電子帳保存法を導入しない場合の3つの罰則！対応するまでの3つのステップも紹介

2022年1月より改正された電子帳簿保存法について、詳細がわからない方は多いのではないでしょうか。この章では、電子帳簿保存法の概要や対象となる企業を解説します。

1-1.電子帳簿保存法とは

電子帳簿保存法とは、国税関係の帳簿や書類を電子データで保存する際の取り扱いなどを定めた法律です。電子帳簿保存法を導入するメリットとしては、業務効率化やコスト軽減があげられます。

電子帳簿保存法は「電子取引データ保存」「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」の3つの保存区分に分けられています。2024年1月からは「電子取引のデータ保存」が義務化されることが決定しており、電子データで受け取った請求書や領収書、見積書などは、そのまま電子データとして保存しなければなりません。

2023年12月までに「電子取引データ保存」の要件を満たすシステムの導入などの対応をとる必要があります。NTT東日本では、電子帳簿保存法に対応する会計システムを導入しないまま、業務を行う場合の課題がわかるお役立ち資料を配布しています。ぜひ以下のリンクから、ダウンロードしてください。

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参照元：電子帳簿保存法の概要｜国税庁

1-2.電子帳簿保存法の対象となる企業

電子帳簿保存法は、業種や規模を問わず、すべての事業者が対象です。電子帳簿保存法の中でも「電子取引」のみが義務化されるので、帳簿・書類を紙のみでやり取りしている事業者にとっては、特に対応する必要はありません。

一方で、取引先と請求書や領収書・見積書などを電子データでやり取りを行う事業者にとっては、会計システムの導入など体制を整えておく必要があります。会計システムの導入などを検討しておきましょう。

「電子取引のデータ保存」の義務化により、対象事業者が電子帳簿保存法を導入しない場合に罰則が課せられるおそれがあります。以下が罰則の具体的な例です。

• ・青色申告の承認の取り消し
• ・会社法による過料
• ・推計課税や追徴課税

この章では、それぞれの罰則を詳しく解説します。

2-1.青色申告の承認の取り消し

電子帳簿保存法に違反すると、青色申告の承認が取り消される可能性があります。青色申告とは、確定申告の方法の1つです。青色申告の承認が取り消された際には、以下のようなデメリットが生じます。

• ・65万円ほどの特別控除が受けられなくなる
• ・欠損金を繰り越せなくなるため、法人税を軽減できない
• ・1年間は再申請ができなくなる

青色申告は手続きが簡単で節税効果もあるため、電子帳簿保存法に違反しないように対応を進めていきましょう。

参照元：お問合せの多いご質問（令和３年 11 月）丨国税庁

2-2.会社法による過料

電子帳簿保存法に違反した場合は、会社法に抵触する可能性があります。会社法では「国税関係の帳簿・書類を規定に則った方法で記録・保存しない場合には、100万円以下の過料を科す」と定めています。そのため、電子帳簿保存法で定められている保存要件を満たすシステムの導入を検討しましょう。

参照元：会社法丨衆議院

2-3.推計課税や追徴課税

電子帳簿保存法に違反すると、推計課税や追徴課税が適用される可能性があります。推計課税とは、所得を計算する際に「実際の収入と経費」の代わりに「税務署が見積もった収入」を使用して所得税を計算する方式です。事業者が収入や経費の正確な記録を持っていない場合や不適切な帳簿管理を行っている場合に、所得の過小申告を防ぐことが目的です。

また、追微課税とは納税者に過去の申告漏れや、誤った申告による税金の不足分を追加して請求することです。推計課税や追徴課税を防ぐには、正確な記帳管理と税務申告を行う必要があります。そのため、電子帳簿保存法の対応も踏まえて会計システムの導入をおすすめします。

参照元：電子帳簿保存法一問一答丨国税庁

電子帳簿保存法は「電子取引」「スキャナ保存」「電子帳簿等保存」の3つの制度に分けられています。

この章では、電子帳簿保存法の中でも導入しなければならない「電子取引データ保存」という制度について解説します。

3-1.電子取引データ保存の概要

「電子取引データ保存」とは、取引先からメールやインターネットを介して受け取った書類を電子データで保存することを指します。直近で電子帳簿保存法が改正されたことにより「電子取引データ保存」が2024年1月から義務化されます。対象となる例として、以下の書類があげられます。

• ・請求書
• ・見積書
• ・納品書
• ・注文書
• ・領収書

具体的には、メールの本文や添付ファイルが請求書となっているものや、オンラインショップで購入した際にWeb上で表示される領収書などです。また、インターネットを介して送った場合でも「電子取引データ保存」に該当します。

3-2.電子取引における真実性の要件

信頼性やセキュリティの確保のため、電子取引における「真実性の要件」を満たす必要があります。以下の真実性の要件4つのうち、いずれかを行います。

• ・タイムスタンプが付与されたあとに、データの受け取りを行う
• ・データを受け取ったあと、速やかにタイムスタンプを付与する。また、保存を行う人または監督者に関する情報を確認できるようにしておく
• ・データの訂正や削除を行った際に、操作内容と履歴を確認できるようにする。もしくは、データの訂正や削除が行えないシステムで受信・保存を行う
• ・正当な理由がない訂正や削除の防止に関する事務処理のルールを制定・運用を行う

2つ目の要件に関しては、国税庁のサイトからひな形が閲覧できるため、保存者や監督者に関する情報を記載する際は参考にしましょう。

参考：資料（各種規程等のサンプル）｜国税庁

3-3.電子取引における可視性の要件

信頼性や透明性の確保のため、電子取引における「可視性の要件」を満たす必要があります。可視性のすべての要件は、以下の3つです。

• ・電子データを保存する場所に、コンピュータ、ディスプレイ、プリンタの操作説明書を備えつけること。また、電子データをディスプレイの画面や書面へ速やかに起こせる状態にしておく
• ・電子計算機処理システム（会計ソフトやクラウドサービス）の操作説明書を備えつける
• ・検索機能を確保する

会計ソフトやクラウドサービスにマニュアルやヘルプ機能が閲覧できる状態であれば、操作説明書を備えつけていなくても良いとされています。

検索機能の要件

可視性の要件での「検索機能を確保する」の具体的な内容は、以下のとおりです。

• ・取引年月日、取引金額、取引先を検索条件として設定できること
• ・日付や金額を指定した範囲を検索条件として設定できること
• ・複数の項目を組み合わせて条件設定できること

基準期間（2課税年度前）の売上高が5000万以下または、電子取引データをプリントアウトして、取引年月日・取引先ごとに整理されている場合は、検索機能の要件を満たさなくても良いとされています。

参照元：電子帳簿保存法一問一答【電子計算機を使用して作成する帳簿書類関係】｜国税庁

電子帳簿保存法による「電子取引における電子データ保存の義務化」について、2023年12月末までの猶予期間が設けられています。そこで対象となる事業者は、猶予期間中に電子データ保存に対応する準備を進めておく必要があります。

「電子取引」を導入しなかった場合、青色申告の承認が取り消されたり、100万円以下の過料を科せられるおそれがあります。そのため、2023年12月末までに会計システム導入や社内体制の変更などを行っておきましょう。

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「電子取引のデータ保存」の義務化に対応するため、2023年12月末までに会計システム導入や社内体制の変更などの対応をとる必要があります。そのような状況の中で、具体的な対応方法がわからない方がいらっしゃるのではないでしょうか。そこでこの章では、自社に電子帳簿保存法を導入するまでの手順を解説します。

5-1.電子データで保存・管理をする書類を選ぶ

電子データで保存する書類が「電子取引」「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」の3つの内、どの区分に該当するのかを理解しておきましょう。取引先からインターネットを介して受け取った書類は、電子保存する必要があります。

また、保存要件も電子帳簿保存法によって、決められています。電子帳簿保存法に違反すると、100万円以下の過料が科せられたり、推計課税や追徴課税を課せられたりする可能性があるため、各区分の保存要件を確認しておくことが必要です。

会計システムや自社体制に応じて、電子データで保存・管理をする書類を選定しましょう。「電子取引」の導入にともなって、国税関係の帳簿・書類も電子データで保存すると、業務効率化やコスト軽減につながります。

5-2.業務フローを再構築する

書類を電子データで保存・管理することで、コスト軽減や業務効率化・省スペースなどのメリットが得られます。一方で業務フローの再構築によって、従業員が業務に慣れるまでは負担が大きくなる可能性があります。マニュアルを作成したり業務を分担したりするなど、工夫が必要です。

また、電子データが改ざんされたと見なされた場合には、10％の重加算税が課せられるリスクがあります。電子帳簿保存法の要件を満たしているか分からない場合には、弁護士や税理士などの専門家に相談することも1つの方法です。

5-3.電子帳簿保存法の要件を満たすシステムを選定・導入する

電子データを保存するだけであれば、Webサービスやソフト・システムの導入は特に必要ありません。しかし、電子帳簿保存法の要件を満たす必要があるため、対応したシステムの導入が必要になります。システムによって機能や料金に違いがあるので、用途にあったシステム選びが大切です。

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以前から帳簿や書類を紙保存していた事業者には、電子帳簿保存法は対象者ではないように見えます。しかし、インターネットやメールなどで書類の電子データを受領している事業者であれば、電子帳簿保存法の対象事業です。

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