決め手は「熱意」。おまかせ はたラクサポートでペーパーレス化し、スムーズなバックオフィス業務を実現

―― 事業内容について教えてください。

茶谷さま：当財団では、緑化推進に関する事業と動物とのふれあいに関する事業を展開しています。江戸川区民の生活に安らぎを与え、豊かな人間性の回復に寄与することが大きな目的です。

江戸川区は海抜が低い土地柄で一昔前は田や畑が多く、そのため自然の緑が少ない地域でした。そこで「ゆたかな心 地にみどり」を合言葉に区民と行政が一体となって緑化運動を推進していくことになり、その際に江戸川区の外郭団体として設立されたのが、当財団の前身である環境促進事業団です。その後、2011年には公益法人制度改革に対応する形で現在の公益財団法人 えどがわ環境財団へと名称を変更しました。

現在では、緑化推進として花とみどりのボランティアや環境学習の運営など、動物とのふれあいに関する事業として自然動物園や篠崎ポニーランド、なぎさポニーランドの運営を行っています。3つの施設には、事務員を含め50名以上の職員が勤務しており、現場から上がってきた報告や施設ごとのバックオフィス業務を、当財団の本部に集約しています。

―― 今回の取り組み以前のバックオフィス業務全般についてお聞かせください。

齊藤（立）さま：もともとは江戸川区の外郭団体だったことから、まるで行政のような事務処理の形式を踏襲していました。具体的には、経費精算や給与計算、契約関係は紙での処理が中心であり、オンプレミスのサーバーを設置してスタンドアローンのシステムで業務を回していました。また、サーバーやパソコンなどは江戸川区と連携するためにセキュリティ基準が厳しく、自由なシステムやツールを導入することができていなかったのです。

齋藤（真）さま：業務上に残っていた紙の帳票には、契約に関する書類や支払いに関する書類などが挙げられます。

また、各施設の勤怠管理に関する時間外集計はExcelで作成した独自のシートで管理し、当財団の本部でまとめていました。勤怠管理ソフトは本部にしかなかったため、各施設の端末からアクセスすることはできません。そのため、施設のシフトや勤怠の状況は、本部の職員が半月に一度各施設へメールで送付するという状態だったのです。

さらに紙の領収書や時間外業務の記録などは、各施設で管理している書類を月初などそれぞれの締め切りに合わせて本部に搬送する必要がありました。江戸川区は南北に長い地域であること、また施設がそれぞれ離れていることから、搬送にかかる時間によるロスはかなりのものになります。

―― 今回のお取り組みにあたって、どのような課題を解決したかったのでしょうか。

齊藤（立）さま：勤怠管理、給与計算、経費精算、契約の締結・管理など、それぞれが独立していたためにシステムとデータが繋がっておらず、バックオフィス業務に手間と時間がかかっていたことが最も頭を悩ませていた課題でした。たとえば、勤怠管理で記録していた時間外業務の記録データが給与計算に直接繋がっていなかったため、職員が紙の記録表をもとに給与計算のシステムにデータを入力する必要があったのです。

また、紙によるアナログなバックオフィス業務では、なにかミスやトラブルなどの問題が起きても、すぐに原因を特定できないことも悩みでした。今後、業務を効率化していく上ではデジタル化が必須条件です。

そこでシステムとデータを串刺しにし、よりスムーズに、よりスピーディーにバックオフィス業務が回せる環境を、そして人の手で処理していた業務のデジタル化をめざすことになりました。

齋藤（真）さま：業務ごとに使用していたシステムやツールが別々だったことで、トラブルやエラーが起きた際の問い合わせ先も別々になっていたことも当時抱えていた悩みです。バックオフィスの問題を解決できる、一元的なサポート体制が必要だと感じていました。

茶谷さま：バックオフィス業務にさまざまな課題を抱えていたところ、使用しているパソコン等のリース期限が迫っており、これをデジタル化の好機と捉え、バックオフィス業務全般を改善することを決定しました。

―― バックオフィス業務のデジタル化にあたって、パートナー企業の選定で特に重視されたポイントを教えてください。

茶谷さま：担当者の方やパートナー企業が、当財団のことを一生懸命になって考えていただけるか、つまり熱意の部分です。

NTT東日本のご担当者には、プロポーザルに先駆けてなぎさポニーランドに足をお運びいただき、そこで職員へ現在の勤怠管理や理想のデジタル活用についてヒアリングを実施したと聞いています。ヒアリングの結果をプロポーザルの内容に反映いただいたことはもちろん、デジタル化を果たした後の施設の将来像までご提案いただいたことは、いまでも印象に残っています。

より具体的なポイントとしては、すべてのバックオフィス業務すべてを管理するツールはないため、業務ごとにさまざまなツールを組み合わせて一元管理できるシステムを、予算内で構築できることでした。

齊藤（立）さま：パートナー企業に求めていたサポート体制は、各施設から問い合わせが発生したときでも対応してくださるかどうかが条件でした。自然動物園や篠崎ポニーランド、なぎさポニーランドは土日祝日も開園していますので、もし現場でトラブルが起きた際にご対応いただく必要があったのです。

また、現場で働く職員は動物の飼育やお客さま対応のプロではあるものの、デジタル活用に慣れていない職員も珍しくありません。そのため、デジタルが不得意な職員でも安心してツールを活用するためのサポート体制は必要不可欠だったのです。

―― 「おまかせ はたラクサポート」をご導入いただいた決め手をお聞かせください。

齊藤（立）さま：当財団へのプロポーザルの中で、担当者の方の熱意を感じたことに加え、予算内に収めていただいたこと、そして弊社が描いていたバックオフィスの理想を実現するようなパッケージをご提案いただけたことでした。

また、24時間365日のサポート体制を実現するリソースが豊富であったこともポイントです。これらの要素によって、私たちが抱えていた課題を解決することができると感じ、取り組みを決定しています。

―― 各ツールの導入はどのように進行しましたか。

齊藤（立）さま：今回の取り組みでは、パソコンや複合機に加え、「Microsoft 365」と以下のツールを導入することになりました。

「KING OF TIME for おまかせはたラクサポート]
「freee 人事労務 for おまかせはたラクサポート」
「freee 経費精算 for おまかせはたラクサポート」
「クラウドサイン for おまかせ はたラクサポート」
「TrustLogin」
「おまかせサイバーみまもり」
「おまかせアンチウイルス」
「ギガらくWi-Fiハイエンド6」
「ギガらくスイッチ」

まずはシフトと勤怠管理の「KING OF TIME for おまかせはたラクサポート」を一番最初に導入し、続いて給与計算に必要な「freee 人事労務 for おまかせはたラクサポート」を、そして「freee 経費精算 for おまかせはたラクサポート」と「クラウドサイン for おまかせ はたラクサポート」を導入していきました。一通りのツールを導入し、既存のデータをツール上に移行しつつ並行してパソコンや複合機を順次導入しています。

すべて一度に導入するのではなく、NTT東日本さまのグループ会社であるテルウェル東日本株式会社の担当者の方に、操作方法や初期設定をレクチャーいただきながら導入を進めました。並行して、職員向けに1回、管理者向けに1回の勉強会を開催いただいています。

齋藤（真）さま：テルウェル東日本さまの勉強会は、説明がとても上手で、分かりやすかった印象です。今回の導入サポートがなければ、正直なところ、私たちだけでデジタル化を実現するのは難しかったと思います。

サービスごとに必要な設定がバラバラであり、全くの未経験者がすべてを判断し、正しい設定を行うのは難しいことです。事前にテルウェル東日本さまにご説明いただき、実際に伴走して導入をサポートいただけたのはありがたかったです。

―― 今回の取り組みによって、バックオフィス業務にどのような変化がありましたか。

齋藤（真）さま：以前は支払いに関する紙の書類だけでも毎月200枚以上、バックオフィス業務全体で1,000枚近くの書類を処理していましたが、今回の取り組みによってバックオフィス業務全体の書類の枚数を半分以下に減らすことができたように感じます。それに伴い、業務のペーパーレス化を実現することができました。

紙の書類をやり取りすることが減り、一方でオンライン上でのやり取りが増えたことで、直接現場へ足を運ぶことも減りました。しかし、リアルタイムでシフトの状況や勤怠管理を共有できるようになったことで、現場と本部の距離はむしろ近くなっていると感じています。

―― 各施設の現場では、どのような変化がありましたか。

齊藤（立）さま：現場の職員にとって業務に一番変化があったツールが「KING OF TIME for おまかせはたラクサポート」によるシフト管理だと思います。以前の業務フローでは、1ヶ月単位でしか最新のシフトを確認することができず、たとえば当日だれがどのような業務を担っているかは、本部から直接電話しないと分からない状態でした。しかし現在では、リアルタイムでシフト状況を確認できるようになり、施設の稼働状況の把握にも役立っています。

茶谷さま：「freee 人事労務 for おまかせはたラクサポート」で給与計算と実際の勤務記録を連携できるようになっただけでなく、現場職員がしっかり休めているか、勤務が続いていないかを本部からでも配慮できるようになりました。とくに動物は24時間365日世話をしなければならないので、飼育員は無理をしてしまいがちなのです。まだツールの導入から日が浅いのですが、長期的には働き方を改善できると期待しています。

―― 今後、バックオフィス業務のデジタル化に対して、どのように取り組んでいきたいと考えていますか。

茶谷さま：これまでは事務所に物理的なサーバーがあり、その中のクローズドなシステムでバックオフィス業務を管理していましたが、今回ようやくサーバーを持たずに業務を回していける環境を構築することができました。切り替えてからまだ日が浅く、まだまだ慣れていないのが正直なところではあります。

ただ、江戸川区は海と川に囲まれた低地ですので、洪水による床上浸水のリスクを抱えています。万が一、サーバーが水浸しになってしまえば、過去のデータもシステムもすべて使えなくなってしまいますので、BCPの観点からもバックオフィス業務をデジタル化できたことは、今後の安定した事業継続に貢献するものだと考えています。

齊藤（立）さま：「おまかせ はたラクサポートサービス」による支援を引き続きお願いしたいです。ツールを導入できたとはいえ、職員はデジタルに長けているとは言い切れませんし、私自身もまだまだ不慣れです。新しい業務フローに慣れていくためにも、今後も変わらずの伴走をNTT東日本さまには期待します。

*上記ソリューション導入期間は2023年9月～です。
*文中に記載の組織名・所属・肩書・取材内容などは、すべて2023年10月時点（インタビュー時点）のものです。
*上記事例はあくまでも一例であり、すべてのお客さまについて同様の効果があることを保証するものではありません。