと段階的に導入していきました。全体に浸透するまで、だいたい3ヶ月ほどでした。

―― 各施設の現場に「KING OF TIME for おまかせ はたラクサポート」を浸透させるため、どのような工夫をしましたか。

依田さま：株式会社さとゆめさまのご担当者に、現場のマネージャー向けにマニュアルを作成していただきました。マニュアルを見せながらパートさんに使い方の説明をし、各施設のマネージャーがパートさんから質問を受けながらサポートしたおかげで、無事に浸透させることができています。

現在では、想像していた以上に違和感なくパートさんに使っていただいており、昔からこの方法で出勤・退勤の管理をしていたような錯覚すらあります。「KING OF TIME for おまかせ はたラクサポート」の導入後すぐに8月の繁忙期がやってきたのですが、勤怠管理で何もトラブルはなく、私もパートさんも自分の業務に専念することができました。

―― 「KING OF TIME for おまかせ はたラクサポート」の中で、特に活用している機能を教えてください。

依田さま：全体の機能のうち、活用できているのはほんの一部だと思いますが、タイムカードに代わるタイムレコーダーシステムはパートさんにとって使いやすいと思います。パソコンやタブレットから各自で出勤・退勤の打刻ができるのですが、画面はシンプルで操作で迷いません。

また、管理側としては、勤務状況がリアルタイムで確認できるのも嬉しいです。たとえば、経営会議の直前に先月、先々月の勤務状況をパッと確認し、会議用に印刷もできます。その他の機能も今後活用できればと思っており、その際に「おまかせ はたラクサポート」でサポートいただきたいと考えています。

―― 「KING OF TIME for おまかせ はたラクサポート」の導入で、総務部にどのような変化がありましたか。

依田さま：1ヶ月あたり丸2日分の事務作業が減った実感があります。月末に各施設を回ってタイムカードを回収する手間が全くなくなったことが嬉しいですね。以前はタイムカードを手入力していましたが、今ではパートさんの勤務データをダウンロードし、そこから給与を計算して経理に渡すだけになりました。

業務の効率化で浮いた時間は、他の総務業務やフロントのお客さま対応に充てています。他にも、パートさんの労働時間や休暇の管理で配慮できる余裕が生まれ、「先月のデータを見ると働きすぎているから、来月は少し休みましょうか」といったコミュニケーションがとれるようになりました。

―― 「KING OF TIME for おまかせ はたラクサポート」の導入で、パートの方々にどのような変化がありましたか。

依田さま：パートさんによっては「年収の壁」を越えないように手作業の計算でシフトを調整する必要があったのですが、パソコンで勤務データをすぐに確認できるため、勤務時間の管理が楽になりました。パートの方々から私に直接感想やコメントは届いていないのですが、それは以前のタイムカードと同じように安心して使われていることの証だと思います。

―― 今後、どのような展望を描いていますか。

依田さま：「KING OF TIME for おまかせ はたラクサポート」の導入は、今後のデジタル化の最初の一歩となる施策だったと思います。当初考えていたよりも、すんなりとクリアできたのは意外でしたが、まだまだ改善しなければならない業務は山積みですので、これから着実に一歩ずつ、デジタル化を推進していきたいですね。その先に、たとえばキャッシュレス決済や注文のデジタル化など、お客さまに提供するサービスのデジタル化を目指していきたいです。

利便性が増してお客さまが少しずつ増えてくれば、南相木村の雇用や移住で来られる方も増えていくでしょう。そうした方々が知り合いなどに南相木村の良さを伝えてくれれば、もっと訪れてくれる方も増えてくるという相乗効果を期待したいです。

―― 今回のお取り組みを振り返って、デジタル化にお困りの企業へアドバイスをお願いします。

依田さま：人口1,000人ほどの小さな村の、平均年齢が高い小さな会社でも、少しずつですがデジタル化を進めることができました。以前の私たちと同じようにバックオフィス業務に課題を抱えている企業や自治体の方には、ぜひ勤怠管理のデジタル化から始めることをおすすめします。

デジタルに疎いパートさんでもすんなり飲み込めますし、管理側にとっては目に見える効果があります。そして、NTT東日本さまのサポート体制もしっかりしているので、安心してデジタル化の一歩を踏み出すことができます。ぜひ検討してみてはいかがでしょうか。

*上記ソリューション導入期間は2023年5月～です。
*文中に記載の組織名・所属・肩書・取材内容などは、すべて2023年9月時点（インタビュー時点）のものです。
*上記事例はあくまでも一例であり、すべてのお客さまについて同様の効果があることを保証するものではありません。