2024.10.24 ｜ interviewer：NTT東日本　北森　雅雄（Masao Kitamori）

シフト作成や給与計算を効率化し、どこからでも勤怠管理が可能に！「地域福祉✕デジタル」の取り組みとは

地域に暮らす人生の先輩方への恩返しと、地域福祉への貢献を企業理念に掲げる株式会社アモリア。群馬県高崎市吉井町（よしいまち）を拠点に置く同社では、住宅型有料老人ホームやデイサービス、学童クラブを運営しています。

福祉・介護サービスを地域密着で拡大する一環として、デイサービスや学童クラブ向けに施設を増やしたことをきっかけに、今回「KING OF TIME for おまかせ はたラクサポート」（以下、「KING OF TIME」）を導入いただき、勤怠管理のデジタル化についてお取り組みさせていただきました。

今回は、紙媒体で職員さんの勤怠情報を管理されていた頃の課題や「KING OF TIME」を採用いただいた背景、そして導入後の成果について、同社代表取締役である久保さまにお話を伺いました。

• ソリューション導入成果

  ・給与計算の作業時間が1/2に、シフト作成は1/3に短縮された

  ・施設や場所に縛られず、事務作業ができる環境を構築

  ・職員さんの出退勤が、手書きよりも厳密に記録できるように

• NTT東日本選定のポイント

  ・ビジネスメディア「BizDrive（ビズドライブ）」からお問い合わせ

  ・施設間のネットワーク構築とセキュリティ対策の取組み後にツールを導入

  ・ツール操作や補助金の申請など、サポートの手厚さを高く評価

―― 「KING OF TIME」の導入はどのように進行しましたか。

久保さま：2023年9月から導入を開始し、およそ2ヶ月後には勤怠管理業務に活用し始めました。バックオフィス業務にITツールを導入したのは初めてのことでしたので、少々時間がかかってしまった印象です。特に時間がかかったのは25名の職員さんの個別設定を入力していく作業でした。

また、ツールの導入と同時並行でIT導入補助金の申請も進めました。こちらは申請が無事に通過するまでおよそ3ヶ月かかりましたが、NTT東日本さまからのサポートもあり、特に混乱やトラブルもなく、申請が完了しています。申請が差し戻されることもなかったですね。

職員さんにとっての変化は、タイムカードを差し込む作業からICカードを端末にタッチすることくらいです。特に難しい説明もなく、一度の情報共有で切り替えることができました。もちろんそれぞれの施設で共通して使えるICカードですので、施設を行き来する職員さんにとっては便利な変化かと思います。

―― ツールの導入にあたって、どのようなサポートがありましたか。

久保さま：ちょっとした操作方法や、職員さんの設定作業で分からないことが発生した際に、複数の質問内容をまとめて電話でご相談させていただきました。さまざまな質問やご相談があったので長い時間の通話になりましたが、ご対応いただけてとても助かっています。

電話サポートだけでなく、訪問でもサポートいただきました。訪問時には操作方法などのご相談ではなく、ツール導入の進捗や勤怠管理業務がどのように変わったかといった定例会のような内容でした。電話での回答も訪問時の会話もテンポよく打ち返していただけるイメージで、とても頼りになりました。

―― 「KING OF TIME」の機能でお気に入りがあればお聞かせください。

久保さま：基本的な機能ですが、給与計算ソフトとの連携は便利だと感じています。弊社では、税理士さんからの指定で「TKC戦略給与情報システムPX2」を使用しており、「KING OF TIME」とシステム連携ができます。勤怠情報をCSVデータで出力し、そのまま給与システムに連携できるため、職員さんの給与計算がシンプルかつスムーズになりました。システム連携にはマニュアルも整備され、設定等に迷うこともありませんでした。

―― 「KING OF TIME」の導入でどのような効果が得られましたか。

久保さま：施設や場所に縛られずに事務作業ができる環境を構築するという当初の目的は達成できています。それぞれの施設で勤怠管理の事務作業ができるようになり、途中で作業を中断して施設を移動しても、別の施設で作業の続きに取り組めるので効率的です。

また、すべて手入力とExcel上で管理していたシフト作成や給与計算をインターネット上のツールで自動化できました。その結果、月末に対応していた給与計算が、1時間から30分ほど、つまり半分の時間に短縮することができています。さらにシフト調整の作業時間も、1/3ほどまでに短くできました。

―― 今回の取り組みに対するご感想をお聞かせください。

久保さま：会社としても、私自身にとっても、バックオフィス業務にITツールを本格的に導入するのは初めてのことでしたので不安に感じることもありました。しかし実際に始めてみると本当に大変なのはツールの操作を覚えるまでの初期段階であり、ある程度使いこなせるようになると改めて便利さを感じるようになりました。今ではやって良かったと思えています。

職員さんの勤怠管理にも少しだけ変化がありました。ICカードをかざすだけの出退勤になっただけでなく、手書きで出退勤時間を記入できるタイムカードと比べて記録がより厳密になったのです。そのため、たとえば退勤時間がついつい遅くなってしまうことがなくなり、業務時間と出退勤時間をしっかり分けることができました。

―― 今回の取り組みを受け、今後の展望をお聞かせください。

久保さま：「地域福祉への貢献」というミッションを変えず、熱意をもって福祉・介護事業に取り組んでいきます。全国的にみて高齢者介護の施設やサービスは足りていないと言われている中でも、地域によっては事業者同士が競争しているケースも耳にしました。

そこで私たちは既存の事業規模を拡大するのではなく、もっと地域の福祉・介護の課題に根ざして多角的な事業を展開していこうと考えています。2024年からスタートしたデイ施設内の学童クラブもその一環です。

また、事業の多角化と同時並行で、私が抱えている事務の仕事は職員さんに少しずつお任せしていきたいと思います。

―― デジタル化に課題を感じている企業に向けて、メッセージをお願いします。

久保さま：福祉・介護の業界全体の課題として、デジタル化が進まずに紙で業務を回している現場がまだまだ残っていることが挙げられます。職員さんもプライベートではスマートフォンやアプリケーションなどのデジタルを活用できている一方で、仕事になると途端にアナログになってしまうのです。もちろんアナログな方法にもメリットはありますが、利用者さまに対してより良いサービスをご提供することに繋がるのであれば、積極的にデジタル活用を模索するべきです。

上記ソリューション導入期間は2023年9月～です。
*文中に記載の組織名・所属・肩書・取材内容などは、すべて2024年9月時点（インタビュー時点）のものです。
*上記事例はあくまでも一例であり、すべてのお客さまについて同様の効果があることを保証するものではありません。