スマートフォンで内線受信!?
便利なクラウドPBX、その活用法と導入事例をご紹介!

スピード化・クラウド化がますます加速する昨今のビジネスシーンにおいて、注目を浴び始めているクラウドPBX。このワードを耳にされたことがある方、いらっしゃいますか?

「クラウドなら分かるけど、PBXって何だろう?」
そう思われる方も少なくないかと思いますが、実はこのPBX、クラウド同様、オフィスワーカーにとって非常に身近なものなのです。果たして、その正体とは……?

今回は、このクラウドPBXが一体どんなものなのか?について、導入のメリット・デメリット、具体的な導入事例なども交えながら、詳しくお話ししていきます。

そもそもPBXとは?

「あまり耳なじみがない」という方も多いと思われる、PBX。まずはこれについて解説していきます。
PBXとは、Private Branch eXchange(プライベート・ブランチ・エクスチェンジ=構内電話交換機)の略称です。拠点ごとにこの装置を設置することで、企業の代表番号への電話を、複数の社員の多機能電話機で受けたり、社員同士が社内で通話することが可能となります。

現在では、音声信号をデジタル処理するデジタルPBXが広く導入される一方で、最近のクラウド移行ブームを反映し、クラウド環境を利用したクラウドPBXも登場しています。また、IP化してオフィス内の通信網と統合するIP-PBXを利用している企業も、多く見受けられます。

以下では、このPBXの機能・特長について、さらに深堀りしていきます。

PBXで使える機能のご紹介

PBX活用により使える機能・メリットを一部ご紹介します。

機能その1ダイヤルイン

かかってきた外線電話に対して、回線ごとではなく、電話番号ごとに着信させる機能。少ない契約回線で多数の電話番号を利用できるため、通信コストの見直しに役立ちます。

機能その2代表電話番号着信機能

会社の代表電話番号への着信を、事前に設定したグループの電話機につなぐ機能。優先順位の高いものから呼び出す、もしくは空いている内線番号につなぐ、また番号順に呼び出すものなどがあります。

機能その3パーク保留機能

通話中にパーク保留ボタンを押すと、電話を受けた電話機以外でも保留中の着信を受けられる機能。どの電話機からでも保留が再開できるため、通話中の電話を他の人へ転送したい場合、一度保留してから転送先の担当者に対してスムーズに転送することが可能となります。

クラウドPBXとは?

ここまでPBXの特徴を述べてきましたが、本項では、PBXがさらに進化したクラウドPBXについて、導入メリット・デメリットを詳しく説明していきます。

クラウドPBXとは、前項で解説したPBXをクラウド上に設置し、それを利用するサービスのことを言います。PBX設置に際して費用が発生しないため、機器導入コストを軽減できたり、場所を選ばずに電話環境を構築できるなど、多様なメリットが考えられます。まさに、オフィス内の通信環境改善の一助となり得るものと言えるでしょう。

クラウドPBX利用による、4つのメリット

メリットその1機器設置工事が不要なため、導入コストや管理コストを軽減でき る!

通常のPBXもしくはIP型PBXを利用する場合、当然その機能・サービスを可能にする周辺機器と設置工事が必要となります。しかし、クラウドPBXを導入すればPBXの設置場所が クラウド上となるため、自社オフィス内に交換機本体を置く必要も、工事をする必要もありません。PBXの導入を検討されている場合は、クラウドPBXのほうが初期費用を抑えられる場合がありますので、クラウドPBXとPBXを比較されたほうがよいでしょう。
さらに、導入後の運用・保守コストについても、インターネット回線を利用した機器構成ということで、通常のPBXに比べて節約ができるなど、コストパフォーマンスの高さもクラウドPBXの特徴の一つと言えるでしょう。さらにクラウド利用は資産ではなく経費とすることが出来るため、資産管理の手間を省くことができます。

メリットその2オフィスレイアウトの自由度がアップ!

前述の通り、クラウドPBXは主装置本体が不要になるため、オフィスを広く使うことができるため、限られたオフィススペースを有効活用できます。また、クラウド上に主装置機能があるため、従業員増加やオフィスレイアウトの変更、電話機増設に際する設定見直し等についても、手軽かつ柔軟に対応できるうえに、これらを比較的安い料金で実現することが可能です。

メリットその3外出先でも代表番号が受けられるのでビジネスチャンスを逃さな い!

インターネット回線を利用するクラウドPBXであれば、従来のような専用の電話端末機は不要となります。そのため、スマートフォン・携帯電話やPHS、IP電話機、パソコン、タブレットほか、インターネット回線につながる様々な端末をPBXの接続機器として使用することができるため、「電話環境構築の多様化」を実現することができます。
例えば、自身のスマートフォンを内線端末として使用可能になるため、外出先でもお客様からの電話を受けることが可能になります。大切なお客様からの電話を取り逃がすことがなくなり、ビジネスチャンスを逃さずにすみます。また、外出先でも個人の番号を伝えずに電話を受けられるため、プライバシー保護の観点でも優れています。

メリットその4働き方改革の推進につながる!

前述の通り、クラウドPBXはインターネット回線につながるさまざまな端末を、接続機器として使用できるため、テレワークや在宅勤務といった業務形態にもスムーズに対応できます。専用アプリのインストールですぐに使うことができるため、“働き方改革”の推進にもつながります。また、スマートフォンでの内線通話が可能となるため、拠点間の電話代の削減を期待できます。

クラウドPBX利用には、実はこんなデメリットも……

さまざまなメリットがある、クラウドPBX 。一見、良いことずくめのように思えますが、実はいくつかのデメリットも存在しますので、以下に述べるデメリットもしっかりと把握したうえで、導入を検討されることをお勧めします。

デメリットその1月々の通信コスト発生が負担になる場合も

クラウドPBXはインターネット回線を利用するため、毎月インターネット回線使用料が発生します。従業員数が数人規模の企業かつ、オフィス移転もまず考えられないというケースにおいては、通常の家庭用電話機を活用し、基本料金・通話料金が安価なIP電話を契約したほうがお得なケースもございます。クラウドPBX導入前にはまず、しっかりと現状把握をされることが大切です。

デメリットその2環境によって、思わぬ不具合が起きることも

クラウドPBXはインターネット回線を利用した電話サービスのため、利用環境によって、音声が途切れるといった通信の不安定さが出るケースがあります。また、停電になった場合に電話がつながらなくなる、というデメリットも存在します。特に、パソコンと同一のインターネット環境である場合には、オフィス内でのパソコンの使用人数・作業内容によって電話が鳴らなくなるなどの不具合が発生する可能性もあり、注意が必要です。

クラウドPBXの導入事例をご紹介

ここまでは、クラウドPBXの機能や導入するメリット・デメリットなどについて解説してきましたが、実際に採り入れたのち、集客や顧客満足度といった面でどれほどの効果が期待できるのでしょうか?
本記事では、小売業で導入された事例をご紹介いたします。

小売業K社の場合

ユーザー情報

  • 事業内容:小売業
  • 社員数:450名

導入背景

創業150年を超える、老舗百貨店の事例です。老舗故の安心感と上質な接客で、長年、消費者から堅実で安定的なイメージを持たれ続けてきましたが、通信販売サイトの手軽さや大型ショッピングモールの進出といった時代の波にはあらがえず、対策を講じる必要がありました。その対策の一つがクラウドPBXの導入です。

課題と効果

課題

今までは、お客さまより外商担当者へ入電があっても彼らが不在であれば、

  • オフィスや各営業 事務所などで一次対応
  • スケジューラーやホワイトボード などで、外商担当者の居場所を確認
  • 外商担当者の携帯電話に連絡

……という工程を経なければなりませんでした。

課題改善後

クラウドPBXの導入により、外出先であってもお客さまからオフィスへの電話を受けることができるようになり、内勤者の取次稼働の削減や、即時対応が出来るようになりました。また、内線電話も可能なため、手軽でかつハイコスパ。外商担当者の業務効率アップにつながっています。
また、その業務効率化によって、今まで以上にきめ細かいサービスを提供できるようにもなったので、古くから付き合いのある顧客との関係維持などにも非常に役立っています。

  • 文中に記載の組織名・所属・肩書き・取材内容などは全て平成31年2月時点のものです。
  • 上記事例はあくまでも一例であり、全てのお客様について同様の効果があることを保証するものではありません。

まとめ

今後、情報のスピード化がますます加速する中、その時代の波への対応と顧客満足度の維持・向上を両立させることに対して、たくさんの企業が何らかの壁にぶつかるかもしれません。

今回お話ししてきたクラウドPBXは、オフィス拠点間の内線コストの削減、スマートフォンを子機化することによりリモートワークに対応できるなど、さまざまなメリットを有しており、上記課題への対策として非常に有効的なツールと言えるでしょう。

本記事で解説したことを踏まえて、現状に即したサービスの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

NTT東日本の「ひかりクラウドPBX」はスマートフォンを子機活用できるのはもちろんのこと、外出先でも代表番号を受信することができるなど、さまざまな機能を有するサービスです。ぜひ、ご検討ください!

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