オフィス移転を契機にペーパーレスへ挑戦

PROFILE

浅井産業株式会社
増井社長、松﨑さま

業種：輸出入業務、物流業務
効率化した業務：納品書や請求書など24種類

導入ソリューション

商社が持つ課題のひとつに、仕入先や納品先から送られる書類の保管スペースの問題があります。書類はスキャンして画像保存すればペーパーレス化ができ、さらに記載されている文字や数値などをデータ化することで業務の効率化も目指せます。

ここでは、2022年4月に創業100年を迎えた老舗鉄鋼商社でありながら、テレワークやフリーアドレス、フレックス勤務など、新しい仕組みを取り入れることに精力的な浅井産業株式会社の増井平社長と、経営企画部の松﨑敦子部長に、AI-OCR（※1）「AIよみと～る」を導入した経緯や実際に使った感想などをうかがいました。

※1 AI-OCR：Artificial Intelligence-Optical Character Recognition/Readerの略。手書き書類や帳票の文字読み取りを行い、データ化するAI技術を使ったOCRサービスのこと。

• ソリューション導入成果

  ・RPAツールと連携した業務効率化

  ・紙の書類を削減できたことで、テレワークにも対応

• NTT東日本選定のポイント

  ・読み取り精度の高さ

  ・トライアル期間など導入ハードルの低さ

  ・RPAツールとの連携

松﨑：弊社は、創業100周年を迎え、また2019年5月に本社移転を行いました。移転は2018年から計画を進めておりましたが、当時、移転のタイミングでペーパーレス化できないかという課題がありました。これは、弊社が業務で大量の紙資料を保有しており、移転後も紙の資料のまま保管すると、収納スペースを確保しなければいけないからです。そこで、複合機メーカーのセミナーや展示会などで紹介されているAI-OCRを利用することで、ペーパーレス化できるのではないかと考えました。

これまでも、AI-OCRの存在は知っていたのですが、AIという言葉から高度な操作技術が必要ではないかと思っていました。また、導入しても、業務に利用できるレベルではないかもしれないという懸念も大きかったです。

しかし、実際に調査してみると、業務に使えるレベルであり、「AIよみと～る」では99%以上といわれる文字の認識精度があると聞き、AI-OCRやRPA（※2）を利用すれば、業務改善できるのではないかと感じたのです。

※2 RPA：Robotic Process Automationの略。コンピュータ上で行われる業務プロセスや作業を人に代わり自動化する技術のこと。

松﨑：「AIよみと～る」を選んだのは、圧倒的な文字認識の精度と、操作性が簡単なことです。また、コスト面は、トライアルでテスト導入しても月10万円程度とリーズナブルでしたので、安心して導入を検討できました。これが、買い切りで何千万円もするのであれば、導入を検討するのは難しかったと思います。

また、導入に対しては、業務効率化のためにAI-OCRとRPAをセットで考えていました。NTT様には、RPAツールの「WinActor（※3）」がありますので、「AIよみと～る」とセットで利用できる点も評価しました。

増井：弊社は鉄鋼商社なので、社風としては堅苦しい部分があったと思います。ですが、このままでは世の中の流れに後れをとってしまうので、そうならないようにすべきという考えがありました。ですから、このような業務改善のアイディアは、積極的に採用していくようにしています。

※3 WinActor：NTTアクセスサービスシステム研究所で研究開発された技術をベースに、NTTアドバンステクノロジ株式会社が商品化した純国産RPA。WinActorは、エヌ・ティ・ティ・アドバンステクノロジ株式会社の商標。

ペーパーレス化するための準備や社内システム利用時の制度上の課題があります。ペーパーレス化するためには読み込む帳票のどの部分をデータ化するのかなど、利用部署と検討する必要があります。しかし、コロナ禍ということもあり、打ち合わせをするチャンスが少なく準備に向けた検討に時間を要しました。

また、自由に「AI よみと～る」を社員誰でもが利用できるようにすれば、担当者がやみくもに利用する可能性があるので、部署で導入する場合には、上司の承認を必要としています。しかし、申請自体はすぐにできますが、新しい取り組みに対して既存の業務フローの変更に抵抗感をもつ場合もあり、承認が下りないケースがあるのです。

債権債務管理で利用する検収の作業などは毎月同じ書類ですから、月当たりの時間削減効果は少ないかもしれませんが、定期的に同じ作業を繰り返し行う業務ですので、導入効果は長期的には効果が大きいと考えており、なんとかしてこのような同じ操作を繰り返し定期的に行なっている業務を見直し広く使ってもらいたいと考えています。

そこで、利用を承認制でなく、誰もが自由に使えるオープンな体制に変化させながら管理できるように変えることを検討して
います。この体制を整備することで、事務の担当者が率先して使ってくれるのではないかという期待をしています。

松﨑：元々、弊社は残業が少ない会社ですので、極端に自由な時間が生まれたというメリットは少ないかもしれません。しかし、営業時間内で別の作業をする時間は増えましたので、本来の取引先に寄り添えるように業務の運営を変更できるようになったようです。プライベート面でいえば、小さな子供がいる社員などは、男女問わず育児の時間にあてることもできました。

増井：グループ会社への展開をしたいですね。現在、弊社のグループ会社は国内に4社あり、今後も増えていく予定です。しかし、これらのグループ会社では、まだまだこれからペーパーレス化を行っていく状況ですので、ぜひ改善していきたいと考えています。

松﨑：あとは、AI-OCR導入の目的であった、図面を読めるようにできたらと思います。図面は作成者によって、文字を書き込む位置が異なっていたり、斜めに文字が書かれていたりするため、現状では対応ができません。その点については、「AIよみと～る」で読み込む方法などを模索している最中です。

※上記ソリューション導入期間は2019年8月～です。
※文中に記載の組織名・所属・肩書・取材内容などは、すべて2022年1月時点（インタビュー時点）のものです。
※上記事例はあくまでも一例であり、すべてのお客さまについて同様の効果があることを保証するものではありません。