社内の紙文書を電子化して管理

業界を問わず進みつつあるペーパーレスの流れは、一時的なトレンドではありません。文書を電子化して管理する体制は合理性が高く、生産性の向上を追求するうえで欠かせない施策なのです。ここでは、社内の紙文書を電子化するにあたり、必要となる基礎知識についてご説明します。

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文書の電子化とは

文書の電子化とは、紙の文書をデジタルデータに変換することです。電子化に関連する法律は柔軟に変化しており、スキャナやデジタルカメラのほか、スマートフォン撮影による文書の電子化が認められています。

文書の電子化とは

文書の電子化に関連するサービス

  • AI技術を活用して大量の書類を簡単にデータ化できるOCRサービス
  • 社内システムへの投入作業など、定型的な業務を自動化するサポート付きRPAツール

文書を電子化して管理する目的

文書の電子化は、コスト・業務効率・セキュリティのいずれにも恩恵があり、企業が生産性の向上を目的として導入するケースがほとんどです。従来まで厳しかった規制は緩やかになりつつあり、今後ますます導入件数は増えていくことが予想されます。

文書を電子化して管理することの4つのメリット

現在も、重要書類を紙で保存する文化は主流であるものの、デジタルデータで文書を管理するメリットを考慮すれば、電子化に一定の優位性があります。
文書の電子化によりもたらされる、4つのメリットについてご説明します。

1.管理コストの削減

紙の文書は管理にスペースを要します。廃棄できない文書が溜まる一方では、いつか保管場所に限界が来てしまい、文書を保存するためだけに新たなスペースを用意しなければなりません。その結果、文書を整理するためのファイルボックスやキャビネットが必要となり、保管場所を拡張するたびに金銭的なコストが発生するのです。
また、保管するスペースが広くなれば整理や清掃、文書の出し入れに時間がかかり労力と時間を浪費してしまいます。文書を電子化すれば、こうした金銭的・人的コストの大部分を削減可能です。文書はデジタルデータとして記録媒体に保存され、それらはパソコンの検索機能によって一瞬で呼び出せます。

2.業務の効率化

1つしかない紙の文書を複数人に共有する際は、順番を待ったりコピー機で複製したりといった手間が欠かせません。
一方、文書を電子化していれば組織内での共有はもちろん、出張中の社員に対する文書の共有もスムーズです。文書のために作業を中断したり、会社を行ったり来たりする必要はないため、業務から徹底的に無駄を排除できます。

3.書類紛失リスクの減少

文書を紙のまま管理している場合、自然災害に巻き込まれた際に紛失するリスクが高まります。また、文書を持ち出せば盗難にも注意しなければならず、物理的な書類であるために付きまとうリスクは計り知れません。
文章を電子化すれば、複数のデバイスに移動させられるほか、オンライン上で社員にのみ共有することも可能です。こうして「データに実体がない」という特性を活かして、自然災害や盗難リスクから文書を守れます。

4.企業競争力の強化

文書の電子化を導入する企業は増えつつあるものの、その企業全てが徹底してデジタルデータに変換しているわけではありません。事実、膨大な数の書類から目当ての文書を探すため、社員が必死になっている光景は多くの会社で見かけられます。
そのため、文書の電子化を本格的に導入することで、いまからでも他社との差別化を図れるのです。文書を電子化しておけば、取引先・顧客に関する情報をいち早く検索できるため、スムーズな対応が可能となり効果的に満足度を高められます。

知っておきたい文書電子化に関する法律

文書の電子化は、いくつかの法律によって認められた行為です。昨今トレンドとなりつつある文書の電子化は、どのような法律により許可されているのかご説明します。

電子帳簿保存法

電子帳簿保存法は、国税関係帳簿や国税関係書類等の電子化にまつわる法律。正式には「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」であるものの、電子帳簿保存法という呼び方が一般的です。
従来の税法では「紙の原本の保存」を義務付けられていましたが、電子帳簿保存法の制定に伴って文書を電子データとして保存することが認められました。度重なる改正により、定期的にIT化の流れを反映した内容へ変更されています。

e-文書法

e-文書法は、2つある以下の法律の総称です。

  • 民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律
  • 民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律の施行に伴う関係法律の整備等に関する法律

電子データに変換した「国税関係帳簿等」の保存を認める電子帳簿保存法に対して、e-文書法は「あらゆる法定保存文書」を電子データとして保存することを認めるものです。

文書電子化をする際の注意点

文書を電子化するにあたり、これまで保管していた膨大な数の書類に触れることとなります。おそらく大部分の文書が重要書類であることから、細心の注意を払いつつ電子化をすすめる意識が欠かせません。
文書の電子化にあたり、どのような点に注意すれば良いのかご説明します。

不要な文書がないかどうか精査する

文書を電子化すれば管理スペースを削減できますが、確認しないまま全ての文書をデジタルデータに変換してはいけません。電子化により管理は効率化されるものの、不要な文書と重要な文書が混在している状態は、少なからずデータの検索を妨げます。
デジタルデータへの変換に伴って、必要・不必要な文書を精査したのちに電子化することを推奨します。

電子化後の原本を個別に管理・もしくは廃棄する

電子化の完了後は、基本的に不要となった文書を全て廃棄することになりますが、廃棄がはばかられる文書は別途管理することも検討しましょう。
残すべき文書を廃棄、もしくは廃棄すべき文書を残してしまうことのないよう、文書の精査に携わる人員に情報共有を怠らないよう注意が欠かせません。

電子化した文書を適切に管理する

電子化した文書は、セキュリティ対策を施しているデバイスに保管し、情報の検索をスムーズに行えるよう整理する必要があります。文書に触れる全ての人員が、迷うことなく操作できるような管理ルールの設定が推奨されます。

OCRサービスで文書電子化をサポート

紙の文書をスキャナ等で電子化した状態では「画像データ」に過ぎず、その文書にどのような文字列が配置されているのかをパソコン自体は認識していません。人間は画像内に写された文字を読み上げられますが、パソコンには画像としか認識できないのです。
「OCRサービス」は、こういった問題をするため登場したシステムです。文書の文字を読み取ってデータ化できるため、パソコンでの管理に適したデータに変換されるうえ、手書きの文字も高精度に判別するため必要な人的コストはわずか。労力と手間を要する文書の電子化を、バックアップしてくれる心強い存在です。

文書の電子化に関連するサービス

  • AI技術を活用して大量の書類を簡単にデータ化できるOCRサービス
  • 社内システムへの投入作業など、定型的な業務を自動化するサポート付きRPAツール

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