2022-11-18 ｜ Writer：NTT東日本　北森　雅雄（Masao Kitamori）

【2022年1月改正】電子帳簿保存法で注文書を電子化するには？期間や注意点も解説

受発注で交わされる注文書は国税関係書類にあたり、法律に基づいて適切に保存しなければなりません。2022年1月に改正された電子帳簿保存法では、要件が緩和されたため書類の電子化がしやすくなりました。

その反面、注文書のような取引に関係する書類を電子データで受け取った場合にデータのまま保存することが義務化されました。そのため、今まで紙で保存していた企業や個人事業主も電子データを扱わなければなりません。しかし、電子帳簿保存法の改正内容について詳しく知らないという方もいるでしょう。

そこで今回の記事では、改正に対応して電子保存を行う上で、注文書のような書類をどのように扱えばよいかについて解説します。電子化するメリットや保存期間も理解できる内容になっているので、ぜひ最後までお読みください。

2022年1月に施行された改正電子帳簿保存法では、電子データ化の促進のため、以下の点が変更が行われました。

・事前承認制度の廃止
・タイムスタンプ要件の緩和
・検索要件の緩和
・「適正事務処理要件」の廃止

要件が緩和されたことで、注文書をはじめとした国税関連書類を電子保存する際のハードルが下がっています。

この章では、注文書の保存方法について詳しく説明します。

1電子データで保存する

事業で取り扱う注文書には以下の3種類があります。これらは、いずれも電子データとして保存することができます。

・自社で作成した注文書の控え
・取引先から受領した紙の注文書
・電子取引による注文書

ここでは、種類ごとの保存方法について、詳しく説明します。

自社で作成した注文書の控え

自社で作成した注文書の控えは、紙での保存または電子データでの保存ができます。電子データ保存では、システム内の電子データとしてストレージに置いておく、あるいは紙をスキャナで読み込んで電子データ化してから保存する方法があります。

注文書はスキャナ保存の要件において、物流や資金流通などに直接的に影響を及ぼさない「一般書類」に分類されます。契約書などの重要書類と比較すると、グレースケールでの画像読み取りが可能で、スキャナで保存しやすい面があります。

取引先から授受した紙の注文書

取引先から紙で受け取った注文書は、スキャナやスマートフォンなどで読み取って電子データ化して保存できます。ただし、自社で作成した控えと同じく、「タイムスタンプ」（取引の時刻や文書の存在した日時を証明するデータ）を迅速に付与するなどスキャナ保存の要件を遵守しなければなりません。

電子取引による注文書

電子取引（取引情報の授受を電磁的方式により行う取引）で受領した電子データの注文書は、そのままの形で保存しなければなりません。改正電子帳簿保存法では、紙での出力保存は認められず、あくまで電子データとして保存することが義務付けられました。

国税庁のWebサイトでは、以下のように解説されています。

所得税（源泉徴収に係る所得税を除きます。）及び法人税に係る保存義務者は、電子取引を行った場合には、一定の要件の下で、その電子取引の取引情報に係る電磁的記録を保存しなければならないこととされています（電子帳簿保存法7）
引用：国税庁｜4. 電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存制度の概要

つまり、オンラインショップなど電子取引を手がけていたり、請求書や注文書をメールなどで受け取ったりする事業者の方は、電子データ保存への対応が必須となります。

ただし、2年間の猶予期間が設けられており、2023年末までに対応すれば良いことになっているため、この期間に準備しておきましょう。

2紙で保存する

紙で注文書を保存する場合、以下のような方法があります。

・自社で作成した注文書の控えをプリントアウトして保管する
・取引先から受け取った紙媒体の注文書を原本のまま保管する

紙での保存は容易に思えますが、保管の手間や費用、書類を探すための時間がかかってしまうため、普段の業務を効率化したかったり、保管コストを削減したい場合は、電子データでの保存が良いでしょう。

国税関係書類の保存期間は細かく規定されています。帳簿・書類の種類や、主体が法人であるか個人事業主であるかによっても変わります。注文書の場合は以下のようになっています。

・法人の場合は7年
・個人事業主の場合は5年
・保存しなかった場合の罰則

ここでは、それぞれの保存期間、また保存が間に合わなかったケースはどうなるのかについて説明します。

1法人の場合は7年

法人税法では、注文書など取引関連の書類は、確定申告書の提出期限日の翌日から7年間保存することが定められています。ただし、欠損金（赤字）が発生する事業年度は、保存期間が以下のように延長されます。

事業年度	保存期間
2019年（平成30年）4月1日以降に開始	10年間
2019年（平成30年）4月1日より前に開始	9年間

参照元：国税庁｜No.5930 帳簿書類等の保存期間

経営状況や事業年度に応じて保存期間に変動があるため注意しましょう。

2個人事業主の場合は5年

個人事業主の場合、注文書などの書類は5年間保存することが所得税法で定められています。青色と白色申告のどちらのケースでも保存期間は同じです。赤字のため確定申告をしなかった場合でも、事業年度の注文書は保存対象となるため注意しましょう。

3保存しなかった場合の罰則

注文書など取引関連の書類を規定の期間保存しなかった場合の罰則はありません。法人税法では罰則規定を設けていないためです。しかし、保存していない場合、税務調査などで書類が不十分であるとして追加徴税される可能性があります。個人事業主だと、青色申告の承認が取り消されることもあるので、きちんと保管することをおすすめします。

なお、帳簿類のような重要書類では、会社法の保存期間（10年間）が守れていなかった場合、記事罰を受けることがあるので注意が必要です。

注文書は、法人と個人事業主で保存期間は異なりますが、それぞれ長期間保存する必要があります。膨大な量の書類を電子化するメリットとして、以下のようなものが挙げられます。

・コストを削減できる
・業務を効率化できる
・情報セキュリティ対策ができる
・災害などさまざまなリスクに備えられる

この章では、それぞれのメリットについて詳しく説明します。

1コストを削減できる

国税関係書類の保存期間は長く書類の種類も多いため、保存量は膨大になります。保存スペースにも費用がかかります。

このため書類を電子化して、クラウド上に保管すれば大きなコスト削減につながるでしょう。

こうしたサービスを活用することで社内の紙文書を迅速に電子データ化できます。処理時間の短縮や、紙文書の保管スペース削減が実現できます。

2業務を効率化できる

注文書を電子化し、検索項目を設定しておくことで、必要な書類をすばやく見つけられます。紙の書類はかさばる上に、ファイリングしても探し出すには手間がかかります。電子化することで、余分な作業による時間ロスを防いで業務を効率化できます。

3情報セキュリティ対策ができる

紙で注文書を保存する場合、保管の仕方によっては、見せてはならない者にも閲覧される可能性があります。これでは情報セキュリティが十分とは言えません。電子データにすることで、データへのアクセス権限の設定が可能となります。

4災害などのリスクにも備えることができる

紙の書類は、火災や自然災害などで紛失・破損することがあります。電子データ化して、クラウド上に保管しておけば、紛失・破損のリスクを確実に回避できます。紛失のリスクを軽減するだけでなく、事業継続に備えられる点もメリットと言えるでしょう。

注文書などの国税関係書類を電子データで保存すれば、コスト削減や業務効率などのメリットが期待できます。同時に、以下のような注意点もあります。

・不要な書類はデータ化せず廃棄する
・検索しやすいように整理する
・適切なデバイスやファイル形式を使う

ここでは、3点について詳しく説明します。

1不要な書類はデータ化せず廃棄する

注文書などの書類はすべて電子データ化するのでなく、ある程度絞り込んでから行うことをおすすめします。注文書や発注書などには他の書類が付随していることがしばしばあります。そのため量も多くなり、作業の手間が膨大となるだけでなく、電子化したあとの検索性も悪くなります。

電子化する書類を精査して、必要のない注文書や関連書類は、電子化せずにそのまま処分する方が良いでしょう。

2検索しやすいように整理する

注文書をデータ化した後は、スムーズに検索できるようデータ整理を定期的に行うことが大切です。検索項目の設定を行うだけでなく、以下のような命名規則を統一すると、より早く情報を引き出せます。

・フォルダ名
・ファイル形式
・属性
・フォルダの階層構造
・ファイル名

3適切なデバイスやファイル形式を使う

従業員の作業環境に適したデバイスを使用しましょう。PCに限らず、スマートフォンやタブレットを利用することも想定しておけば、現場で使いやすいものにできます。

例えば、作業スペースが狭く、立った状態で仕事をすることがあるかもしれません。また、接客業では、大きさと移動を考えるとタブレットが最適かもしれません。

また、取引先企業が特定のファイル形式で処理を行うといった場合、相手のニーズに合わせた対応も求められるでしょう。

電子帳簿保存法の改正で、国税関係書類の電子データ化が進めやすくなっています。紙での保存も、電子データの保存も選ぶことはできますが、セキュリティ対策やコスト削減などの点からも、注文書は電子データでの保存がおすすめです。

今回の記事では特に注文書の保存方法について紹介しました。注文書のような書類は法人では7年間、個人事業主では5年間の保存が定められています。電子データにすることで、保管場所を節約し、検索しやすいものとできます。

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