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取引先とすぐにWeb会議。どのツールを使う?

働き方改革に新型コロナウイルス対策も重なり、がぜん、注目を集めているのがWeb(ビデオ)会議です。取引先が会議中止や在宅勤務になり、訪問できなくなった皆さんも多いのではないでしょうか。テレビや新聞でもさかんに報じられているように、Web会議を活用すれば、取引先とも場所に関係なくコミュニケーションが取れるようになります。Web会議を利用するに当たって、どのような準備が必要なのか、どのようなツールがあるのかなどはもちろん、ピンチをチャンスに変えるための施策を提案します。

この記事のポイント

  • 端末にカメラ、マイク、スピーカーがあるか、壊れていないか確認
  • 無償版もあるので、まずは使ってみる
  • 情報セキュリティに注意を払う

気軽に始められるクラウド型Web会議

 かつてビデオ会議というと、会議室に大型ディスプレーとカメラ、スピーカー、多地点を結ぶ専用機器が整備されたテレビ会議システムが必要でした。こんなシステムを思い浮かべる人はもう少ないかもしれませんが、パソコンやスマホで使うためにどんな準備をすればいいのか、いくらかかるのか、セキュリティ面の問題はないのかなど、気になることも多いと思います。

 気軽に日常業務や取引先との打ち合わせにビデオ会議を利用したいというニーズに応えるのが、パソコンなどの端末とインターネットを利用したWeb会議ツールです。大規模な専用機器がなくても、クラウドサービスとしてビデオ会議ができますから、専任のIT担当者がいない中小企業・小規模事業者にも適しています。

 パソコンなどでWeb会議を始めるには、端末の準備が必要です。もちろんパソコンだけでなく、タブレットやスマートフォンも端末として利用できます。ノートパソコンは、カメラ、マイク、スピーカーが内蔵されているタイプが少なくありません。ただ、それらが内蔵されていないデスクトップパソコンなどでは、カメラ、マイク、スピーカーを別に用意して外付けしなくてはなりません。インターネットにつなぐネットワーク環境も必要です。

 端末とネットワークの準備が整ったら、Web会議ツールを導入します。テレワークに手軽に使える代表的なWeb会議ツールとしては、マイクロソフトの「Microsoft Teams(マイクロソフト チームズ)」「Skype(スカイプ)」、グーグルのG Suiteの機能として提供される「Google Meet(グーグル ミート)」(旧Hangouts Meet)、シスコシステムズの「Cisco Webex Meetings(シスコ ウェブエックス ミーティングス)」などがあります。それぞれ、導入に当たって、確かめておきたいこと、手順を探っていきましょう。

無償版があるので、まず使ってみる

 これらのWeb会議ツールは無償版とビジネス向けの有償版があります。無償版は有償版に比べて機能的な制約はあるものの、初めてWeb会議を使うという人はまず無償版で使い勝手を確かめ、自社と取引先とでツールを合わせるとよいでしょう。

 こうしたWeb会議ツールは事業者ごとに仕様が異なり、ユーザー同士が同一のアプリケーションを使うことを前提としています。例えばSkypeであればSkype同士が基本です。ただ、アプリケーションをインストールしていなくても、ブラウザ経由でWeb会議を行えるツールもあります。

 問題は、社外の取引先とWeb会議を行う場合です。取引先がそもそもWeb会議ツールを使っていなかった場合は、どうしたらいいのでしょうか。

Web会議ツールを
試してみよう
Microsoft Teams、Skype、
Google Meet、Webex Meetingsなど、
各ツールの特徴について解説

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Web会議の定番ツールの特徴を解説

【Microsoft Teams】

 最近は、MicrosoftのOffice 365を導入している中小企業、小規模事業者も増えてきました。Office 365 Business PremiumやOffice 365 Business Essentialsを導入していれば、Microsoft Teamsが使えます(無償版もあります)。

 自社でMicrosoft Teamsが使えるなら、取引先をWeb会議に招待しましょう。取引先がMicrosoft Teamsを導入していれば問題ありませんし、もし導入していなかったとしても、こちらから招待すれば、取引先はブラウザ経由で参加できます。

 自社にMicrosoft Teamsを導入していない場合、無償版のアカウントに登録してみましょう。無償版は会議に参加するメンバーの最大数やファイルストレージの容量に差があり、会議の録画機能やサポートが受けられないといった制約があります。それでも、Web会議や画面共有などの機能は利用できるので、社内などで試してみると利用の勘所が分かります。

【Skype】

 Skypeは、マイクロソフトが提供する無料のコミュニケーションツールです。アプリ版とオンライン版があります。アプリをインストールしていない場合でも、ブラウザだけでビデオ通話を行えます。ビデオ通話のリンクURLを相手に送り、相手がそのURLをクリックするとビデオ通話を始められます。対応するWebブラウザは、Microsoft EdgeとGoogle Chromeとなっています。

 なお、無償版のSkypeとは別にOffice 365の一部としてSkype for Business Onlineがありますが、Microsoft Teamsへの移行が発表されています。

【Google Meet】

 次にGoogleのG Suiteの一部であるGoogle Meetです。Web会議に招待された取引先はG SuiteのアカウントがなくてもWeb会議に参加できます。Microsoft EdgeとGoogle Chrome、Mozilla Firefox、Apple Safariのブラウザに対応します。これら以外のブラウザ(IEなど)はMeetの機能拡張ソフトが必要です。G Suiteのエディションによって最大参加人数は変わりますが、G Suite Basicでは100人となっています。

【Cisco Webex Meetings】

 最後にシスコシステムズのCisco Webex Meetingsです。Web会議に招待された取引先はWebexのアカウントがなくても参加できます。Microsoft EdgeとGoogle Chrome、Mozilla Firefox、Apple Safariのブラウザに対応します。無償プランでは、1つの会議に最大100人まで参加できるビデオ会議、画面共有、ファイル共有などの機能を利用可能です。

 上記以外にも数多くのWeb会議ツールがあります。どのツールを使う場合でも、注意したいのはセキュリティです。重要な情報を話し合う会議で情報が漏えいしては大変です。各ツールの脆弱性の情報に注意を払い、最新版のアプリケーションを使いましょう。

IT専任者がいない企業へのWeb会議導入のアドバイス

  • それほど費用をかけず導入できるのでまずは使ってみよう
  • 取引先と会議する場合はどのツールを使うか調整しよう
  • セキュリティなどに注意して、アプリは最新版を使おう

ツール選択よりもっと大事なこと

 こうしたWeb会議ツールにおいて、有償版の機能に大きな違いはそれほどありません。どのツールでも、プレゼンテーション資料を共有しながら商談を行ったり、ミーティングの内容を録画して議事録を作成したり、ミーティングに参加できなかった人に録画を見てもらい情報を共有するといった使い方が可能です(エディションによっては有償でもできない機能があります)。無償版などを社内会議などで利用してみて自分にとって使い勝手がいいものを選びましょう。

 取引先からWeb会議ツールを指定されるケースもあります。紹介した4つのツールはどれも、招待されたらそれほど複雑な手順を踏まなくてもWeb会議に参加できる仕組みになっています。Web会議に参加してみて便利だと感じたら、自社での導入を検討し、従業員同士のやりとりにも活用してもよいでしょう。

 新型コロナウイルスの影響によるテレワーク対応のために、あわててWeb会議の導入に動いているケースが多く見られます。しかし、そうした一時的な対応のためだけに利用するのは実にもったいない。利用してみると分かりますが、リアルに会って行う会議とWeb会議では、会話や資料共有などコミュニケーションの情報量に大きな違いはありません。むしろ、会話記録を残す機能を活用することによって、コミュニケーションの行き違いを少なくすることもできます。

 新型コロナウイルスの影響で、取引先を含めてコミュニケーションを取ることが難しくなりました。しかし、Web会議システムを使えば比較的簡単に意思疎通ができ、ビジネスを進められます。一番大事なことは取引先とのコミュニケーションを欠かさないこと、コミュニケーション量を増やして次のビジネスにつなげることです。

 Web会議を導入すれば、集まる場所や移動時間を意識することなく、コミュニケーションが行えるようになります。開催する際、出張が必要だったり、全国の拠点から集まる必要があったりする会議も手軽に実施でき、頻度を増やすことも可能です。新型コロナウイルスへの対応としてだけでなく、業務改善にWeb会議を積極的に活用しましょう。

※2020年4月上旬の情報です。Web会議ツールの機能は頻繁に変わります。最新情報を確かめ、常に最新版にアップデートするなど注意を払いましょう。

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