電子帳簿保存法改正の延期は2023年12月末まで！宥恕措置の条件と期間中の準備を2つ紹介

電子帳簿保存法は1998年に施行され、帳簿や書類の電子保存を認めた法律です。2022年1月の改正では「電子データ保存の義務化」が内容に盛り込まれました。

電子データ保存の義務化には延期期間があり、その間に企業は対応を進めなくてはなりません。この章で、電子帳簿保存法の概要と改正による「電子データ保存の義務化」について確認しましょう。

1-1.電子帳簿保存法とは

電子帳簿保存法は、国税関係帳簿書類を「電磁記録データ」として保存するルールを定めた法律です。国税関係帳簿書類とは、法人税や消費税などの税法に関する書類です。具体的には、以下の内容が該当します。

電子帳簿保存法が施行された当初は、電子データで作成した帳簿や書類を国税関係帳簿書類として認めるものでした。しかし、現在はパソコンの普及により電子化の環境が整っているため、義務化の内容として定められています。

1-2.改正により義務化される内容

2022年1月の改正から、電子取引データをそのまま保存することが義務化されました。義務化の背景には、ペーパーレス化や企業のDX化を進める目的があります。

例えば、企業が電子保存義務化への対応のために会計システムを導入することで、紙の削減が可能です。また、改ざんできないソフトや情報セキュリティ対策がされているシステムを選ぶことで、データの信頼性が確保できます。具体的には、以下のような書類が該当します。

• ・メールで受け取ったPDF書類
• ・クレジットカードやICカードの利用明細
• ・インターネットショップの備品購入など

電子発行されたデータは、一定の要件を満たした方法で保存する必要があります。

電子帳簿保存法改正は、2023年12月末まで延期期間とされています。正しくは「宥恕（ゆうじょ）」であり、改正された内容に対応しなくて良いわけではありません。電子取引の情報を紙で印刷して保存している場合には、期間中に要件を満たした仕組みに切り替える必要があります。

現在はインターネット上で取引を行う機会が増えているため、電子帳簿保存法改正はすべての企業や個人事業主に影響があると言えます。理由なく電子帳簿保存法改正に対応しないことは認められないため、自社に合う方法を模索し、導入を進めていくことが大切です。

「電子データ保存の義務化」によって、企業側に準備期間が必要と判断されたことが延期の背景です。現在、オンライン上で受け取った請求書や領収書を紙に保存している場合は、システムの見直しを行いましょう。義務化に対応するには、保存要件を満たすシステムやソフトを導入したり、業務フローを整えたりする必要があります。

インターネット環境がすでに整備されている大企業であれば、電子データ保存義務化への対応は難しくありません。しかし、中小企業や個人事業主にとっては準備期間が必要であるため、2年間の宥恕措置がとられました。

電子帳簿保存法改正の延期は、どの企業でも適用されるわけではありません。以下の2つの条件を満たす必要があります。

• ・「やむを得ない事情」がある
• ・紙面に印刷した状態で提出できる

期間内に関しては従来どおり紙面で提示できれば、特別な届出は必要ありません。この章で、義務化を延期できる2つの条件を詳しく確認しましょう。

4-1.「やむを得ない事情」がある

税務署長が「保存要件にしたがって保存できないやむを得ない事情がある」と認める場合において、延期が適用されます。

例えば、社内への会計システムの導入が間に合わなかったり、社員の人数が足りておらず対応できなかったりする場合が挙げられます。基本的に、システムやワークフローの整備が間に合わないといった事情を指しますが、具体的な内容は言及されていません。

4-2.紙面に印刷した状態で提出できる

国税局や税務署が行う税務調査において、電子データで受領した書類を提示できるようにしておくことで延期が認められます。取引年月日や取引先ごとにデータを整理した状態にしておき、要求された書類の提示に速やかに応じられるようにしておく必要があります。

電子帳簿保存法が改正される前から紙保存は必要だったため、特別な準備は必要ありません。電子化するからと紙の管理をやめてしまわずに、適切な方法で帳簿や書類を保存しておきましょう。税務調査の際に、速やかに書類や帳簿を提出できるようにしておくことが重要です。

電子帳簿保存法改正の延期期間中に、以下の2つの準備を進めましょう。

• ・電子取引へ対応できるシステムの導入
• ・承認フローや業務フローの見直し

電子データ保存義務化への対応を進める期間として延期されているため、スケジュールをたてて準備を進めることが大切です。この章で、2024年1月の延期期間終了に向けた対応策を確認しましょう。

5-1.電子取引へ対応できるシステムの導入

延期期間中に、電子取引へ対応できるシステムやソフトの導入を済ませておきましょう。電子取引データを把握し、「可視性の確保」と「真実性の確保」の2つの要件を満たすシステムやソフトを導入することが大切です。

例えば、記録データの削除・修正を物理的にできなかったり、訂正した内容の履歴が残ったりするシステムを使えば、タイムスタンプの付与をせずに真実性を確保できます。可視性の確保の点では、すぐに該当する書類を検索できるソフトの導入が挙げられます。2023年10月からインボイス制度も始まるため、合わせて対応できるものを導入すると良いでしょう。

参照：国税庁「電子帳簿保存法が改正されました P5」

5-2.承認フローや業務フローの見直し

電子データの保存方法だけでなく、承認フローや業務フローの見直しも行いましょう。従来の紙で回覧して承認する方法だと、業務の手間が増えるからです。電子帳簿保存法改正への対応は、社内の仕組みを見直し、業務効率を上げるチャンスでもあります。

例えば、アップロードしたデータをパソコン上で確認・承認する仕組みに整えることで、業務効率化につながります。また、業務フローを見直すときに、支払い管理システムを導入・連携しておけば、申請データを利用した仕訳や振り込み処理への自動対応が可能です。

電子取引データはそのまま保存することが義務付けられるため「タイムスタンプ付与のタイミング」などのルールを定めておくと良いでしょう。

2022年12月に、令和5年度税制大綱改正が発表されました。発表された内容は、大きく以下の3つです。

• ・優良な電子帳簿の要件変更
• ・スキャナ保存の要件緩和
• ・電子取引における保存の義務化

「現実的に不可能」と判断される場合は、義務化の延期期間が終わった後も紙保存が認められます。この章で、新しく変更された内容を確認しましょう。

6-1.優良な電子帳簿の要件変更

優良な電子帳簿として判断される範囲が見直されました。優良な電子帳簿とは「モニターや説明書などを取り付ける」という要件に加え、検索機能や履歴保存の要項をすべて満たした書類です。

基本的に、国税関係帳簿に記録された事項に関して申告漏れがあった場合、過少申告加算税が課されます。しかし、優良な電子帳簿の要件を満たしていると、税額が軽減されます。

見直し前は、仕訳帳と総勘定元帳の他にすべての青色関係帳簿が対象範囲でした。しかし、令和5年度税制大綱改正では、すべての青色関係帳簿の範囲が狭まっています。

参照：国税庁「電子帳簿保存法改正の内容 P2」

6-2.スキャナ保存の要件緩和

スキャナ保存の要件に関して、以下の事項が変更されました。

• ・階調、大きさ、解像度に関する情報の保存が不要
• ・入力者情報などの確認が不要
• ・「帳簿と相互に関連性を確保しておく必要がある書類」が重要書類に限定

上記の変更内容は、2024年以降にスキャナ保存を行なった国税関係書類に適用されます。要件が緩和されたことにより、さらにスキャナ保存が利用しやすくなりました。

参照：国税庁「電子帳簿保存法改正の内容 P3」

6-3.電子取引における保存の義務化

電子取引に関する保存の義務化では、以下の事項が発表されました。

• ・「検索機能のすべてを不要とする措置」の対象者拡大
• ・2022年12月までの「宥恕措置」は、適用期限で廃止
• ・新たな猶予措置の整備

2023年12月までの延期措置は期限を持って廃止されますが「相当の理由がある」場合は2024年1月以降も書面保存を認めるとされています。「相当の理由がある」の具体的な内容は、現時点では明示されていません。

参照：国税庁「電子帳簿保存法改正の内容 P3」

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電子帳簿保存法改正では、電子取引データ保存の義務化が定められました。しかし、中小企業や個人事業主の準備として、改正の施行から2年間が延期期間として設定されています。令和5年度税制大綱改正により、2024年以降も「やむを得ない場合」に限り紙保存が認められますが、早めの対策が必要です。

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