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【連載】テレワーク探偵・大和田が探る

うまくいかなかったテレワーク……【環境はこう整える】

春先に突然始まったテレワーク。急ごしらえだったために準備不足なところもあったのではないでしょうか。日経BP総合研究所の大和田尚孝に「テレワーク探偵」となってもらい、環境の側面から、会社や社員がどのようなことに困っているのかを探ってもらいました。さらに、どうやって解決したらよいのかアドバイスをもらいましたので、同様のお困りごとを抱えている人は解決のヒントにしてください。

大和田 尚孝
日経クロステックIT編集長や日経コンピュータ編集長を経て、2020年4月より日経BP総合研究所上席研究員。テレワークの課題・メリットを網羅した『テレワーク大全』(日経BP)の企画・編集を担当。

「社員が残業時間をごまかしているのでは」と疑心暗鬼に

 私は人事・総務を担当しているが、当社でもテレワークを導入した。通勤ラッシュから解放されたと社員にも好評だが、会社全体の残業時間は増えてしまった。理由を調べたところ、慣れないテレワーク環境で思うように業務を進められず、結果として勤務時間が増えてしまっているようだ。だが社長は、「どうせ実稼働時間より多めに残業時間を申請しているのだろう?」と疑ってかかる始末。これでは会社がぎくしゃくしてしまう。

テレワーク探偵・大和田のアドバイス

確かに最初は、慣れないテレワークツールの使い方に手こずるかもしれません。けれども、テレワークツールを使いこなせれば通勤時間や得意先への移動時間が短縮でき、時間が有効的に使えるようになります。テレワークの導入だけでなく、使い方支援もしてくれるサービスもあるので検討するといいでしょう。

また、「本当に仕事をしているのかどうか不安だ」というのであれば、クラウド型の労務管理サービスを活用してみてはどうでしょうか。パソコンの稼働状況と連動しているサービスなら、在宅時の勤怠状況の把握も容易で、テレワークで陥りがちな長時間労働を防ぐことにもつながります。集計の手間も省けて、人事・総務担当部署の負担も減り、一石二鳥です。

まともなネットワーク環境がない

 会社からテレワーク用のノートパソコンが支給された。システム担当者は「顔認証機能も付いていてセキュリティはバッチリ。Web会議用の高性能カメラも装備した最新モデルですよ」と言っている。しかし、問題はそこではない。自宅にまともなネットワーク環境がないことだ。

 最近では電話で話す機会も減っていたので、引っ越しのタイミングで固定電話を解約してスマホだけにしている。システム担当者に話すと「そこは自分で何とかしてほしい」と突き放された。試しにスマホでテザリングしてWeb会議に参加してみたが、あっという間にデータ通信量の上限に達してしまった。大好きなYouTubeも見られない。どうすればいいんだ。

良いテレワークは快適な環境整備が不可欠!
テレワーク導入に成功した企業の事例も掲載

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テレワーク探偵・大和田のアドバイス

スマホの契約の多くは、1カ月当たりのデータ通信量に制限があります。それを超えると、途端に通信速度が落ちてしまうケースもあり、Web会議などの映像のやりとりがかなり難しくなります。

スマホの契約を見直して上限を引き上げるという対処方法もありますが、自宅に固定回線を引くのがオススメです。固定回線なら上限を気にする必要はありません。Wi-Fiルーターを設置すれば、無線でインターネットにつながります。自宅が広ければ中継器の利用も効果的です。最近では、「在宅勤務手当」などの名目で会社が個人宅の通信環境整備に支援を行う事例も増えてきているようです。

また、最近はテレワーク環境のIT機器の操作や設定、トラブルまで丸ごとサポートする法人向けサービスもあります。情報システム担当者の負荷軽減のために、そうしたサービスを検討してみるのもよいでしょう。

あのチームワークはどこへ消えたのか

 うちの会社はみんな仲がよかった。仕事終わりに気が合う者同士で一杯飲みに行ったり、バーベキューやスポーツ大会などもやったり……。参加者もそれなりに多く、今どき珍しい会社だったと思う。

 そのためだろうか、会議での議論は活発だった。廊下ですれ違いざまに相談を持ちかけたり、自販機前で缶コーヒーを飲みながら情報交換したりすることも日常風景だった。それが今ではリアルで会うことも減って、会っても何となく他人行儀だ。「これでは組織の連携力が落ち生産性が低下してしまうのでは」と社長が心配するのもよく分かる。

テレワーク探偵・大和田のアドバイス

同僚や上司、部下とのコミュニケーションに支障が出るというのは、テレワークの利用を阻害する要因の1つです。コミュニケーションを活性化するにはテレワークとオフィスワークの上手な使い分けと、チャットやWeb会議といったITツールの活用が有効です。

Web会議をつなぎっ放しにして、朝決めた時間にお互いあいさつをして、発言しない時にはビデオもマイクも切っておくという使い方もできます。プロジェクトの立ち上げ時にはリアルな会議を行って、その後はグループチャットで意見を出し合うというやり方を採っている企業もあります。

また、クラウド型の最新コミュニケーションツールには、仮想空間に全員が出社するような見せ方ができたり、社員同士のコミュニケーション量を見える化する機能が付いていたりするクラウドサービスもあります。追加コストなしでコミュニケーションを見える化できるケースもあるので、検討してみてはどうでしょうか。

成功企業例紹介

 菅内閣が発足して最初に大きな衝撃をもたらしたのが、2020年9月24日の河野太郎行政改革相の全府省に対する「ハンコ廃止要請」だろう。しかし、その5カ月前にハンコの完全撤廃とペーパーレスに踏み切った企業がある。GMOインターネットグループだ。

 創業者であり、同グループの代表取締役会長兼社長である熊谷正寿氏は2020年4月15日に「決めました。GMOは印鑑を廃止します」とTwitterに投稿し、そのわずか2日後に正式発表した。

 同グループは、サーバー運営などのITインフラ関連、インターネット広告、金融など様々な事業を展開している。4月17日から、提供サービスの顧客手続きにおけるハンコを撤廃し、電子契約を全面採用。これによってすべての手続きがペーパーレスで行えるようになり、この動きはグループ全体に広がった。

 同グループでは在宅勤務への取り組みも早かった。新型コロナの問題が日本で深刻化する前の2020年1月に、東京都などで勤務する従業員4000人を対象に在宅勤務を導入している。早期に決断できた理由として熊谷氏は「日ごろからの準備と訓練」や「組織の習慣とコミュニケーション」を挙げる。現在はほぼ全員が在宅勤務に移行した。

 注目するべきところはまだある。コロナ後もテレワークを標準とすると決めていることだ。在宅勤務が可能な部署は在宅勤務を奨励するという。「人間の行動の9割は習慣です。典型例の1つが通勤ではないでしょうか」と熊谷氏は語る。従来のやり方にとらわれない発想こそが、ニューノーマル時代に求められているのである。

※本記事は2020年10月時点の情報に基づいて執筆しています。

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