意外と知らないオフィスの開業・移転

オフィスの開業・移転は、事業者にとって一大イベントです。しかし、その具体的な手順を把握しておらず、直前になってから急いで情報収集を迫られるケースも少なくありません。ここでは、オフィス開業・移転の流れについてご説明します。

計画的にオフィスの開業・移転を実行するためには、全体的な手順を理解しておく必要があります。開業する場合、移転する場合の流れについてご説明します。

開業時の手順

1．事業内容に適したオフィス形態を選択

オフィスの開業時には、SOHOやレンタルオフィス、賃貸オフィスなど、事業内容に適したオフィスの形態を把握しておくようにしましょう。

2 ．引越し時期を決定して賃貸契約

賃貸契約には時間がかかることがあります。開業時期を想定し、事前に契約を進めておく必要があります。

3 ．オフィス機器の準備やICT環境の整備

契約後は、ビジネスフォンやプリンター、Wi-Fiなどのオフィス機器やICT環境整備の準備を進めておきましょう。NTT東日本では、オフィスのICT環境のサポート・管理をまるごとお任せいただける「まるらくオフィスサービス」をご用意しております。

4 ．開業にともない必要な各種届出

開業届（個人事業主の場合）や住所の変更届など、開業に伴い必要となる各種届出を忘れずに行うようにしましょう。

移転時の手順

オフィス移転時の手順は現オフィスの退去準備、および新オフィスの移転先選定を並行して進めなければなりません。
オフィスの規模が大きいほど移転に時間がかかるため、余裕を持って実行に移せるように移転完了まである程度の期間を見越して、各プロセスを踏んでいきましょう。

現オフィス退去までの手順

1. 移転計画の立案・社内共有
2. 現オフィスの解約予告
3. 現状のオフィス機器やICT環境の撤去・移転
4. 取引先へ事前に移転の挨拶
5. 現オフィスの原状回復工事
6. 現オフィスの引き渡し

現オフィスの退去準備を進めるかたわら、同時期に新オフィスの選定や引越しの手配を進めていきます。
この際、事業の効率を下げることなく移転を完了させるため、社内に移転計画をシェアして各員に準備作業の役割を配することが欠かせません。移転作業を取り仕切る人員が中心になって、どのような作業が必要になるのか早期に洗い出しておきましょう。

新オフィス移転までの手順

1. 新オフィスの選定と賃貸契約
2. オフィス機器の準備やICT環境の整備
3. 引越し時期を決定して社内告知
4. 荷物の選別・梱包と廃棄物処理
5. 新オフィスへ移転
6. 移転にともない必要な各種届出

電話番号やネットワーク環境などの整備は、事業を行ううえで欠かせません。オフィスの開業・移転時、優先して確認すべき項目の一部をご紹介します。詳細情報や業種別の情報は、「開業_移転のお役立ち情報」をご覧ください。

電話番号の変更の有無

オフィスの移転先によっては、これまで使用していた電話番号を利用できないケースがあります。電話番号の引継ぎができない場合は、ネット上に公開しているデータをはじめ、広告や名刺に記載している電話番号を変更しなければなりません。
また、取引先・顧客に対して、電話番号を変更する旨を伝える必要があります。

ビジネスフォンの設置・増設

ビジネスフォンの新規設置や増設などは、回線工事などが発生する場合があります。そのため、オフィスの開業・移転時に行うことをおすすめします。また、ビジネスフォン機器を利用する方法以外に、ビジネスフォン機能を備えたクラウドサービスを活用するという手段もおすすめです。NTT東日本では、内線通話機能やPBX機能をクラウド上のサーバから提供する「ひかりクラウドPBX」をご用意しております。

ネットワーク環境の構築

業務に必要となるネットワーク環境が構築されているのか、情報セキュリティ対策は施されているのかチェックしておきましょう。

パソコンやモバイル端末などのデバイスの準備

業務に必要なパソコンやモバイル端末が揃っているのか、使用可能な状態にあるのか確認が必要です。このとき、導入コストだけではなく、業務のレベルに適した処理能力を有しているのか留意しつつ準備しなければなりません。

複合機の設置（OCRサービスの導入）

オフィス開業・移転前に計画したレイアウトの通り、プリンターやFAXが設置されているのかチェックして、あとから移動を迫られないよう適切な位置へ配置しておきましょう。
また、最近では、紙文書などを電子化して管理する、ペーパーレスが注目されつつあります。プリンターやFAXなどの複合機を設置せずに、OCRサービスなどを活用することで、ペーパーレスの実現を目指すことができます。NTT東日本では、手書き書類や帳票の文字読取を行い、データ化する「AIよみと～る」をご用意しております。