2023-06-06 ｜ Writer：NTT東日本　北森　雅雄（Masao Kitamori）

電子帳簿保存法における納品書の管理方法・保存期間とは？

近年ペーパーレス化によって、取引先からメール等で納品書が送付される機会が増えています。書類を紙と電子データの両方で保管するのは手間がかかり、電子データに一元化したいと考えている方もいるのではないでしょうか。

2022年1月に施行された電子帳簿保存法の改正で、国税関係の書類の電子保存について、さまざまな要件緩和が行われ、電子化がしやすくなりました。しかし、細部できちんと守らねばならない要件も多く、罰則もあるので、注意が必要です。

今回の記事では、国税関係書類のひとつである納品書の電子保存について詳しく解説します。納品書を電子保存する方法や保存期間、メリット・デメリットなどについて詳しく紹介するので、電子化を検討している方は参考にしてみてください。

納品書のような取引に関係する書類を保存する方法には、電子データで保存する方法と紙で保存する方法があります。この章では、納品書の保存方法について解説します。

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電子データで保存する

事業で取り扱う納品書は、以下の3種類あります。それぞれ対応が異なるので、ケース別に説明します。

・自社が作成した納品書の控え
・取引先から紙で受領した納品書
・電子取引の納品書

自社で作成した納品書の控え

自社で作成した納品書の場合、控えを紙で保存するか、電子データで保存するかのどちらかを選べます。ただし、納品書の控えを電子データで保存するのであれば、スキャナやスマートフォンを使ってスキャン（読み取りあるいは撮影）します。

スキャナ保存する場合、使用するスキャナが一定の規格に対応したものでなければなりません。また、取引の時刻や文書の存在した日時を証明する「タイムスタンプ」の付与などが必要です。

取引先から授受した紙の納品書

取引先から受け取った紙の納品書も、保存方法は紙と電子データのどちらでも選べます。電子データにする場合は、自社作成の控えと同様にスキャナ保存します。

電子取引による納品書

オンライン通販やWebメールなどの電子取引で受け取った電子データの納品書は、そのまま電子データとして保存しなければなりません。以前は紙での出力保存も認められていましたが、電子帳簿保存法の改正によって電子データのまま保存することが義務付けられました。

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紙で保存する

紙で納品書を保存するのは、自社で作成した納品書の控えと、取引先が紙で送ってきた原本の2つの場合があります。

従来通りの紙の保存では、ファイリングや月や年度ごとにボックスに分ける、台紙に貼り付けるなどの方法で処理することになります。

しかし、こうした方法は電子データに比べて作成に時間とコストがかかったり、探しにくかったりします。普段の業務を効率化し、保管コストを削減したい場合は、電子データでの保存がおすすめです。

改正電子帳簿保存法は2022年1月に施行されました。電子データ化の推進のため従来の規則が緩和され、書類の電子保存がしやすくなったのが特徴です。改正のポイントは以下の通りです。

• ・事前承認制度の廃止
  電子でデータ保存をするときには、3ヵ月前までに所管する税務署長の承認が必要でした。しかし、改正後は要件を満たすシステムや機器を導入している場合は、事前承認が不要になりました。
• ・タイムスタンプ要件の緩和
  国税関連書類を電子データで保存するときには、タイムスタンプを3営業日以内に付与しなければなりませんでしたが、改正によって最長2ヵ月に延長されました。また、訂正・削除履歴が確認できる、及び訂正・削除ができないシステムを使用している場合は、タイムスタンプが不要となりました。
• ・検索要件の緩和
  改正によって検索システムで必須な項目が整理され、「年月日」「金額」「取引先」の3つになりました。
• ・適正事務処理要件の廃止
  スキャナ保存で規定すべき、1人の担当者がすべての処理を担当しない、定期的な検査を行うなどの「適正事務処理要件」が廃止されました。

さまざまな要件が緩和された一方で、電子取引での電子データ保存が義務化されたため、インターネット上で書類を受け取っている事業者は電子データ化を迫られます。そのため、紙の書類保存を続けると、電子データと両方の保存法に対応しなければなりません。書類の保存が複雑化するのを避けるためにも、早めに電子化に対応することをおすすめします。

そもそも納品書とは、「納品物（商品やサービス）を納品したことを証明する書類」です。一般的には、納品物と一緒に送付されます。納品書が発行されることで、商品を注文した顧客は数量や商品名が実物と合っているのか、発注書通りに納品されているかがチェックできます。

納品書は国税関係書類の「取引関係書類」に該当します。しかし、法的な発行義務が規定されているわけではなく、各事業者が必要に応じて発行しています。

納品書には発行義務はありませんが、受領した場合は取引の証拠となる書類にあたるため、一定期間保存する義務が発生します。

納品書は法人税法で7年間、会社法で10年間の保管が定められています。個人事業主の場合は、5年間の保管が必要です。これは納品書だけではなく、見積書や領収書といった帳簿書類も同様です。

国税庁のWebサイトには下記の記載があり、納品書の作成日ではなく確定申告書類の提出期限の翌日から数えて7年間の保存が必要なので注意しましょう。

法人は、帳簿を備え付けてその取引を記録するとともに、その帳簿と取引等に関して作成または受領した書類を、その事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から7年間保存しなければなりません。
引用：国税庁「No.5930 帳簿書類等の保存期間及び保存方法」

また、適正事務処理要件が廃止されたため、要件に従って電子化すれば紙の原本は廃棄できるようになりました。保管場所の確保の必要もなくなるので、電子データでの保存をおすすめします。

納品書をはじめとした国税関係書類の電子化は、業務の効率化やコストカットになります。この章では、納品書を電子化するメリットについて解説します。

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業務効率化につながる

納品書などの書類を紙のまま保存し続けると、膨大な量となってしまうでしょう。またファイリングしていても特定の書類を探し出すのに多くの手間と時間がかかります。

納品書などの書類を電子化して保存することで、検索項目を入力して資料を探せるのですぐに納品書を見つけられます。

また、ファイリングをする手間と時間も省けるので、他の業務に時間をまわせるようになるでしょう。

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コストの削減になる

国税関係書類の保存期間は5〜7年と長く、種類も多いので、保管する書類はかなりの量になります。紙で書類を保存すると保管場所も必要になるので、場所の確保に費用がかかります。電子化して書類をクラウド上に保存すれば、大幅なコストカットが期待できるでしょう。

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書類を見つけやすくなる

納品書などの国税関係書類を電子化すると、特定の書類を見つけやすくなります。倉庫で紙の資料を保管している場合は、書類を探すのもひと苦労です。

電子帳簿保存法の改正によって、検索項目が「日付」「取引金額」「取引先名」の3つに限定されています。書類を電子データでクラウドやシステムなどに保存していれば、いずれかの項目を入力することで簡単に書類を検索できます。

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書類の紛失や劣化を防げる

紙で書類を保管していると間違えて廃棄してしまう可能性があります。書類が増えれば増えるほど紛失しやすくなるでしょう。納品書を電子データ化することで、こうしたリスクは軽減できます。

また、紙は年数が経つと劣化して色あせたり文字が読めなくなったりします。電子データとして保存すれば劣化の心配もなく、いつでも読みやすい状態に保てるでしょう。

国税関係書類の電子化にはメリットがある一方で、セキュリティ面のリスクやシステム障害の可能性などの懸念事項もあります。この章では、納品書などの書類を電子化するデメリットについて解説します。

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セキュリティ上のリスク

書類を電子データとして保存するとシステム上でデータを保管・管理することになるため、情報漏えいのリスクが発生します。近年では企業を狙ったサイバー攻撃も日常的に起こっています。

情報漏えいを防ぐためにも自社独自のセキュリティ対策を行うのではなく、専門的なサービスに任せるのがおすすめです。また、重要なデータは安全な場所にバックアップを取っておきましょう。

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導入に時間がかかる

電子保存を導入してから慣れるまでは、業務フローが変わったことに苦戦したり、紙で保存していたときよりも手間がかかったりしてしまうかもしれません。そのため電子保存の導入前に、業務フローがどうなるのか社内に周知をすることが大切です。

また、必要に応じて電子化について従業員へ教育を行うのもおすすめです。電子化の事前準備をしっかりと行うことで、よりスムーズに電子化ができ、業務の効率化もできるでしょう。

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システム障害により閲覧できなくなることもある

納品書の電子データは、オフィスのサーバーやクラウド上に保存されます。そのため、ネットワーク環境が不安定になった場合や、システム障害が発生した場合、データを閲覧できなくなるリスクがあります。

少しでもリスクを減らすために、安定したネットワーク環境を整え、電子データのバックアップをとっておくことなどが重要です。

電子帳簿保存法の改正によって、納品書をはじめとする国税関係書類を電子化しやすくなりました。納品書には法的な発行義務はありませんが、発行された場合は一定期間保管しなくてはなりません。

納品書は紙としても保管できますが、書類の保存期間は長く種類も多いため、膨大な量の資料を保管することになります。

電子データとして保管すれば業務の効率化やコストの削減、検索しやすくなるといったメリットがあります。一方で、電子化するとシステムやクラウド上にデータを保存することになるため、セキュリティ対策や、データのバックアップも重要です。

また、電子帳簿保存法対応に向けたペーパーレス化には「おまかせ はたラクサポート」・「コワークストレージ」や手書き書類をCSVに変換できる「AIよみと〜る」といったサービスをセット導入することがおすすめです。NTT東日本では、これらのクラウドサービスに関する使い方やサポート対応をセットにして提供しています。また、無料で体験可能な「DX無料体験プログラム」も用意しています。興味のある方は、以下のバナーから詳細をご覧いただけます。

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