手書き帳簿からクラウド管理へ。事業拡大をブーストする業務効率化と時間短の秘訣は会計ツールの導入にあった

―― お店を開店させた経緯について教えてください。

高橋さま：「Bar A」をオープンしたのは、2016年10月です。その前には別のバーで5年間ほど働いていたのですが、いつかは自分のお店を持ちたいという夢を抱いていました。そんな中、地元の苫小牧で理想の物件を見つけ、「ここだ！」と直感し、お店を開くことに決めました。

―― お店の特徴について教えてください。

高橋さま：Bar Aに通ってくださっているお客さまの約7割は苫小牧近辺に住んでいる常連の方々です。お店を開くにあたって、地元に還元したいという気持ちがあったので嬉しいことですね。また、苫小牧という場所柄もあり、出張などで訪れる方も多くいらっしゃいます。

―― 人気メニューにはどのようなものがありますか。

高橋さま：メニューは自家栽培のミントを使ったモヒートや、いろいろな種類のウイスキーが人気です。

また、私たちのオリジナル商品である「シマエナガちゃん」というブランドのティラミスも好評です。このティラミスは、商品開発担当者と一緒に1年間かけて開発したもので、チーズクリームの配合や水分バランスの調整だけでも150回以上試作を重ねました。

材料に使っているクリームチーズと卵も地元産にこだわり、北海道ならではのスイーツをお楽しみいただけます。特に、子どもからお年寄りまで、幅広い世代に楽しんでいただけるように工夫しました。

―― バー営業から、なぜスイーツ販売の事業を始めたのでしょうか。

高橋さま：2021年には、バー営業と並行してキッチンカーでのスイーツ販売を始めました。コロナ禍でバーの営業が難しくなり、新しい形でお客さまに喜ばれる商品を届けたいという思いから始めたものです。

のちにふるさと納税や大手スーパーでの販売も始め、現在はさらに多くの方々に私たちの商品を知っていただけるように努めています。

―― 「freee 会計」を導入する以前の会計まわりの管理について教えてください。

高橋さま：以前は簿記の資格を活かして手書きで帳簿をつけていました。会計まわりの処理は得意なほうだったので、自分で管理をしていたのです。

しかし2021年のスイーツ販売をきっかけに事業が拡大し、取引先が増えるという変化がありました。これに伴い作成しなければならない書類が増えたり、お金の管理が次第と複雑になったりし、会計処理の手間も増えてきました。

―― 「freee 会計」導入の理由を教えてください。

高橋さま：事業がさらに拡大し、会計処理に手が追いつかなくなってきたことが理由です。2022年からは大手コンビニエンスストアなどにスイーツの卸売りも始めたことで取引先の数も増え、経理面での負担が大きくなっていきました。

はじめは従来通りすべて手作業で管理をしていたのですが、卸売りを始めた段階で会計管理が複雑になり、手作業では対応しきれなくなったのです。当時は全て私が一人で対応していたため、本当に時間がかかっていました。さすがに一人で管理をすることへの限界を感じ、「freee 会計」を導入することにしました。

――「freee 会計」導入の決めたポイントを教えてください。

高橋さま：「freee会計」導入の大きな決め手は、契約前にお試しで使いやすさを確かめられた点です。私の性格上、他人に任せっきりにするのではなく、まずは自分で一度試してみて使いやすさを確かめたいタイプです。特に他社のツールとの比較検討はおこないませんでしたが、現在の運用と照らし合わせながら、実務で活用できるか確認できたのはありがたかったですね。

また、IT導入補助金を利用できるという話を商工会議所で聞いたことも導入の後押しとなりました。パソコンもWindowsのライセンスが切れてしまうところだったため、買い替えを検討しており、新しいシステムを導入するタイミングとして最適だと感じました。IT導入補助金の活用でシステム導入のコストを抑えることができ、新しいノートパソコンも手に入れられて一石二鳥でした。

―― 実際に「freee会計」を導入してからはどのような効果がありましたか。

高橋さま：以前は手書きで納品書や請求書を作成していたので、「freee会計」を使うことで会計作業が短時間で済むようになりました。

特に、納品書や請求書をエクセルで作る手間がなくなったことが大きいです。今では、「freee会計」上で簡単に作成できるため、ミスも減り、正確な書類を作成することができます。これにより業務効率も向上し、新しい商品開発など他の重要な業務に時間を割くことができるようになりました。

―― 具体的に会計業務の時間短縮の効果はどのくらいありましたか。

高橋さま：ひと月あたり納品書の作成に6時間以上かかっていましたが、今では空いた時間が10分あれば簡単に作成ができるのでとても助かっています。以前は一つひとつ手書きでおこなっていた作業が、テンプレートを使うことで効率的になったことが大きな要因だと思います。

―― 会計業務以外への効果はありましたか。

高橋さま：セールスにかける時間を増やせたことも嬉しい効果です。大きなイベントへの出店や、大規模小売店への卸売りが決まったのは、会計業務が効率化したことによって、営業活動に時間をかけられたことと大きく関係があります。おかげさまで取引先が増え、自社製品の売上個数も大きく伸びました。

また、以前は納品書や請求書の作成を他のスタッフに頼んでいたのですが、簡潔化したことで私が対応するようになり、スタッフはもともと担当していた商品開発に専念できるようになりました。日々の業務負担が大幅に軽減されたため、スタッフも非常に喜んでいます。