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働き方改革や新型コロナウイルスの流行などにより、テレワークの導入を進める企業が徐々に増えてきています。
テレワークは、ICTを使った柔軟な働き方のひとつです。テレワークを導入することで、企業側には優秀な人材の確保やコスト削減などのメリットがあります。一方で、セキュリティ対策やICT環境が必要になるといった対応が必要です。
今回の記事では、働き方改革の推進にあたってテレワークを導入するメリット・デメリットや、導入時のポイントなどを解説します。これからテレワークの導入を進める企業の担当者の方は、参考にしてみてください。
目次：
テレワークの導入は、働き方改革における施策のひとつです。働き方改革とは、従業員のライフスタイルに合わせた働き方の実現を目指す改革です。
日本は少子高齢化に伴い生産年齢人口が減少し、人材不足に悩む企業が増えています。また、育児や介護との両立など、テレワークをはじめとした柔軟な働き方のニーズが高まっているのが現状です。そのなかで生産性の向上や就業機会の拡大などをはじめとしたさまざまな課題の解決が重要となっています。
政府が2019年に働き方改革関連法を施行したことで、働き方改革を進める企業が増えています。それぞれの事情に合った働き方を選択できる社会を実現することで、従業員一人ひとりが働きやすい環境をつくり、さらに社内で抱えている課題の解決へと近づけるでしょう。
テレワークとは、ICT（Information and Communication Technology：情報通信技術）を活用した場所にとらわれない働き方です。どこでも作業ができるようになるため、育児や介護との両立が可能になったり、プライベートの時間が確保しやすくなったりするメリットがあります。
テレワークにはさまざまな種類があり、働く場所によって下記のように分類されます。
働き方改革の一環としてテレワークを行うと、下記のようなメリットがあります。
この章では、テレワークを導入するメリットを詳しく解説するので、これから働き方改革を進めようと考えている担当者の方は参考にしてみてください。
テレワークを導入すると、場所にとらわれない働き方ができるようになります。そのため、遠隔地に住んでいる人の採用が可能になり、優秀な人材の確保が期待できます。
また、育児や介護、家族の転勤などのやむを得ない事情によって離職を希望する人も、テレワークが導入されていれば仕事を続けることが可能です。テレワークを導入することでライフステージの変化に対応できるようになるので、離職の防止につながるでしょう。
テレワークの導入は、採用の場でも自社のアピール材料となります。最近はワークライフバランスを重視して就職先や転職先を探す人も増えているので、入社希望者の増加も期待できます。
テレワーク導入時はICT機器やシステムなどを揃えるための費用が必要ですが、長期的な目で見れば従業員の通勤費や電気代、印刷代、資料の保管スペース代などのコストが削減できます。また、社内全体でテレワークの導入が進めば、ワークスペースを縮小して賃料や設備費などの削減も可能です。
働き方改革によってコスト削減を実現し、テレワーク用の手当てや福利厚生の充実へ費用をあてることで、従業員の満足度向上も期待できるでしょう。
震災国である日本は、地震やその他災害によって事業が停止してしまうリスクがあります。テレワークを導入していれば、万が一の事態が起こっても事業を継続、もしくは早期回復が期待できます。
2011年の東日本大震災のときには、震災前からテレワークを導入していた企業では通常と同じくらい業務ができた割合が61.5％と高く、テレワークが制度化されていない企業の40.0％を大幅に上回りました。
参照元：「事業継続計画性の確保（ＢＣＰ対策）」テレワーク相談センター
緊急事態時でもすぐに業務が再開または継続できるように、普段からテレワークを実施して慣れておくことが大切です。
働き方改革におけるテレワークの導入では、セキュリティや環境整備の面で注意すべき点があります。この章では、テレワークによる働き方改革のデメリットを解説します。どのようなデメリットがあるのかも理解したうえで、テレワークの導入を進めていきましょう。
テレワークでは、自宅やコワーキングスペース、カフェなど社外で業務を行うため、情報漏えいのリスクが高まります。パソコンやタブレット、紙の資料などを紛失・盗難されたり、画面を第三者に見られたりすることで情報漏えいにつながる可能性があります。
また、公衆のWi-Fiは暗号化されておらず安全性が低いものが多いです。最悪の場合、ウイルス感染やICT機器の乗っ取りなどの被害を受ける可能性があるので注意しましょう。
テレワークを導入するときにはマニュアルや手順、セキュリティポリシーなどの策定を行い、セキュリティ面でのリスクを抑えられるよう社内教育を行うことが大切です。
テレワークを行う場合、ICT機器の導入が欠かせません。社外にいるときでも社内と同じく業務がこなせるよう、パソコンやタブレット、ネット回線を揃える必要があります。また、テレワーク導入に伴い勤務管理システムやチャットツールなどのシステム・ツールの導入も必要です。
ICT機器やシステムの導入には、膨大なコストがかかります。また、ICT機器やシステムに慣れていない従業員がいる場合は、必要に応じて社内教育を行ったりマニュアルを作成したりと手間や時間がかかり、導入の大きなハードルとなってしまうでしょう。
テレワークを導入するときのポイントを押さえることで、スムーズな実施が可能です。この章では、テレワークを導入するときの3つのポイントについて解説するので、担当者の方は参考にしながら働き方改革を進めてみてください。
テレワークを導入すると、上司の目が届かないところで仕事をすることになるため勤怠管理がしにくくなります。なかには始業時間と終業時間の虚偽申告を行う従業員が出てくる可能性もあるので、公平性を保つためにも、勤怠管理は徹底しましょう。
これまで使用していた勤怠管理システムではテレワークに対応していない、もしくは管理がしにくい場合は、必要に応じてシステムの切り替えも検討してみてください。働き方改革によって時間外労働時間の上限が設定されているため、違反しないよう労働時間の把握ができるシステムがおすすめです。また、勤怠管理のルールを決め、社内に周知することも徹底しましょう。
テレワークでは、従業員同士のコミュニケーション不足による業務のすれ違いや効率の低下が問題となるケースがあります。そのため、適切なコミュニケーションツールの導入が必要です。
メールや電話でもコミュニケーションは取れますが、業務時間を圧迫する可能性があります。なるべくメールや電話以外の手段を導入しましょう。
最近は、さまざまなコミュニケーションツールがリリースされています。Web会議と連動したシステムやタスク管理ができるものなど種類が豊富なので、自社に合ったコミュニケーションツールを選びましょう。
テレワークを進めるときはICT機器を揃えたり、新しいシステムやツールを導入したりと莫大なコストが必要です。高いコストが課題となり、テレワークの導入を足踏みしている企業もあるでしょう。
テレワークを導入するために国や自治体が提供している事業者向けの補助金があるため、ぜひ活用してみてください。申請が増加すると締め切られる可能性もあるので、早めに調べておくことをおすすめします。
テレワークの導入には多額の費用が必要になるので、助成金を活用しながら働き方改革を進めていきましょう。さまざまな助成金が国や自治体で用意されていますが、そのひとつが「テレワーク促進助成金」です。テレワーク促進助成金は、都内に本社もしくは事業所がある中堅・中小企業を対象とした最大250万円が支給される助成金で、一般コースと非正規社員拡充コースに分けられます。
一般コースは、都内の本社または事業所に常用雇用されている労働者がテレワークをするときに必要なICT機器・ソフトウェアなどの費用を助成します。新しく作られた非正規社員拡充コースは、都内の本社または事業所に所属している非正規社員がテレワークを行うときの費用が対象です。
テレワーク促進助成金における中堅・中小企業とは、常時雇用の従業員が2～999人の企業を指します。申請には両コースとも東京都が実施する「テレワーク課題解決コンサルティング」を受け、「テレワーク導入提案書」を発行してもらう必要があります。
働き方改革のひとつとして、テレワークを進める企業が増えています。テレワークの導入によって、それぞれの事情に合った働き方が選べるようになるので、従業員にとって働きやすい環境を作れます。
企業側から見ても優秀な人材の確保が可能になったり、コストの削減ができたりとメリットがありますが、セキュリティ面でのリスクが高まるためテレワーク実施時には対策が必要です。
テレワークは長期的な目で見ればコスト削減につながりますが、導入時にはICT機器やシステム・ツールなどを揃えるために多額の費用が必要になります。国や自治体がテレワークを推進するための助成金を用意しているので、活用しながら働き方改革を進めていきましょう。
また、社内における働き方改革の推進には「おまかせ はたラクサポート」・「コワークストレージ」や手書き書類をCSVに変換できる「AIよみと〜る」といったサービスをセット導入することがおすすめです。NTT東日本では、これらのクラウドサービスに関する使い方やサポート対応をセットにして提供しています。また、無料で体験可能な「DX無料体験プログラム」を用意しています。興味のある方は、ぜひ以下のバナーから詳細をご覧ください。
NTT東日本 ビジネス開発本部 北森雅雄
NTT東日本に入社後、自治体向けのシステムエンジニアとして、庁内ネットワークや公共機関向けアプリケーションなどのコンサルティングからキャリアを開始。
2018年から現職にて、プロダクト（SaaS）開発、デジタルマーケティング全般のディレクションに従事。
2022年に業務のデジタル化を分かりやすく発信するオウンドメディア（ワークデジタルラボ）のプロジェクトを立ち上げ。
NTT東日本にかかわる、地域のみなさまに向けてデジタル化に役立つ情報発信を展開。
