オフィスにかかってくる「迷惑電話」の改善、「通話録音」の活用や自社の営業時間に合った「ガイダンス」活用で業務効率と顧客満足の向上へ

自動更新の迷惑電話フィルタで生産性を取り戻し業務に集中！

オフィスにかかってくる電話は毎日頻繁にあると思います。お客様や取引先だけではなく、迷惑電話や営業電話も多くあるのではないのでしょうか。相手がお客様であれば本業務を止めて対応する必要がありますが、迷惑電話や営業電話に対応するほど社員の方々は暇ではないはずです。
さらに、迷惑電話や営業電話を初めから受けないように、番号をリスト化して対策することもできますが、それも社員の稼働がとられますし、日々更新していかなければいけなくなります。

そのような時は、迷惑電話フィルタ機能があるサービスで迷惑電話の着信を防ぎます。
・警察からの提供データ
・利用者の発着信統計
・サービス提供元の独自調査
上記のデータベースを活用し、迷惑電話・営業電話の悩みを最小限に抑えることができます。

導入事例業種：司法書士事務所

お客様の声

迷惑電話フィルタの機能については導入前はそれほど重視していなかったが、実際稼働させてみるとひと月に電話で約15%、FAXに至っては80%以上を迷惑なものとしてブロックしており、無駄な業務が大幅に減ったことを実感できました。
労力・ストレス的なコストと、FAXはカウンター料金の削減にもなり、コスト削減にもつながりました。

言った言わないのトラブルを、通話録音を活用しオフィス外から迅速対応！

契約内容やサービス、伝言や問い合わせ内容など、社内外問わずに言った言わないのトラブルは付き物で、どの業種の企業でもあるかと思います。
そのようなトラブル発生時に通話を録音しておけば、録音内容を確認することで直ちに現状を正確に把握することができ、トラブルの訴訟リスクを軽減することができます。

ただ、近年の傾向でテレワークが進んでいる中、オフィス外勤務が多くなっていおり、通話録音を聞こうにもオフィス内でなくてはならなかったのが現状でした。それでは、トラブルの対応が遅れてしまいます。
そこで、テレワークに合わせてクラウドサービスを活用することにより、オフィス外でも通話録音を聞くことができるので、お客様対応はもちろんのこと、対応している社員へ迅速にフォローすることが可能です。

導入事例業種：子供服販売

お客様の声

通話録音は交換機のみで行っていて、サーバールームで通話録音データを探す作業が手間となり通録データの活用が出来ていなかった。現在は、クラウドにより管理者のPCからオフィス外からでも、通録データをすぐに確認できるので、クレーマー対応にも即応できるため従業員も案心して電話応対できるようになり、外出の多い役員にも通録データを共有し意思決定のスピードが上がりました。

スケジュールに応じた、事前アナウンス・留守応答の活用で顧客満足向上！

問い合わせの電話を掛けた際に、営業時間外等の自動アナウンスが流れることが一般的になってきました。
お客様相談窓口だけでなく、一般企業から自治体まで、幅広い業種で「電話の自動音声応答」は利用されています。ガイダンスを振り分けることで受付担当の負担を軽減することもでき、お客様にとっても「たらい回し」されることが少なくなるので顧客満足の向上につながります。その反面、設定を動作させるためには手動の機器が多いため、作動し忘れでお客様から不満の声があったり、機器の設定を業者に一任しており、急な設定費用がかかったりと使いづらいという事がありました。

最近では、自動でアナウンスを作動でき、ご自身でPCの画面で簡単にどこからでも設定ができるので業者いらずで簡単にできるようになりました。

導入事例業種：路線バス業

お客様の声

通話録音の事前アナウンスを流すことで『待っていられない』や『録音されたくない』で電話を切ってしまう程度の電話が減ることで、電話応対業務の負荷を軽減出来ました。
他にも、スケジュール設定で、業務の開始と終業時にボタンの押し忘れもなくなり、年間スケジュールも自社で登録できるため、業者依頼をする手間も省くことが出来て、自社作成のオリジナルアナウンスファイルも簡単に登録出来ました。