情報・ファイルの共有の重要性

情報・ファイルの共有は、業務効率化を目指すうえで重要ではあるものの、どのように実践すれば良いのか迷いやすい課題でもあります。ここでは、情報・ファイル共有の重要性について再確認し、実践時に押さえておきたい具体的なポイントについてご説明します。

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情報・ファイル共有とは

情報・ファイル共有は、複数のコンピュータ間でデータを共有することを指します。LAN接続やクラウドストレージの利用など、情報・ファイル共有の方法は複数あるため、利用人数やデータサイズにあわせた共有手段の選定が必要です。

情報・ファイル共有とは

情報・ファイル共有に関連するサービス

情報・ファイル共有を行う意味や目的

情報・ファイル共有を積極的に活用することで、知識やノウハウを効率的に組織全体へシェアできるため、業務効率化を目指すうえで重要な役割を持ちます。可視化されたデータを共有するため、口頭ベースの情報共有よりも確実性が高く、認識に齟齬が生まれづらくなるのです。

情報・ファイル共有を行うメリット

情報・ファイル共有を行うことで、組織に蓄積される情報を体系的に整理しやすくなり、業務の効率化が期待できます。こまめに共有することで場所を問わずデータにアクセスできるため、データが必要になるたびに会社に連絡・出社するといった、非効率なアクションを省略することが可能です。

情報・ファイルの共有不足がもたらす問題点

情報に触れる機会が増えつつある昨今、情報・ファイルの共有不足は多くの問題を引き起こします。どのような懸念があるのか、主な可能性について確認しましょう。

知識やノウハウの属人化

特定の人物に知識やノウハウが集約してしまい、会社全体の能力向上に寄与しない場合、情報・ファイルの共有不足が原因として考えられます。知識やノウハウが属人化したままであれば、新たに参画した社員に体系的な教育を施せないため、組織全体におけるレベルアップの鈍化が懸念されます。

生産性の低下

情報・ファイルの共有を怠ると、本来省略できたはずの業務を繰り返すことになります。これにより、無駄な労力と時間を消費してしまうため、結果として生産性の低下に繋がります。

コミュニケーションの不足

情報・ファイル共有が不足すると、コミュニケーションも比例して不足する傾向にあります。情報を速やかにシェアしない体制は、問題発見や解決のスピードが遅く後手に回ることとなり、時間に余裕がないため議論の機会を逃してしまうからです。

情報・ファイル共有のポイントやコツ

情報・ファイル共有を実践するにあたり、一連のフローを習慣化させるためにはコツが必要です。情報・ファイル共有を、どのようにして既存の業務のなかに組み込んでいけば良いのか、押さえるポイントをご説明します。

情報共有ツールの導入と統一化

情報・ファイル共有を実施するうえで、情報共有ツールの導入は有効な手段です。ただし、導入にあたり複数の情報共有ツールを採用すれば、データの保存場所が分かりづらくなるため、情報共有ツールは統一することを推奨します。

共有の際のルールを策定する

共有時のルールは、体系的に情報を整理するうえで欠かせません。情報共有ツールを利用する場合であれば、「この情報は、このカテゴリーに分類する」といった規則を定めて、誰でも素早くデータへアクセスできる体制作りが重要です。

社内の雰囲気作りをする

初めて本格的な情報・ファイル共有のシステムを取り入れる場合、初期段階では全員がルールに則った運用ができない可能性もあります。ルールを忘れる、もしくは面倒に思い習慣にならない懸念もあるため、データに触れる全員に「情報共有をしなければならない」と意識させる雰囲気作りをすることが大切です。

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