企業にとって大切な文書・書類管理

文書・書類管理は疎かになりがちですが、コスト削減や業務の効率化を進めるうえで重要な役割を持っています。ここでは、徹底した文書・書類管理がもたらすメリットと、管理体制を構築する際のコツをご説明します。

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文書管理と書類管理の違いとは

文書管理は、「組織単位で文書を管理する」といった意図で使われる場合が多く、社内の管理体制を指す言葉としての意味合いを持ちます。具体的には、あらゆる文書・書類の管理を最適化し、組織全体が業務中に文書をスムーズに利用できるよう整備することです。
一方、書類管理は「各々の整理整頓」を指すときに使われます。要約すると、文書管理は組織という大きな枠組みにおける管理、書類管理は個人という小さな枠組みにおける管理を示した言葉です。

文書管理と書類管理の違いとは

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文書・書類管理をする目的

文書・書類管理を行う目的は、「各員が目的の文書をすぐに取り出せる管理体制」を構築することです。そのためには、社内にある全ての文書を合理的な形で整理し、その状態を最小限のリソースで維持できるよう対策をとる必要があります。

多くの企業が抱える文書・書類管理の課題

社員のデスクに文書が散乱している光景は、どのような職場でも頻繁に見かけます。問題は、これを当たり前の光景だと認識していることです。
文書・書類管理を怠れば生産性の低下は避けられませんが、見て見ぬふりをする職場は少なくありません。これこそが、多くの企業が抱える課題です。

文書・書類管理の3つのメリット

文書・書類管理を実施することで期待できる、3つのメリットについてご説明します。

1.管理コストの削減

紙の文書は管理に場所を要するため、定期的に整理・処分しなければ保管のために使用するスペースが増え続けます。また、管理スペースの拡大に伴い、管理担当者や文書を持ち出す社員の負担は大きくなり、人員のリソースや時間をむやみに消費する原因となります。
文書の電子化や取捨選択をはじめとする文書・書類管理は、管理にかかるコストを減らすにあたり重要な施策です。

2.業務の効率化

文書が必要になったとき、管理場所を把握していなければ時間のロスを生みます。一日に何度も文書を持ち出す環境であれば、生産性の低下は顕著でしょう。
文書・書類管理を徹底し、文書探しにかける時間を減らせば、結果として業務は効率化されて生産性は向上します。

3.情報流出リスクの減少

日本ネットワークセキュリティ協会(JNSA)の調査によれば、個人情報の流出件数のうち大半はヒューマンエラーであることが読み取れます。

原因別 漏えい件数原因別 漏えい件数

このうち紛失・置忘れや管理ミスを、文書・書類管理を徹底することで回避できた可能性は高いでしょう。事実、紙媒体による情報漏えいが最多であり、以下のデータによれば全体の29.8%を占めています。

媒体・経路別 漏えい件数媒体・経路別 漏えい件数

文書・書類管理の進め方

整理整頓は多くの人にとって面倒な作業であるため、管理の基本を徹底できていない職場は多々あります。まずは何から手を付けていけば良いのか、順番に確認していきましょう。

運用ルールを設ける

文書・書類管理に一切手を付けていない場合、カテゴリー別に文書の管理場所を用意し、一定期間ごとに取捨選択を行うなどの運用ルールを設けることで、文書・書類管理の状況は大幅に改善されます。

重要度に応じて分類する

カテゴリー別に管理場所を分けるとき、推奨される基準の1つが「重要度別に分類する」というものです。重要性が低いものの、形式的に保管する文書は多く存在します。こうした文書をまとめて捨てる際、重要度が等しい文書ばかりを同じ場所に保管しておけば処理しやすいのですが、重要度の高い文書も混在していれば安易に廃棄できません。
結果として、廃棄前に文書の選定作業が発生してしまうため、あらかじめ重要度に応じて分類することを推奨します。

保存期間を把握する

「ナレムコの統計」と呼ばれる法則によれば、作成された文書のうち半年後に利用される文書は10%、1年後に利用される文書は1%にとどまります。つまり、1年経過するとともに、大部分の文書は処理してしまって問題ないのです。
一定期間の経過後にスムーズな廃棄処理ができるよう、保存期間を把握できる管理体制が望ましいでしょう。

文書・書類管理のコツ

進め方を理解したら、あとは少し手間を加えるだけで文書・書類管理が完了します。コツは、ラベリングとグループ化の2つです。

適切なラベリングをつける

紙の文書、電子化された文書を問わず、必要なときスムーズに取り出すためにはラベリングが欠かせません。毎回、文書を開いて内容を確認し、必要な文書か否かをチェックするようでは非効率的です。
基本情報に加え、文書の重要度や保存期間が分かるようなラベリングを施すことで、文書・書類管理を効果的に進められます。

ファイルをグループ化して保管する

ラベリングした文書をグループ化して保管することで、見つけるまでの時間を短縮できます。そもそも、それぞれの文書をランダムな場所に保管してしまえば、ラベリングによる管理の効果はほとんど発揮されません。
紙の文書であればファイリングしてキャビネットへ、電子化された文書は属性別にファイルでまとめて管理するなど、グループ化による保管の徹底を推奨します。

文書・書類管理の重要性

文書・書類管理を怠ればヒューマンエラーを招き、ときに情報漏えいという最悪の形であらわれます。そうでなくても、日々の業務のなかで確実に生産性低下の原因となっており、貴重な人的リソースを浪費している恐れがあるのです。
文書・書類管理の重要性に気付き、いち早く改善を図ることは、これまでに負担していた「目に見えないコスト」の削減に繋がるでしょう。

文書・書類管理に欠かせない紙文書の電子化

業界を問わず進みつつあるペーパーレスの流れは、一時的なトレンドではありません。NTT東日本は、OCRサービスを活用して、紙文書の電子化をサポートします。

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