2022-11-18 ｜ Writer：NTT東日本　北森　雅雄（Masao Kitamori）

電子帳簿保存法には罰則規定がある！2022年1月改正で注意すべきポイントをわかりやすく解説

2022年1月に電子帳簿保存法の改正が施行されました。さまざまな要件が緩和され、多くの企業や個人事業主が書類の電子化に取り組みやすくなっています。

一方で、不正や悪用を防ぐための罰則が強化されています。改正後の罰則について、まだよく理解できていないという方もいるのではないでしょうか。

そこで今回の記事では、電子帳簿保存法改正後における罰則の内容や注意すべきポイント、対策などについて解説します。電子帳簿保存法に違反しないよう準備を進めている方は、ぜひ参考にしてみてください。

電子帳簿保存法は、国税関係書類と呼ばれる書類や帳簿などの電子保存を認めた法律です。この章では、どのような法律なのかポイントを解説します。

1処理保存の負担を減らすための法律

電子帳簿保存法は、国税納税者の事務負担を軽減することを目的に1998年、税制改正の一環としてつくられた法律です。従来の国税事務の高度情報化やペーパーレス化という時代の変化に対応することが、制定された目的です。

国税関係書類の電子化にはデータ改ざんなどのリスクから、記録が本物であることの確認が必須です。これまでは、利用者側の環境も成熟していなかったことなどから限定的な利用にとどまっていました。しかし、2021年度の改正で従来の要件を緩和・廃止したため、電子保存がより簡単にできるようになりました。

2タイムスタンプの必要性

電子帳簿保存法に対応するためには、書類にタイムスタンプを付与する手段があります。タイムスタンプとは、特定の時刻に電子データが存在していたことや、改ざんされていないことを証明する技術です。データがいつ誰によって作られたかを明らかにし、真実性を証明するために使われます。

保存した電子データにタイムスタンプが付与されていないと、適切な書類として認められません。タイムスタンプがない場合、電子データとは別に原本を保存することが必要となります。

ただし、電子取引要件であれば必ずしもタイムスタンプの付与は必要ありません。タイムスタンプを付与する以外に①事務処理規定の整備②訂正削除履歴が考慮されたシステムの利用があります。

3対象書類は大きく分けて3種類

対象書類は大きく分けて４種類です。

・国税関係帳簿
・決算関係書類
・取引関係書類
・国税関係書類以外の書類

帳簿とは総勘定元帳、仕訳帳以外では売上・仕入台帳や現金出納長、売掛金・買掛金台帳に固定資産台帳などが挙げられます。また、決算に関する書類には損益計算書や貸借対照表、棚卸表に試算表などがあります。

国税関係書類以外の書類はいわゆる電子取引などの書類が該当します。

4電子データ保存とスキャナ保存がある

電子帳簿保存法に対応した方法には、電子データ保存とスキャナ保存の2つがあります。電子データは対応した経理システムなどに蓄積されていくデータで、帳簿、決算書など税金関係の全ての書類が対象です。また、インターネット取引の情報も対象で、こちらには電子メールやWebサイトでやり取りした注文・販売などのデータも含まれます。

一方、スキャナ保存は紙で受領した以下の書類などが対象です。

・領収書
・注文書
・請求書
・契約書
・納品書

ただし、紙の帳簿類や決算関係書類はスキャナ保存の対象外で、スキャナで読み込んで保存しても電子データとして認められないので注意が必要です。

ここでは、電子帳簿保存法の改正におけるポイントをまとめています。大幅に要件が緩和されている一方で、罰則も強化されているので注意しましょう。

1税務署長による事前承認制度の緩和

改正前に電子データ保存やスキャナ保存を利用するときには、管轄地域の税務署長に事前承認を得る必要がありました。利用の3ヵ月前までに申請しなければならず、承認までに時間がかかっていました。

今回の改正では、事前承認制度が緩和されました。スキャナ保存要件は残存してますが、電子帳簿保存法の要件に対応したシステムが導入され、社内規定の策定・周知が行われている企業であれば、事前承認を得なくても電子データとしての保存が可能です。

2タイムスタンプ要件の緩和

改正前は、書類を保存するときにタイムスタンプを3営業日以内に付与する必要がありました。改正後は3営業日から最長2ヵ月と7営業日に延長され、業務担当者が余裕をもって付与作業ができるようになっています。

また、データの訂正・削除履歴が残る、もしくは訂正・削除できないシステムを採用している場合は、タイムスタンプの付与が不要になりました。書類の発行者がタイムスタンプを付与している場合も、受領者側でのタイムスタンプ付与が不要です。

3検索要件の緩和

電子帳簿保存法の改正後は、検索項目が以下の3項目に限定されます。

・日付
・取引金額
・取引先名

これまでは「取引年月日」や「取引金額」「勘定科目」に加えて、書類に応じて設定すべき項目がそれぞれ定められていました。

今までは設定に手間がかかっていましたが、3項目に限定されることで設定に割いていた時間を他の業務にあてることができます。

一方、これらの検索内容は、国税調査時に国税官からのダウンロードの求めに応じる必要があるので、引き続き検索できる環境整備は必要になります。

4スキャナ保存における適正事務処理要件の廃止

これまで書類をスキャナ保存するときには、改ざん防止のため以下の「適正事務処理要件」を満たさなければなりませんでした。

・相互けん制（不正を防ぐために相互にけん制する体制をつくる）
・定期的チェック（最低1年に1回以上は定期検査を行う体制をつくる）
・再発防止策（問題点があった場合、原因究明や対応策を講じる体制をつくる）

今回の改正でこれらの要件が廃止されたため、社内規定の準備や適正事務処理にかかっていた時間が削減され、業務の効率化につながります。ただし、スキャナ保存導入のハードルが下がった反面、違反時の罰則が強化されています。

5電子取引における電子データ保存の義務化

改正前は電子取引で受け取った書類は、電子保存が原則でしたが、特例的に、紙か電子データのどちらかで保存するかを選べました。改正後は、2021年12月時点での税制改正大綱上、2023年12月まで猶予はありますが、電子データとして保存することが義務となっていて、紙に出力して保存することができません。

今まで電子取引で受け取った領収書や請求書を紙で保存していた企業や個人事業主は、対応を迫られています。早急に受け取った電子データをそのまま保存できるシステムやクラウドを導入しましょう。

6罰則の強化

今回の改正ではさまざまな規制が大幅に緩和されています。その反面、隠ぺいや偽装などの悪用があった場合の罰則も設けられました。もし不正行為が発覚して悪質だと判断された場合には、申告漏れに対する税額の10%が加算されることが明文化されています。

改正によって、これまで以上にデータの入力ミスや不正行為を防ぐ取り組みが各企業に求められています。

電子帳簿保存法の要件を守って書類を保存しないと、事業をする上で重い罰則が課されます。実際にどのような罰則があるのか詳しくみていきましょう。

1青色申告の承認を取り消される

青色申告には、税制上の優遇措置として最大65万円の特別控除など税金に関する特例が適用されます。今回の改正では要件に従って電子データを保存していない場合に、青色申告の承認が取り消し対象となる可能性が示唆されています。

青色申告承認が取り消されると、税金に関する特例が適用されないだけではなく欠損金の繰越しもできなくなります。

2推計課税や追徴課税を課される

青色申告でなくなると白色申告となります。白色申告になると、控除などの特例が受けられないだけでなく「推計課税」が適用されます。推計課税とは、所得計算の資料が十分でない場合に税務署が推計して所得税や法人税の金額を決め、課税することです。税務署の判断で金額が決められ、より多くの税金を払わねばならない可能性もあります。

また、書類の電子データ化や保存をしっかりと行っていない場合、それ以外の国税に関する帳簿書類も規定された方法で保管されていないとみなされるケースもあります。悪質な隠ぺいや改ざんで納税額を少なく申告したとみなされた場合、追徴の重加算税が課されます。申告漏れした額から、さらに10％加算した額を納めなければなりません。

電子帳簿保存法で違反があった場合、同時に会社法にも違反している可能性があります。会社法第976条のなかには、帳簿や書類の記録・保存に関する規定があり、虚偽の記帳や保存義務の違反を行った場合の罰則を定めています。該当する場合、100万円以下の罰金が科されることがあります。

電子帳簿保存法とあわせて会社法についても確認しておかないと、それぞれの法律で罰を受ける可能性があるので注意が必要です。

この章では、実際にどのようなケースが電子帳簿保存法の違反に該当するのか解説します。注意すべきポイントを押さえましょう。

1データ保存の要件を満たしていない

電子帳簿保存法では、紙として受け取った書類や自社で作成した書類の控えを、スキャナ保存によって電子化することが認められています。スキャナ保存する場合は、以下の要件を満たさなくてはいけません。

・スマートフォンの場合、A4書類で解像度が387万画素以上
・スキャナの場合、200dpi、256階調（24ビットカラー）以上

上記の要件を満たしていない場合は、不備となるので注意しましょう。また、電子データをクラウド上やメールでやり取りする際、システムがデータを自動的に圧縮することがあるので注意が必要です。

また、相互関連性など複数の要件があります。

2規定の保存期間を過ぎてしまう

罰則までは規定されてませんが、スキャナ保存などで電子化する書類には、タイムスタンプを2ヵ月と7営業日以内に付与と定められています。電子取引であれば、発覚後、速やかに電子保存、スキャナ保存であれば当該文書の電子保存に加え、書面の保存という方針が示されています。

電子帳簿保存法に違反しないために事前に対策しておかねばなりません。この章では対策方法を紹介するので、運用する際の参考にしてみてください。

1経理システムを導入し、業務フローを構築する

電子帳簿保存法に従って書類を管理・保存するためには、それぞれの要件を満たせているかが大切です。特に、電子取引で受け取った書類は電子データのまま保存しなければならないので、書類を紙で保存している企業は対応を迫られるでしょう。

電子帳簿保存法は2022年1月施行ですが、令和4年度税制改正大綱では電子取引における電子データ保存義務化に2年間の猶予期間が設けられました。そのため、企業は2023年12月末までに、電子帳簿保存法に対応した会計ソフトや経理システムの導入、業務フローの構築などの準備をしなければなりません。

2情報ガバナンスの確立やコンプライアンス教育を行う

書類を電子データとして保存するときには、データの改ざんや情報漏えいのリスクがあります。これらのリスクを避けるには、従業員全体のコンプライアンス意識を高める必要があります。

まず、情報の取り扱いに関する社内規定を設定し、社内の情報ガバナンスを確立することが必要です。そのうえで社内規定を周知し、コンプライアンス教育を定期的に行うことで従業員一人ひとりの意識を高めることが重要です。

電子帳簿保存法の改正によって、国税関係書類の電子データ化を促進するための要件緩和や廃止が行われました。同時に、不正や悪用に対しては、厳しい罰則が定められています。もし違反が悪質と判断された場合は、罰則の対象となる可能性があります。

違反をしないためにも、以下のような対策をしましょう。

・電子帳簿保存法に対応した会計システムの導入
・情報ガバナンスの確立
・社員のコンプライアンス教育

また、電子帳簿保存法対応に向けたペーパーレス化には「おまかせ はたラクサポート」・「コワークストレージ」や手書き書類をCSVに変換できる「AIよみと〜る」といったサービスをセット導入することがおすすめです。NTT東日本では、これらのクラウドサービスに関する使い方やサポート対応をセットにして提供しています。また、無料で体験可能な「DX無料体験プログラム」も用意しています。興味のある方は、以下のバナーから詳細をご覧になれます。

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