2023.05.08 ｜ interviewer：NTT東日本　北森　雅雄（Masao Kitamori）

数千人を超える派遣社員の勤怠管理・給与計算・契約をたった５人で乗り越えた。デジタルの力×よりそうサポートが働き方の意識を変える

グループ44法人を抱え「人材の総合プロデュース企業」を掲げるエイジェックグループで、医療業界に特化した総合医療サービスを手掛けるアルファビリティ株式会社。2020年の新型コロナウイルス感染拡大の機に、これまでの健康診断やワクチン接種への支援実績を活かす形で、自治体の新型コロナワクチン集団接種会場の運営を手掛けることになりました。

時間や人手の余裕がなく、手探りの中で実施された一回目、二回目の予防接種では、数千人を超える医療従事者の管理をアナログなオペレーションにより実施したことで、業務時間が伸びてしまう、会場間のデータ連携ができないなど、さまざまな課題が浮き彫りになりました。そこで三回目以降の予防接種のオペレーションに、「おまかせ はたラクサポート」の導入、給与計算のBPOサービスを活用することになりました。

集団接種会場のオペレーションが抱えていた課題や導入の経緯、そして導入後の成果について、アルファビリティ株式会社のご担当者様にお話をうかがいました。

• ソリューション導入成果

  ・数千人規模の医療従事者の管理で発生していた、紙と手作業によるオペレーションから手間と時間が1/2まで削減

  ・各クラウドサービスは、すぐに利用者が操作に慣れることができ、現場への実装がスピーディになされた

• NTT東日本選定のポイント

  ・オリエンテーションやお打ち合わせ、電話での対応もとても真摯にお困りごとへの解決方法を示してくれた

  ・数千人の医療従事者（クラウドサービス利用者）からの問合せに対し、「おまかせ はたラクサポート　サポートサービス」により、真摯に受け止め対応できる体制をつくれる

―― 弊社とのお取り組みの決め手をお聞かせください。

並木氏：ちょうどワクチン接種会場のデジタル化に悩んでいた頃に、ワクチン接種会場で利用する通訳システム導入の関係でお付き合いがあったNTT東日本の担当者の方にご相談をしてみることにしました。こちらから連絡しますと、すぐにレスポンスが返ってきまして、迅速に打合せの訪問日程も調整頂くことができ、また、打合せでは私たちの課題や悩みを丁寧にヒアリングいただいた上でデジタル活用のご提案をいただけましたので、今回の取り組みを決定しました。

―― 三回目、四回目の新型コロナワクチン予防接種では、どのようにデジタル化が進められたのでしょうか。

小西氏：まず最も優先度が高かったのが、シフトの管理でした。そこでNTT東日本の担当者の方にご紹介いただきましたAIで勤務シフトを自動作成できる「Optamo（オプタモ）」を導入いたしました。

続いて導入したのが、クラウド型の勤怠管理サービス「KING OF TIME for おまかせ はたラクサポート」です。場所を問わずにリアルタイムで打刻できるため、別々の接種会場のデータを一元管理できる体制になりました。また、スタッフが用紙に出退勤時間を記入する手間がなくなり、作業効率が向上し、現場には余裕が生まれました。また、用紙の紛失や記入ミスといったヒューマンエラーをなくすことにも成功しています。

飯島氏：過去の勤怠データを、PCからさかのぼって確認できる点も良かったですね。ワクチン現場に入られているスタッフの方から、「過去の勤務日程を確認したい」とお問合せをいただくことがあり、過去のシステムデータ履歴をお見せすることができるため、トラブル防止にも繋がりました。

小西氏：スタッフさんとの契約書締結、管理には「クラウドサイン for おまかせ はたラクサポート」の導入を決定しています。以前は、紙の契約書を郵送していましたが、印刷には手間と時間がかかりますし、保管にも場所が必要です。また、保管期限もネックでした。

「クラウドサイン for おまかせ はたラクサポート」であれば、1000名ものスタッフへ一括送信できるだけでなく、契約を忘れている人へリマインドする機能もあります。また、郵送では返送までに時間がかかっていましたが、メールを送ればその日中の契約締結も可能でした。

また、従業員へ給与を支払うための口座情報等の各種情報収集に「freee人事労務 for おまかせ はたラクサポート」も活用しました。

―― スタッフの給与計算はどのように処理されるようになったのでしょうか。

小西氏：とにかく会場数、稼働者数が膨大なため、人事労務ソフトに置き換えることはできないと判断しました。そこでNTT東日本のグループ企業である、テルウェル東日本社にお願いし、給与計算の作業をアウトソーシングしています。

「KING OF TIME for おまかせ はたラクサポート」から抽出したデータに、遅刻や早退といった現場のイレギュラーな状況のデータを組み合わせて複雑な計算式で給与を計算いただいています。これまでは弊社内のマンパワーでなんとか処理していましたので、とても助かりました。

―― 今回の取り組みで、どのような成果が得られましたか。

小西氏：コーディネーター事業部では、残業時間が大きく軽減されたことが最も大きな成果だと考えています。新型コロナワクチン集団接種会場に関する業務を全体として俯瞰すると、トータルで1/2以上は削減できているはずです。

現在スタッフが特に操作しているクラウドサービスは「KING OF TIME for おまかせ はたラクサポート」なのですが、導入してすぐにスタッフの方は操作に慣れたと思います。非常に使い勝手がよく、分かりやすい操作感であったことも、業務効率化を実現できた理由です。

―― 今回の取り組みに対する評価の声をお聞かせください。

小西氏：「おまかせ はたラクサポート サポートサービス」によって、分からないことは電話でお聞きできるという安心感がありました。私は本社で作業していることが多く、現場で何かシステムのトラブルがあっても、すぐに駆けつけることはできません。しかし、「おまかせ はたラクサポート サポートサービス」のおかげで、もし現場でトラブルがあっても、現場判断で電話にて問い合わせし、無事にトラブルを解決することができたと聞いています。特に導入したばかりの1ヶ月は何度かサポートいただき、初めての試みであっても安心してお願いすることが出来ました。

―― 今回の取り組みをきっかけに、貴社内に変化はありましたか。

並木氏：これまで弊社では、「自前でどうにかしよう」という考えがありました。しかし自分たちの力だけで解決できる範囲はどうしても限られています。

「おまかせ はたラクサポート クラウドサービス」のようにデジタルをしっかり活用することや、テルウェル東日本社との取り組みのように過渡期を乗り越えるBPOサービスを活用することが大事であるという考えが、社内に浸透したのではないでしょうか。

―― 今後の展望をお聞かせください。

並木氏：今後、ますます高齢化社会が進行していくにつれ、ヘルスケア領域のサービスはより一層求められると思います。今回の取り組みで根付いたデジタル活用を継続しながら、より効率よく、多くの方の健康増進や企業の健康経営に貢献していければよいですね。

また、最近ではエイジェックグループとして「KING OF TIME for おまかせ はたラクサポート」が導入されたとも聞いていますので、弊社だけでなくグループ全体としてNTT東日本と良きパートナーとして取り組んでいきたいと考えています。

―― 弊社の「おまかせ はたラクサポート」は、どのような企業におすすめできるでしょうか。

並木氏：お取り組み以前は、「NTT東日本さんは国内大手企業だから、きっとわたくしどもの企業規模では対応してくれない」という勝手なイメージを持っていました。しかし実際に取り組みが始まってみると、費用も非常にコストパフォーマンスがよく、オリエンテーションやお打ち合わせ、電話での対応も、とても親身で丁寧でした。良い意味で、ギャップを感じたのです。だからこそ、デジタル化に課題を感じている企業であれば、どのような企業にとってもおすすめできるサービスだと言えるのではないでしょうか。

- 上記ソリューション導入期間は2022年2月～です。
- 文中に記載の組織名・所属・肩書・取材内容などは、すべて2023年3月時点（インタビュー時点）のものです。
- 上記事例はあくまでも一例であり、すべてのお客さまについて同様の効果があることを保証するものではありません。