2024.08.07 ｜ interviewer：NTT東日本　北森　雅雄（Masao Kitamori）

個人事業主の経費精算と確定申告をツールでデジタル化。補助金申請から導入、運用までを二人三脚で伴走支援

埼玉県さいたま市でクラシックバレエ教室やダンス教室を開き、地元の生徒さんからそのアットホームな雰囲気で長年愛されるLearns Happily（ラーンズ ハピリー）。個人事業主である代表の天沼さまが運営している同教室では、創業当時から経費精算と確定申告を経理ソフトで処理していました。しかし、16年前の創業当時に選定したツールのためにインターネット上には情報が少なく、確定申告の作業にも支障が出始めていたそうです。

そこで、さいたま市における地域デジタル化推進に向けた「身の丈 IT 支援事業」をきっかけに「freee会計 for おまかせ はたラクサポート」を採用いただき、経理業務のデジタル化についてお取り組みさせていただきました。

今回は、以前の経理システムで経費精算や確定申告を処理されていた頃の課題や「freee会計 for おまかせ はたラクサポート」を採用いただいた背景、そして導入後の成果について、Learns Happily代表の天沼さまにお話を伺いました。

• ソリューション導入成果

  ・IT導入補助金の支援を受けたことで、2年分の導入費用を1/4にまで抑えられた

  ・大きなトラブルなく、以前の経理ソフトから「freee会計」へ移行できた

  ・確定申告の作業を50％削減できる想定

• NTT東日本選定のポイント

  ・分からないことがあれば、いつでも担当者にご相談できること

  ・対面で実際に「freee会計」の初期設定のサポートを受けられること

  ・IT導入補助金の申請支援で、導入・運用コストを抑えられること

―― 「freee会計」をお知りになったきっかけを教えてください。

天沼さま：将来的な法人化に備え、起業向けのウェビナーをいくつか探すなかで確定申告と「freee会計」に関する講義を受けたことがきっかけです。「freee会計」自体はCMでサービス名程度は知っていましたが、その講義で改めて「便利そうだ」「確定申告に使えそうだ」と感じました。

しかし、自分自身ではなかなか導入することができませんでした。一番の懸念点は、以前使用していた経理ソフトから「freee会計」への移行です。16年間ずっと使ってきた経理ソフトですので、各種設定や仕訳データはなるべくそのまま「freee会計」へ移行したいと考えていました。

しかし、やはりインターネット上を検索しても以前に使用していた経理ソフトからの移行手続きの情報は見つけられず、「素人は手を付けないほうがいい」と考えて1年ほどそのまま棚上げしてしまったのです。

―― 「freee会計 for おまかせ はたラクサポート」をお知りになったきっかけと、採用の決め手を教えてください。

天沼さま：「Learns Happily」が入会している、さいたま商工会議所の会報誌に掲載されていた「身の丈IT支援事業」という地域のDX化を推進する取り組みを目にしたことがきっかけでした。さいたま市とさいたま商工会議所、NTT東日本さまの三者間による協定に基づく取り組みで、NTT東日本のコーディネーターの方に訪問いただき、個人事業主や中小企業が抱える課題解決に対して最適なIT ツールをご提案、導入支援いただくというものです。

NTT東日本さまにお電話いただいた際に確定申告の話をしたところ、以前から興味はあったものの棚上げにしていた「freee会計」も導入支援が可能との返答をいただきました。

以前の経理ソフトと比べて操作方法が直感的で分かりやすそうなこと、検索すればインターネット上にさまざまな情報やノウハウを見つけられること、そして、それでも分からないことがあればNTT東日本さまにいつでもご相談できることが決め手になり、お取り組みを決定しました。

―― 「freee会計 for おまかせ はたラクサポート」では、ツール導入時にどのようなサポートがありましたか。

天沼さま：初回に訪問いただいたのが2023年の年末で、年内のIT導入補助金の申請に間に合うタイミングでした。そこで「freee会計」の導入と並行してIT導入補助金の申請もサポートいただくことになり、直接アドバイスをいただきながら補助金申請用の書類を作成しました。

書類の不備や「freee会計」の契約プランにミスがあったことで何度かやり直しが発生しましたが、補助金活用を支援する専門の担当者に電話でサポートいただき、無事にIT導入補助金を受けることができました。その結果、2年分の導入費用を1/4にまで抑えられています。

―― ツール導入時に、弊社の担当者からはどのようなサポートがありましたか。

天沼さま：「freee会計」の導入を支援いただいた担当者からのサポートで一番印象に残っているのは、以前の経理ソフトから「freee会計」への移行ですね。調べていただいたところ、やはりCSVファイルなどで仕訳データを引き継ぐ方法はありませんでした。

そこで、以前の経理ソフトの仕訳データを紙に印刷し、対応するデータを一つひとつ調べ、確認しながら手入力していきました。対応する仕訳データを調べることと、過去のデータを入力する作業を同時に進める必要があったので、私ひとりでは絶対に設定できなかったと思いますね……。

導入支援を担当いただいた方は、とても素直な方で一緒に手を動かしていただけるような方でした。契約締結を含め、計5回ほど教室まで足を運んでいただきました。媚びへつらったり、他の商材を売りつけようとしたりといった嫌なことは一切なく、気持ちよいお取り組みでとても嬉しかったですね。

―― 「freee会計」を実際に使用してみて、どのような感想をいだきましたか。

天沼さま：PCの管理画面は、次にどこを押せばいいのかが分かりやすく、まるでスマートフォンのようだと感じました。また、銀行口座と自動連携しているので、わざわざ通帳を確認せずとも管理画面から残金や引き落とし履歴が確認できます。

特に私が評価しているのは、「freee会計」のアプリですね。領収書やレシートの写真を撮影するだけで金額や日付を自動で読み込んでくれることに驚きました。数字の読み取り精度が高く、まるで魔法のようですね。レッスンの合間といったスキマ時間にささっとアプリで読み取れるようになり、1年間同じ場所に領収書やレシートを溜めておく必要がなくなっています。

―― 「freee会計」によって、来年の確定申告の作業はどのように変化しそうでしょうか。

天沼さま：だいぶ楽になるはずです！銀行口座の紐づけは完了していますし、領収書はこまめに読み取っていますので、すでに確定申告の作業がスタートしている感覚です。これまでは年明けスタートでしたので、気持ちも軽くなっています。

あくまで感覚値ですが、以前の作業量と比較しても領収書をわざわざ探す手間がなくなるので、50％は間違いなく確定申告の作業が楽になっているはずです。

―― 今後、「freee会計」をどのように活用していく予定でしょうか。

天沼さま：レポート機能を活用し、無駄な経費の削減や事業の弱点の分析などに活用していきたいですね。今は確定申告の作業で手一杯ですが、業務が落ち着いた頃に蓄積された経理データを振り返り、今後の教室経営に役立てていきたいと思います。

―― 今後、事業をどのように展開していく予定でしょうか。

天沼さま：この場所で、この教室をずっと続けていきたい、変わらずに残していきたいですね。16年間教室を運営していて一番嬉しいのは、大人になった昔の生徒さんが「ただいま！」と教室に顔を出してくれたり、発表会のたびにお手伝いしにきてくれたりと、この教室が生徒さんにとって大事な場所になっていたことです。

昨今、ますます社会の変化が激しくなっていますが、今後もこの大事な場所を守っていくためにも、大人向けのパーソナルトレーニングによる経営の安定化と法人化にしっかり取り組んでいきたいですね。