業務効率化の成功が意識を変えた。ひとりひとりが意欲的に働き方を見直す風土に
PROFILE
ずゞや株式会社
佐野さま
業種：製造・卸売・小売
効率化した業務：注文書の入力作業
導入ソリューション
業界を問わず、卸問屋などでは小売店からの注文書の処理に、社員のリソースを割くことも多いでしょう。そんな中、AI-OCR（※1）を活用することで、注文書の入力業務を効率化する企業もあります。
そこで、仏壇や仏具の製造や卸販売を行っている、ずゞや株式会社の業務部業務課長の佐野則孝様に、AI-OCRを導入した経緯や実際に使ってみた感想などをうかがいました。
※1 AI-OCR：Artificial Intelligence-Optical Character Recognition/Readerの略。手書き書類や帳票の文字読み取りを行い、データ化するAI技術を使ったOCRサービスのこと。
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ソリューション導入成果
・毎日入力していた作業が、ひと月2、3日の作業で完了するように
・業務改善に対する社員の意識改革
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NTT東日本選定のポイント
・読み取り精度の高さ
・トライアル期間など導入ハードルの低さ
――大量にある注文書の入力を IT の力で効率化していきたい
「AIよみと～る」を導入するきっかけをお聞かせください。
佐野：2019年頃に、社内のIT化を推進する動きがありました。その中で弊社の副社長が、「AIよみと～る」に関する記事を読んだことが導入のきっかけです。
私が所属する業務部では、仏壇・仏具の受注や配送手配などを行っておりますので、「AIよみと～る」を使って注文書を読み込めれば、業務改善につながるのではないかと考えました。注文を受けると弊社の基幹システムに手入力をするのですが、注文書が大量にあるので入力作業が大変なのです。
これまでは、OCR（※2）の導入などは検討されなかったのでしょうか？
佐野：これまで、OCRという技術については知っておりましたが、周囲から「読み取り精度が良くない」と聞いていたため、導入を検討することはありませんでした。特に、弊社への注文書は手書きでいただくことが多いので、まず認識しないだろうと判断したのです。
しかし、すべてをOCRで読めないにせよ、顧客の中にはパソコンで制作された注文書などもありますから、一部だけでもOCRで読み込ませて自動入力できないかという期待感がありました。
※2 OCR（光学的文字認識）：Optical Character Recognitionの略。
ーー今までのOCR とは違った 実務に耐えれる精度を実感
導入の決め手はどこでしょうか？
佐野：読み取り精度の高さです。導入前に弊社で用意した注文書をどれくらい読めるものなのか、デモンストレーションをお願いしたのですが、95～97％くらいの文字が認識されました。この結果を見た全員が、「これは実務に耐えるであろう」という意見で一致したのです。
また、料金体系もソフトウェアの買い切りではなく、60日間の試用トライアルで始められるので、期待どおりでなかった場合、いつでもやめられるということもありました。そのため、導入に対するハードルが低かったといえます。また、「AIよみと～る」は、読み取り項目数での料金設定ですが、読み取りが一定数までは基本料金内で済みます。また、読み取り項目数が増えても、増えた分だけ支払えばいいので無駄なランニングコストがかかりません。
操作も直感的にわかりやすいので、パソコンの操作が苦手な私でも簡単に使えます。「AIよみと～る」には電話サポートの仕組みもありますが、導入した日に電話しただけで、あとは一度も利用していないほどわかりやすいシステムでした。
このようなメリットから、他社製品などと特に比較することなく、導入を決定しています。
ーー人の目で判断しづらい文字も しっかりと読み込んでくれた
「AI よみと～る」ではどのような書 類を読み込んでいるのでしょうか？
佐野：導入したのは2020年の1月からですので、丸2年以上利用させていただいています。読み込みに使うのは、顧客から直接送られてくるパソコンなどで作成された「注文書」で、お線香やロウソクなど、製造元のJANコードと呼ばれる、バーコードにも使われる商品ナンバーが決まっているタイプが多いです。それ以外の注文書は、細かい仕様なども記載されており、対応できないからです。
また、弊社の営業担当者が年に2回開催される展示会で受けた、「展示会用の注文書」を読み込むことにも使っています。この注文書は、担当者が手書きしているため、人間の目でも少々判読しづらいところもあり、当初は「AIよみと～る」を使用していませんでした。しかし、手書きとはいえ、注文書に記載されているのは、製品ナンバーや個数です。そこで、「数字なら手書きでも読めるのでは？」と考えて使用してみたら、しっかりと読み取ってくれました。
「AIよみと～る」導入前と導入後のフローは、どう変化がありましたか？
佐野：「AIよみと～る」を導入する前は、顧客から注文書をいただくと、内容に問題ないかを確認し、弊社の基幹システムに手で入力していました。注文が10項目あれば、一つひとつ打ち込まなければなりません。
「AIよみと～る」の導入後は、注文書をOCRで読み込み、CSVデータに変換します。この変換したデータを基幹システムへデータに取り込み、システム上で読み取り内容を目視で確認し、間違いがあれば修正します。ですから、これまでのフローであれば、10項目を入力していた注文書でも、1回の読み込み作業で完了するんです。
基幹システムにデータを取り込んだ後は、出荷伝票の作成や配送手配など、フローとしては導入前と変わりません。
「AIよみと～る」の読み取り速度などは、いかがでしたでしょうか？
佐野：注文書を1枚読み取るのに、最大30秒くらいです。注文書を大量に読み込ませるとスピードは落ちますが、それでも1枚1分かかっていないイメージです。
ですから、最近では月間に1万～1万5,000枚、読み込み項目数としては2万5,000項目程利用しています。
「AIよみと～る」を導入することで、会社にどのような変化がありましたか？
佐野：一番の変化は「残業が減った」ことです。特に、お線香やロウソクの注文を扱っている担当者は、月間に800～1,000件の注文書を手入力しており、毎日のように残業をして作業を終わらせていました。しかし、「AIよみと～る」を導入することで、締め日の2、3日前から作業を開始すれば終わるくらいになりました。
また、残業が減ったのは担当者だけでなく、会社全体の残業が減ったイメージです。実は、これまでダラダラと仕事をし続ける残業体質がありましたが、早く帰宅できる姿を見て、周りの人間も業務の効率化ができれば早く帰宅できるという意識改革ができたのです。これにより、業務フローの見直しなど、意欲的に行われるようになりました。
債権債務管理で利用する検収の作業などは毎月同じ書類ですから、月当たりの時間削減効果は少ないかもしれませんが、定期的に同じ作業を繰り返し行う業務ですので、導入効果は長期的には効果が大きいと考えており、なんとかしてこのような同じ操作を繰り返し定期的に行なっている業務を見直し広く使ってもらいたいと考えています。
そこで、利用を承認制でなく、誰もが自由に使えるオープンな体制に変化させながら管理できるように変えることを検討しています。この体制を整備することで、事務の担当者が率先して使ってくれるのではないかという期待をしています。
社員のプライベート面にも変化が起きそうですね。
佐野：はい。例えば、結婚している女性からは、買い物をしたり、夕飯の準備をしたりする時間が持てたという声がありました。また、男性では「ジムに通えるようになった」と、喜んでいる人もいます。
早く帰宅できることで、社員が心身ともに健康的になってきたと感じますね。
今後、「AIよみと～る」を使ってどのような展開をしていきますか？
佐野：現在、「AIよみと～る」を使っているのは、数字などではっきりしている注文書が中心です。これだけでも、全体の注文書の5％程業務の効率化ができますが、できればより多くの注文書を処理したいと考えています。
そこで、顧客ごとに異なる注文書を、「AIよみと～る」で読み込みしやすいフォーマットに統一することで、より多くの処理をしていきたいと思っています。
最後に、「AIよみと～る」を導入した感想をいただけますか？
佐野：やはり、社員全体の意識改革ができたことが良かったと思います。「知らないからやらない」ではなく、仕事の全体像を見て何をすれば良いかを考える意識が社員たちに根づいてきたことが、本当にうれしいです。
例えば、これまでは社内のSEが作った基幹システムですべての作業を行おうとしてきました。しかし、現在は、今回の「AIよみと～る」のように、外部のシステムを利用する方法もあるのではないかと検討するようになっています。このような社員全体の意識改革が、今後、会社にどのようなメリットをもたらすのか、とても楽しみです。
※上記ソリューション導入期間は2020年1月～です。
※文中に記載の組織名・所属・肩書・取材内容などは、すべて2022年1月時点（インタビュー時点）のものです。
※上記事例はあくまでも一例であり、すべてのお客さまについて同様の効果があることを保証するものではありません。
ずゞや株式会社
「豊かで平和な社会づくりに役立ちたい」という信念のもと、仏壇・仏具の製造や卸販売を行う企業です。全国各地に支店や営業所、工場などを構え、迅速な商品の配送などに努めています。また、環境問題にも関心を持ち、工場や倉庫、配送センターなどに太陽光パネルを設置し、省エネルギー対策に寄与しています。