2023-06-06 ｜ Writer：NTT東日本　北森　雅雄（Masao Kitamori）

請求書の電子帳簿保存方法は？電子化のポイントを紹介

紙の請求書でやりとりをするのは非効率と感じていても、これまでの慣習や業務フローからなかなか電子化に踏み切れていないという企業や個人事業主の方も多いのではないでしょうか。そもそも請求書の電子化は可能なのか気になっている方もいると思います。

今回の記事では、請求書の電子化について法律的に可能なのか、また注意点やポイント、メリット・デメリットについて紹介していきます。

電子帳簿保存法とは、法律で保存が義務付けられている帳簿などの書類を、電子で保存するための要件を定めた法律です。総勘定元帳などを電子で作成した場合の「電子帳簿の保存」、紙の請求書などをスキャンして保存する「スキャナ保存」、請求書などをWebやメールでやりとりする「電子取引」の3種類があり、それぞれに要件があります。

最近の動きとしては、2022年1月の改正で保存要件の大幅な緩和や、電子保存を始めるための税務署長への事前承認制度の廃止、また電子取引の紙保存の廃止についての話題がありました。こちらは2022年の改正で電子保存が義務化される予定でしたが、対応のための準備期間として2024年からの施行に延期されました。

今回の記事で説明する請求書においては、まさに電子取引に該当します。電子帳簿保存法の要件を正しく理解して対応していきましょう。

電子帳簿保存法の3つの区分のうち、請求書は「スキャナ保存」または「電子取引」にそれぞれ分類されます。違いとしては、紙で発行したり受け取った請求書をスキャンして保存するか、電子データで授受するかどうかです。

1受け取った紙の請求書を電子化する場合

受け取った紙の請求書を電子化するのは「スキャナ保存」に該当します。スキャナ保存の要件は大きく分けて3つで、「入力期間の制限」「タイムスタンプの付与」「スキャナ・パソコンのスペック等」です。

請求書に限らず、紙の書類をスキャンして電子保存する要件についてそれぞれ説明します。

（１）入力期間の制限

真実性を確保するための機能としては、書類に付与するタイムスタンプや、バージョン管理などの訂正履歴が残せる仕組みがあります。

（２）タイムスタンプの付与

電子データは紙に比べ不正・改ざんの可能性が高いため、真実性を証明する必要があります。そのために利用されるタイムスタンプは、書類のデータに付与される日時情報や文章の内容を示すものです。付与したタイミングと一定期間が過ぎた後のタイミングで、照らし合わせ一致すれば改ざんがされていないという証明になります。

このタイムスタンプの付与にも期間の制限があり、最長で「2か月とおおむね7営業日」です。2022年の改正では、タイムスタンプの付与に替えて「訂正・削除の履歴が残るサービスを利用する」という対応でも問題ないと、条件が緩和されました。電子帳簿保存法に対応しているスキャナ保存のサービスであれば、タイムスタンプがなくても真実性が確保できます。

（３）スキャナ・パソコンのスペック等

電子データは確認する環境によっては正しく視認できないことがあります。例えばとても画質の悪いモニターなどでは要件を満たせません。加えて、スキャナで保存した元のデータ自体も明瞭である必要があります。

そのような可視性を確保するための要件の例は以下です。

• ●一定水準以上の解像度（200dpi以上）による読み取り
• ●カラー画像による読み取り（赤・緑・青それぞれ256階調<約1677万色>以上）
• 　※一般書類はグレースケールでも可
• ●解像度および階調情報の保存
• ●大きさ情報の保存
• 　※A4以下の書類の大きさの情報は不要
• ●バージョン管理（訂正または削除の事実および内容の確認）
• ●見読可能装置（14インチ以上のカラーディスプレイ、4ポイント文字の認識等）の備え付け
• ●整然・明瞭出力
• ●電子計算機処理システムの開発関係書類等の備え付け

上記のすべてが必要なわけではなく、スキャンする書類の区分によって必要・不要なものもあります。

2新規で電子取引で請求書を扱う場合

電子取引に該当する請求書としては「電子メール」「クラウドサービス」などのやりとりが該当します。PDFファイルを電子メールに添付して送信する場合も該当し、クラウドサービス上で発行・請求・受け取りが行われるものももちろん該当します。

これまでは上記のようなやりとりでも、最終的には紙で出力して保存することが認められていましたが、2024年からは請求書を発行する側も受領する側も電子取引の保存要件を満たす必要があります。

電子取引には大きくわけて2つの要件があります。

（１）真実性の要件

前述した通り、電子データの特性上、不正・改ざんがされていないという書類の正しさの証明が必要です。2022年の改正で要件が緩和され、以下の4つのうちのどれかを満たせば問題ないとされました。

• ●タイムスタンプが付与された後、取引情報の授受を行う。
• ●取引情報の授受後、速やかに（またはその業務の処理に係る通常の期間を経過した後、速やかに）タイムスタンプを付すとともに、保存を行う者又は監督者に関する情報を確認できるようにしておく。
• ●記録事項の訂正・削除を行った場合に、これらの事実及び内容を確認できるシステム又は記録事項の訂正・削除を行うことができないシステムで取引情報の授受及び保存を行う
• ●正当な理由がない訂正・削除の防止に関する事務処理規程を定め、その規程に沿った運用を行う

スキャナ保存と同じようにタイムスタンプの付与または電子帳簿保存法に対応したサービスの利用がまず選択肢に挙がります。

電子取引の場合は、加えて事務処理規程というルールを定めた運用という選択肢もあります。簡単に説明すると、不正・改ざんがされないようなルールの作成と運用を行えば問題ないという方法です。中小企業など、システムにコストを割けない場合の選択肢として挙がります。

（２）可視性の要件

電子で保存してある書類はスキャナ保存と同様に、問題なく視認できる必要があります。

• ●保存場所に、電子計算機(パソコン等)、プログラム、ディスプレイ、プリンタ及びこれらの操作マニュアルを備え付け、画面・書面に整然とした形式及び明瞭な状態で速やかに出力できるようにしておくこと
• ●電子計算機処理システムの概要書を備え付けること

上記2つはスキャナ保存の要件の中にも含まれているので、業務として扱えるスペックのパソコンなどを利用している場合は問題ないでしょう。ただしマニュアルの作成などは必要です。

加えて、保存してあるデータを必要に応じでスムーズに見つけることも求められます。具体的には下記の検索要件です。

• ●取引年月日（その他の日付）、取引金額、取引先の3つの記録項目により検索ができること

• ●上記の条件がそれぞれで設定できることが必要です。さらに、以下の2つのどちらかを満たす必要もあります。
• 「日付または金額の範囲指定により検索できること」「2つ以上の任意の記録項目を組み合わせた条件により検索できること」を満たしている
• ●税務職員による質問検査権に基づく電磁気記録のダウンロードの求めに応じることができるようにしていること

これも電子帳簿保存法対応のサービスを利用している場合はほとんど問題ないでしょう。システムを利用しない場合は、保存してある請求書のファイル名の命名規則を統一し、複数条件のファイル検索ができるようにするという方法もあります。

※保存義務者が小規模な事業者（電子取引が行われた日の属する年の2年前までの期間の売上高が1000万円以下）でダウンロードの求めに応じることができるようにしている場合には、検索要件は不要になります。

3過去の保存してある請求書を電子化する場合

前述した「スキャナ保存」に該当しますが、入力期限（業務処理サイクル）を超えている書類を電子化する場合は別途申請が必要になります。「過去分重要書類の適用届出」が必要です。※通常の電子帳簿保存法の適応範囲では、2022年の改正により事前申請は不要となっています。

届出の詳細については以下の国税庁のサイトから確認できます。

参考・出典：［手続名］国税関係書類の電磁的記録によるスキャナ保存の適用届出（過去分重要書類）

電子帳簿保存法に対応するためのポイントを紹介します。

1電子帳簿保存法の要件を確認

まず、前述したそれぞれの要件を確認し、請求書を電子化するために対応しなければならない項目を整理しましょう。

2システムの導入・フローの整備

前述の通り、タイムスタンプを付与できるように整備するか、または訂正・削除の履歴の残るシステムの導入が多くの企業にとっては現実的です。また、スキャナ保存要件を満たすスペックのハードウェアの調達も検討しましょう。

（１）スキャナ保存の場合

（２）電子取引の場合

タイムスタンプの付与または電子取引の要件に対応できるシステムの導入が基本です。中小企業や個人事業主でシステムの導入が難しい場合、「適正な事務処理規定の設定」を行う方法もあります。

検索条件については、「検索要件の充足方法に関する例外」があり、「規則的なファイル名を付す方法」や「表計算ソフト等で索引簿を作成する方法」などが国税庁の資料で解説されています。規則的なファイル名をつけ検索できるようにする、エクセルなどで表にしておき検索機能を利用するなどの方法があります。

参考：教えて!!令和３年度改正　電子帳簿保存法

（３）電子化に役立つAI-OCR

自社で電子取引を導入し請求書を電子化していても、一部の取引先からは紙の請求書を受け取る場合があります。実際の運用では、すべての取引先から電子取引で請求書を受け取るのは難しいのが実状です。

そのような紙の請求書はスキャナ保存するだけでなく、紙の文字情報を読みとってデジタルテキスト化できるAI-OCRを活用しましょう。

AI-OCRに加えてRPAを利用すれば、紙の請求書に書かれている取引金額や取引内容などを業務システムに入力する手間を削減できます。

3社内でのペーパーレス化の啓蒙活動

請求書に限らず電子化全般において仕組みの浸透は重要です。既存の業務フローのほうが慣れているため、切り替えへの抵抗感をもつ社員も少なくありません。また、紙から電子への切り替え時期は、一時的に業務効率が低下する懸念もあります。ペーパーレス化を進めていくための啓蒙活動や目的の浸透なども重要です。

4取引先への周知・案内

社内での運用が定まったら、取引先に電子取引にする旨の周知や打診を行い、対応可否について確認しましょう。もちろんすべての取引先が電子化できるわけではないので、取引先ごとにの対応するのか把握する必要があります。

今回の記事では電子帳簿保存法に対応し、請求書を電子化する方法について紹介していきました。

請求書の電子化は「スキャナ保存」または「電子取引」に該当します。実際の運用ではどちらも満たす必要が多いため、これらの要件を確認して対応していきましょう。

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