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  • テレワーク

逆風に挑む、中小企業の星(第5回)

テレワークの悩みをなくす「5カ条」

テレワークをただ導入するだけではなく、それをいい形で継続させるには、経営者と社員の双方に物理的・心理的な壁を打ち砕く必要があります。そのためには何をすればよいのか。
今回は、なんと2016年から完全テレワーク体制を採用しているという、社員30人の企業からのアドバイスをお伝えします。「そんな先進的な事例が、うちの会社の参考になる?」。いえいえ、いくつものヒントが得られそうですよ。ナビゲーターの北村森が「テレワーク体制成功のための5カ条」を聞き出しました。

シックス・アパート株式会社
広報 マネジャー/シックス・アパートブログ編集長
壽 かおり(ことぶき かおり)氏
ノルウェーOpera社を経て、2010年にソフトウェア開発企業のシックス・アパートに入社。約1400人のメディア運営者が集まるコミュニティー「オウンドメディア勉強会」主催。Twitterの@kaoritterアカウントでハッシュタグ「#リモワノウハウ語るよ」でノウハウを発信。2020年11月に、毎日集まらなくてもいい働き方のノウハウをまとめた『リモートワーク大全』(ポプラ社)を出版。

その1 時にはリアルで会うのもよし

北村
シックス・アパートは、企業のウェブサイト構築と運用を支援する製品・サービスを提供する企業ですね。そもそもテレワーク体制に好適な要素が整っている気がします。新型コロナウイルス感染拡大となるずっと前から完全テレワークだなんて、なんだか、すごく特別な企業という気もしなくはない。
まず言いたいのは、テレワーク体制が万能という気持ちはありません。物理的にテレワークが不可能な企業もありますからね。そして、もう1つ強調したいことがあります。私たちの会社も、自発的にテレワークを先進導入したというわけでもないんです。
北村
えっ、どういうことですか。

テレワーク導入の最初のきっかけは、2011年の東日本大震災でした。企業として節電に貢献する方法として、実験的に週1日水曜はオフィスを閉じてテレワーク推奨日としたんです。当初は2011年の夏期のみという実験的な取り組みの予定でしたが、社員の反響がよかったのでその後も続けることになりました。東日本大震災とコロナ禍では状況は異なりますけれど、社会的な課題を前にテレワークを導入したという点では、私たちも去年からテレワークに取り組み始めた企業と変わりません。

そして、2016年に当社が親会社から独立したのを機に、完全テレワーク体制にかじを切ったというわけです。

北村
ずいぶんと思い切りましたね。

時間と場所を問わない働き方を実際にやってみたら、生産性は思ったよりも落ちなかった。いや、むしろ上がったと言えました。まず、個人の時間が増え、その使い方も効率的になりました。テレワークが可能であれば、家族の都合で一時期実家に帰ることになっても、自分の仕事を止めなくて済みます。その分、プライベートな事情で仕事を犠牲にしなくて済むし、その逆もしかりです。

経営面では、オフィス空間を以前の3分の1にできました。

北村
そんな壽さんが肌で感じたことを含め、テレワーク体制がうまくいくためのポイントを教えてください。
最初にお伝えしたいのは、「テレワーク体制のほうがかえって、社員間のコミュニケーションが活発になる」という可能性です。
北村
いや、むしろ逆と考えるのが普通ですよね。

と思うでしょう。でも考えてみてください。オフィスにいると、自分のチームや席が近い人としか、まず話しませんよね。偉い人に話しかけようにも、そもそもオフィスにいない。テレワーク体制だと、チャットなどを通して、いつでも誰にでも話しかけられます。話しかけやすい雰囲気をつくることも大事です。

それともう1つ。毎月、全社員が集まる機会を設けていました。顔を合わせると、仕事の話はもちろん、オンラインで話していた雑談の続きがあちこちで盛り上がります。残念ながらコロナ禍でしばらく止まっていますが、落ち着いたら再開する予定です。

コロナ禍でテレワークを開始した多くの企業や個人は「テレワークにおいては、すべてオンラインで完結させるべき。人と対面していけない」と考えている方が多いように感じます。もちろん現在のコロナ禍の下では、感染対策のために気軽に会いにくい状況です。ただ、「会ってはいけない」という固定観念にとらわれるのは、とてももったいないと思います。

北村
どういうことですか。

すべてをオンラインで完結させる必要はありません。例えば実際の商品を触りながら議論した方が早いというケースや、トラブル発生時など関係者が膝をつき合わせて問題解決に当たるべき事態もあるわけです。

普段離れた働く私たちも、必要があればオフィスはもちろんコワーキングスペースやカフェに集まります。

テレワークによって、会わなくても仕事が進められる新しい働き方の選択肢が増えた、と考えてほしいのです。コロナ禍が落ち着いたら、一気に出社に戻すのではなく、集まるべき時は集まる。リモートでスムーズに働ける時はテレワークにする。他社との会議も、必ず出向くのではなく、オンラインに切り替えることも選択肢として当たり前になるはずです。

最近ではオフィスに誰も出社しない日も多いという

その2 経営層のマネジメント姿勢を見直そう

北村
それは確かに、社員側に必要な意識かもしれません。では経営層や管理層にとっては?
「社員がサボっている」と考えて、テレワークがうまくいかないとしたら、その原因の多くは管理層にあるかもしれません。「管理層が、マネジメントをサボっている」、と言えるのではないでしょうか。テレワーク中の社員のパソコン操作の履歴を監視するツールを導入したとしても仕事の成果は見えません。
北村
管理層としての在り方こそが、テレワーク体制下では問われる、と?
そう思います。オフィスに集まっていようがテレワークだろうが、本来大切なのは「ゴールに向けての業務進捗の共有と成果物の評価」です。部下が目の前にいたとしても、そこを意識できていなければダメなはずです。社員をどう信頼しマネジメントするかのありようが、テレワークでは改めて問われるということでしょう。
北村
ああ、なるほど……。この連載の第2回「テレワークに、町工場の職人が挑んだ!」を思い出しました。社長が社員を信頼し、社員の心が離れないことにもっぱら心を砕いた話でした。
テレワーク体制になっても仕事の本質的な部分は変わりません。
ただし、採用面においては、テレワークの導入には競争力を高める源泉になるでしょう。住む場所を問わず、多くの方に門戸を開くことができます。

その3 「まじめに仕事する」の意味を捉え直そう

北村
テレワークを続けるうえで、ここは欠かせないというノウハウはありますか。

「コミュニケーション力」の
概念が変わる?
テレワークでの存在感の
伝え方

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テレワークになると、1人で仕事をする時間が増えます。1人で仕事を抱え込んでしまい思うように進まないと、「今日は何も進まなかった」と落ち込むだけでなく、チームとしてのボトルネックになる可能性もあります。この問題を解消するには、リモートだからこそ積極的にコミュニケーションを取る。オンラインで会話することはもちろん、必要な時には直接会うことが大事です。シックス・アパートの場合、社員には月1万5000円の「テレワーク手当」が支給されています。社員はそれを通信費や光熱費、自宅のワークスペース整備に充てるだけでなく、リアルで社員同士が会う交流の場づくりにも使っています。
北村
会社側が手当を支給することで、より前向きな体制をつくれる、と。

そうです。手当の支途は不問なので、働きやすくするための費用に自由に活用できます。社員同士近所のカフェでお茶しながら相談や雑談することもあります。

加えて、つくづく感じるのは、テレワーク体制の下では「コミュニケーション力(コミュ力)」の価値が変わる、という話ですね。これまではコミュ力というと、誰とでも打ち解けられるといった意味で理解されていました。テキストを中心としたコミュニケーションになるテレワーク下では、その場の空気を読んで振る舞う必要があるシーンが減る代わりに、別のものが求められます。それは「チームとしての足並みをそろえるために、自分の抱えている仕事と課題をきちんと共有する」力ですね。

北村
仕事における「まじめさ」の概念が変わったのですね。
チームメンバーの働く様子は見えないけれど、それぞれのタスクと進捗を皆が共有している状態に維持することが大事です。それがテレワーカーとしての「まじめさ」だと思います。

シックス・アパート社内のラウンジにて

その4 ちょっとした工夫でストレスを減らす

北村
壽さんには、テレワーク生活での心構えやノウハウをつづった著書『リモートワーク大全』がありますね。ちょっとしたことであっても、とりわけこれが大事、というものってありますか。
自宅はオフィスと違って「仕事に最適化された空間」ではありません。例えば、わが家の例で言いますと、冬場など電化製品を同時に多く使う時期は、家族がいろいろと家事をしていると仕事中に電気のブレーカーが落ちてしまうことがあるんです。これ、オンライン会議中には致命傷ですよね。なので、原因になる可能性が一番高い電子レンジには「会議中は利用禁止」と貼り紙をしています。
北村
リアリティーのある話ですね。

オンライン会議中にはテレビを消してもらう必要があるなど、ご家族のプライベートの時間を邪魔してしまうこともあるでしょう。家以外でも働ける場所として、近所のカフェやコワーキングスペースを調べておくのも大事です。こういうちょっとしたことで、ストレスを少しずつ軽減できます。

一方、社員間であらかじめやっておくべきは、これまで以上の情報共有です。具体的には、他社とのオンライン会議の前に、アジェンダや接続方法やトラブル発生時の代替手段をまとめて共有しておく。これでかなり安心感が違ってきます。つながらないときにメールしか代替手段がないと困りますが、携帯電話番号など他の連絡先を知っていれば焦らずに済みます。

業務上の共有事項はもちろん、ファイルサーバーへのアクセス方法や経費精算の方法、災害緊急時の連絡先など、社内で役立つ情報をこまめにドキュメント化して共有し、皆が編集できるようにしておくといいでしょう。

その5 通信環境やPCの選択でトラブルを防ごう

北村
ITリテラシーの高くない社員を抱える企業の場合、ドキュメントの共有を図るだけでも大変ですよね。

「分からないときにちゃんと聞けるかどうか」という社員の姿勢の話になるでしょうね。つまり、問題解決スキルを個々の社員が身につけられるか。いきなり同僚に聞くのではなくて、まず自分で10分など時間を決めて調査してみて、それでも分からなければ同僚に聞く。適切な回答を得るために、課題を分かりやすくテキスト(文字)でまとめられるスキルも大事です。また、解決したことが他の社員にも役立つ内容であれば皆が閲覧できる場所にノウハウを共有できるとさらによいと思います。

また、企業としても、対策できることはあります。

北村
それは何ですか。
機材のトラブルが頻発していたら、仕事が止まります。通信回線やPCといったテレワークに不可欠な要の部分は、品質が高くトラブルの起きにくいものを用意するのがよいでしょう。通信回線については、通信費用を補助する手当などが考えられます。
北村
ああ、それは重要ですね。オンライン会議でのアクシデントにしても、ファイルの共有にしても、実はそういった基本的な部分をないがしろにしていると起こりがちで、慣れない社員でも、ある程度の知識がある社員でも、対応に疲れ果ててしまうときがありますよね。
そうなんです。仕事の生産性を下げないという意味でも、見逃してはいけない部分だと思います。経営側がテレワークで働く社員を信頼し、テレワークが当たり前の選択肢となるこれからの社会での企業成長のために必要な業務フロー改革を行っていくこと。できるところから、取り組んでいくのがよいと思います。
ナビゲーター
北村森の眼

 壽さんのアドバイスのいくつかは「テレワークだから大事なこと」。そしていくつかは「もともと大事だったが、テレワーク導入であぶり出されたこと」であると感じました。壽さんは言います。「働く環境に関して、コロナ禍の前がベストだったかと言えば、必ずしもそうではありませんね」。そうなんです。この状況では、「元に戻る」のを志向するのではなくて「前に進む」意識が求められています。個人の力を生かして、よりよい仕事環境をつくるにはどうしたらいいのかという話でしょうね。


ナビゲーター
北村 森(きたむら もり)
1966年富山市生まれ。慶應義塾大学卒業。日経トレンディ編集長を経て、2008年に独立。消費トレンド分析、商品テストを専門領域とし、NHKラジオ第1「Nらじ」、テレビ朝日「羽鳥慎一モーニングショー」などに出演するほか、東京新聞/中日新聞など8媒体で連載コラム執筆を担う。また、ANA「北村森のふか堀り」をはじめとした地域おこしプロジェクトにも数々参画。著書『途中下車』は2014年、NHK総合テレビでドラマ化された。サイバー大学IT総合学部教授。

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