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【連載】テレワーク探偵・大和田が探る

中小企業テレワークの意外な落とし穴【仕組みづくりの思わぬ壁】

テレワークを進めてみたら「こんなはずではなかった」ということも多いはず。テレワークの仕組みづくりで失敗するケースも増えています。仕組みの観点から何が問題なのかを考えることはとても重要です。『テレワーク大全』(日経BP)の企画・編集を担当した「テレワーク探偵」大和田尚孝から、社員がどんなことに困っているのか、どうやって解決したらよいのかアドバイスをもらいました。

大和田 尚孝
日経クロステックIT編集長や日経コンピュータ編集長を経て、2020年4月より日経BP総合研究所上席研究員。テレワークの課題・メリットを網羅した『テレワーク大全』(日経BP)の企画・編集を担当。

テレワークに踏み切れない人事総務部の悩み

 地方都市の企業である当社も、最近テレワークを取り入れた。初めは社員のほとんどが対応に戸惑っていた当社だが、営業部門を中心に制度もだいぶ定着してきた。IT部門がない当社だが、手探りでいろいろ制度や機器を整えたかいがあったというものだ。

 だが、わが人事総務部のテレワークというと、なかなか実施できていない。雇用契約書や、年末調整の添付書類など、まだまだ紙ベースの業務が多いからだ。

 特に年末調整の時期は、通常以上に業務に忙殺されて残業時間も大幅に増え、部長から注意される始末。テレワークと業務効率化を同時にかなえる秘策はないものか…。

テレワーク探偵・大和田のアドバイス

紙の書類やハンコなどは、テレワークを阻害する大きな要因です。人事総務の分野だと、まだまだそうした紙ベースの仕事が多いのも事実です。現在では、そうした人事総務分野のクラウドサービスもあるので、積極的に検討してみてはどうでしょうか。自動計算などの機能を活用すれば、作業量を大幅に削減できます。また、IT部門がなくても、操作や運用・活用方法をサポートしてくれるサービスもあります。

Web会議のマニュアルなんて、いる?

 テレワーク対応のためにVPNを導入して、Web会議ツールも使うことになったのはよいが、マニュアルが大きな足かせに。使いこなせないベテラン社員から「全部のマニュアルを作れ」と突き上げられて、画面キャプチャー付きの膨大なマニュアルを作成したが、ツール自体が頻繁にアップデートされるので、そのたびにキャプチャーを撮り直すはめになった。

 私は確かに総務兼ITの担当者だけど、マニュアル作りがしたいわけじゃない。「テレワークなんてなくなればいいのに」と思う。でも待てよ、問題はそこじゃない。そもそもWeb会議ツールはマニュアルなしが当たり前。たとえウチのような地方の中小企業であっても、それができない今の状況がおかしいのだ。

地方にも広がるテレワーク
失敗しないポイントは?

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テレワーク探偵・大和田のアドバイス

Web会議のような身近なクラウドサービスは、機能が頻繁に更新されます。使ってもらうことでユーザーの声を吸い上げ、さらに良いものへとリアルタイムに改善していくからです。それがクラウドサービスの大きな特徴であり、大きな利点です。その前提になっているのは「マニュアルレス」で使えることです。

もちろん、使うためには一定のITリテラシーが必要になりますが、それほど高度なものが求められているわけではありません。ITリテラシーの低い人に照準を合わせるよりも、全社のITリテラシーを向上させて、クラウドのメリットを享受するべきです。オフィスに加えて、従業員の自宅のテレワーク環境についても、IT機器やネットワーク、Web会議サービスなどを含むソフトウェアの操作・設定・トラブルサポートをしてくれるサービスもあります。そうしたサービスを利用してもよいでしょう。

ITリテラシーの強化は、後回しにしてもいつかは必要になります。積極的にITリテラシーを高める研修に取り組みましょう。

社員のスマホ通話代が増えて大変

 地方の中小企業の当社もテレワークをトライアル中だ。テレワークにシフトして意外だったのが、スマホの利用が増えていることだ。メールのやり取りやWeb会議だけでなく、スマホも使われることが多いと分かってきた。スマホは個人のものを業務利用してもらっているが、総務担当として社員からのスマホの電話料金の処理をする手間も増えている。社長の決裁を取るのにも一苦労だ。

 それを同期の営業に話したら「テレワーク時にお客さんの電話を受けるのは家の電話ではなくスマホだし、こちらからかける場合もスマホを使うね。会社の電話が使えないんじゃ、仕方ないんじゃない?」と言われた。

 一方、私も含めた総務部員は、代表番号にかかってくる電話を取るために出社している。こちらの身にもなってもらいたいもんだ。何かうまい方法はないものだろうか。

テレワーク探偵・大和田のアドバイス

テレワークになって働き方が大きく変わりました。都心の大企業では家賃の高い都心のオフィスを縮小する動きもあります。会社の代表番号や内線電話の使い方も見直した方がよいでしょう。支給にせよ、社員の私用端末を業務にも利用するBYODにせよ、スマホをそのまま内線電話として使えるサービスもあるので検討してみてはどうでしょうか。

クラウドPBXを活用すればPBX(電話交換機)をクラウド化するので、PBXの設置場所が空きます。オフィススペースの有効活用という点でもメリットがあります。しかも、社員は自分の携帯番号を相手に知らせる必要もなくなり、代表番号で電話をかけられるので、プライバシーも守られます。料金も一本化できますから、精算のための面倒な経理処理の軽減も期待できます。

成功企業例紹介

テレワークで売り上げを倍増

 スポーツ設備や公園、商業施設などの照明設備の新設や改修を手掛ける向洋電機土木では、2009年からテレワークを導入。設備施工の仕事が終わったその場で報告書を作成し、直行直帰することで、社用車の走行距離を短くして、ガソリン代や保険代などコストの削減を実現した。

 さらに驚くのは売り上げが2倍に伸びたことだ。テレワークで削減した分を投資に回して、工事の入札などに求められる資格の取得を社員に促し、応札の機会を増やして、受注率を高めることに成功した。

 テレワーク導入の目的は残業の削減だった。対策としてノートパソコンを支給し、社内で使って慣れたところで、施工現場の事務所など社外で使用させ、疑似的なテレワークを行った。こうして「会社に来ないと仕事ができない」という思い込みを払拭したことが、本格的なテレワークの促進につながった。現在はウェアラブル端末による働き方改革にも取り組んでいる。

※本記事は2020年12月時点の情報に基づいて執筆しています。

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