テレワークを活用した働き方改革

人手不足が問題視されているにもかかわらず、子育てや年齢的な問題による「ワークライフバランスの乱れ」を理由とした離職は後を絶ちません。テレワークは、離職率の問題の解決をサポートし、企業・従業員にとっての理想的な勤務環境作りに貢献します。ここでは、テレワークの活用により期待される効果、および導入プロセスをご説明します。

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ICTに関する課題解決・活用

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テレワークとは

テレワークとは、「tele(離れた場所)」と「work(働く)」を合わせた造語で、ICT(情報通信技術)の発達により可能となった、時間や場所にとらわれない働き方のことです。
働く場所によって、「在宅勤務」「モバイルワーク」「サテライトオフィス勤務」の3種類に分類されます。

テレワークとは

リモートワークとの違い

リモートワークとは、会社から離れた場所を仕事場として遠隔から業務を行う働き方のことです。テレワークとリモートワークはほぼ同義の言葉として使われており、いずれもオフィスに出社せず働くことを意味します。
なお、地方自治体や行政機関は施策やイベント情報を公表するにあたり「テレワーク」と呼称しており、現状ではテレワークの方が認知度の高い表現だといえます。

テレワークに関連するサービス

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  • クラウド上のストレージにデータを自動保存する「データレス機能」付きのレンタルパソコンサービス
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  • パソコンなどのIT機器・ソフトウェアの使い方からトラブルまでまとめてサポートするサービス

テレワークの種類とそれぞれの特長

テレワークは働く場所によって、大きく3つの種類に分類され、それぞれ以下のような特長があります。

在宅勤務

在宅勤務とは、自宅を仕事場として業務を行うタイプのテレワークです。通勤にかかる時間を削減し、各々が自宅で理想的な仕事環境を構築できるため、従業員の負担を軽減できるメリットがあります。

モバイルワーク

モバイルワークとは、取引先企業のオフィスやカフェ、移動中のタクシー内などを利用し、特定の場所にとらわれることなく業務を行うタイプのテレワークです。業務は主にノートパソコンや携帯電話を使って行います。事業活動のうち必要な部分にのみ取り入れる形となるため、既存の体制を大きく変更しなくても良い点で優れています。

サテライトオフィス勤務

サテライトオフィス勤務とは、業務に必要な設備を備えたサテライトオフィス(本社から離れたテレワーク用のオフィス)を用意し、通勤の負担軽減を図りつつ労働生産性を高めるテレワークです。オフィスの維持にコストがかかるものの、在宅勤務より勤怠管理やモチベーションコントロールを行いやすい点で優れています。

テレワークが注目されている背景

近年、日本は少子高齢化が叫ばれており、あらゆる分野で人手不足が顕在化してきています。政府によりテレワークが推進され、世間から注目を集めている背景には「労働力人口の減少」という日本の抱える大きな問題があります。
こうした背景を踏まえて、勤労意欲があるものの何らかの理由により出社できない人々を雇用し、労働力を獲得する方法としてテレワークが注目されています。

テレワークの導入率

総務省が公表する「令和元年版 情報通信白書のポイント」によれば、2018年のテレワーク導入率は19.1%。2016年が13.3%、2017年が13.9%であったため、導入率は急速に高まっているといえます。

テレワークの導入率テレワークの導入率の推移

また、企業の規模別に導入率をまとめた調査結果によれば、大規模な企業ほどテレワークの導入率が高い水準にあります。
従業員数が300人より少ない企業では15%程度の導入率となっており、大規模な企業に比べて導入が進んでいない状況です。

企業のテレワーク導入率(規模別)企業のテレワーク導入率(規模別)

テレワーク導入の課題

テレワークの導入にはいくつかの課題があり、特に下記3点をクリアできるかどうかは導入後の効果に大きく影響します。

情報セキュリティのリスク

テレワークは、仕事に用いる機器を社外に持ち出すため、情報漏えいの可能性が高まります。そのため、資料や端末を放置したまま席を離れない意識はもちろん、盗難時に遠隔からモバイル端末をロックできる「モバイルデバイス管理(MDM)」のようなセキュリティシステムの導入が求められます。

勤怠管理などのマネジメント

テレワークの導入により、ある程度の時間と場所の選択権は従業員に委ねられます。勤怠状況の把握が難しくなり、従業員が必要以上の休息時間を設けていたり、周囲の目がないために生産性が低下したり、マネジメント面の課題が生じる可能性があります。

コミュニケーションの不足

テレワークを導入することで、従業員同士のコミュニケーションの機会が減少し、情報共有が疎かになる懸念もあります。また、社内におけるタスク・役割が明確化されていないことで、業務がスムーズに進まなくなってしまう可能性があります。

テレワーク導入のメリット

上記のような課題をクリアできれば、テレワークの導入によって複数のメリットが期待できます。いずれも、多くの企業が直面する問題解決をサポートするものです。

離職率の低下

育児などを理由とする離職は、テレワークの導入による柔軟な勤務体制の整備により低減できる可能性があります。
少子高齢化により労働力人口のさらなる減少が深刻視されるなか、テレワークを導入することで、労働力の確保が見込めます。

多様な人材の確保

オフィス以外の場所を仕事場と認めることで、地域を問わず多方から従業員を受け入れられます。結果として、通勤などの都合により諦める必要があった「優秀な人材の雇用」が可能となります。

生産性・業務効率の向上

既存の職場環境がすべての従業員にとって最大のパフォーマンスを発揮できる環境であるとは限りません。テレワークの導入によりそれぞれが「自身のパフォーマンスを高める環境作り」に努めれば、生産性・業務効率の向上が期待できるでしょう。

災害などによるリスクの分散

事故や災害による事業のストップとそれによって被る損害の拡大は、多くの企業にとって避けなければならない問題です。テレワークを活用することで、災害により出社に危険が伴う場合であっても自宅・避難先などの安全な場所から業務を行えます。従業員を危険から守りつつ、事業停止による損害などのリスクの分散をすることができます。

企業イメージの向上

テレワークの導入は、取引先や顧客に対して「多様性を認める柔軟な企業」といったイメージを持ってもらうことができます。また、前述した災害時のリスク分散は取引先にとっての安心材料となり、企業イメージを高めるポイントとなります。自社にとってメリットとなるだけでなく、取引先や顧客にも良い印象を持ってもらうことができるのです。

テレワーク導入のポイント

テレワーク導入は複数のメリットが期待できるものですが、導入の判断において注目すべきポイントが3点あります。

コスト
軽減できるコストの大きさ
生産性
生産性向上による利益率の変化
事業継続
テレワーク導入前後の事業継続性

テレワーク導入によりコストが増える、あるいは生産性低下が懸念されるなら、テレワーク導入は控えた方が良いものと判断できます。また、現時点で事業継続性に問題を抱えているかどうか、テレワーク導入により「災害時の業務対応」が改善されるか否かも検討の材料となります。

テレワーク導入の流れ

テレワークの導入は、全体像を把握して計画的に進める必要があります。この章では、テレワーク導入までの7ステップをご説明します。

  1. Step1
    導入検討・全体方針決定・経営判断

    テレワークの導入は企業と従業員の双方にメリットのある選択ですが、すべての場面で最適な手段であるとは限りません。密なコミュニケーションを要する企業設立直後や社内のテレワークに対する理解度が低い場合などは、導入を慎重に進めるべきです。役員や従業員の意見を聞きつつ、テレワークにまつわる今後の全体方針を決定します。

  2. Step2
    現状把握

    テレワークの導入を進めることが決まれば、次は具体的なプラン考案のため「自社が抱える現状の課題」を把握します。テレワークの導入は、課題解決の手段であり目的ではありません。業務のリモート化はどういった課題を解消し、どういった問題の顕在化につながってしまうのか、複数人の意見をもとにした客観的な現状把握を進めます。

  3. Step3
    導入に向けた推進体制の構築

    テレワークの導入は、いわば社内の抜本的な改革です。導入のための推進体制(チーム)を立ち上げるなど積極的な働きかけが求められます。

  4. Step4
    テレワークに関する社内ルール作り

    導入を進める上ではテレワークに関する社内ルールの構築は欠かせません。在宅勤務を採用するのかサテライトオフィス勤務を採用するのか、どの部署の従業員を対象にすべきかといった要素を判断し、自社の事業内容にマイナスの影響を与えないルール作りをめざします。

  5. Step5
    環境の整備

    社内ルールの決定に伴い、テレワークに欠かせないICT環境の整備を行います。業務遂行に使用する機器・設備はもちろん、テレワークだからこそ必要となる勤怠管理やコミュニケーションの手段をピックアップし、リモート環境から仕事を行えるシステムの構築を進めます。

  6. Step6
    情報セキュリティ対策の実施

    オフィスの外に情報を持ち出すテレワークでは、情報セキュリティの対策に一層の注意を払う必要があります。インターネット接続によるウイルスの侵入を防ぐだけでなく、物理的に情報端末を盗まれるようなことのないようその回避策を示し、また仮に盗難されても端末を遠隔ロックできるシステムを活用するなどの対策を取ります。

  7. Step7
    テレワークの導入・評価

    テレワークの導入後、想定通りに生産性は向上しているのか、情報セキュリティに対する意識の欠如は起こっていないかなど、テレワーク導入による効果を多角的に評価します。導入後の評価や従業員の意見を交えつつ、テレワークの導入が社内外へ好影響を及ぼすよう、定期的に運用体制の見直しを行う意識が求められます。

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  • 「Amazon WorkSpaces」の手軽な利用をサポートする、設定・監視・運用代行サービス
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