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  • 勤怠管理

タイムカードの7つのデメリットを撤廃せよ

スマートな勤怠管理を実現するクラウドソリューション

今でもタイムカードや出勤簿のような「紙」をベースにした勤怠管理を続けている企業も少なくありません。しかし、働き方改革を推進し、コロナ時代の新しい生活様式に対応するテレワークへシフトするには、紙ベースの勤怠管理ではデメリットが目立ちます。スマートな勤怠管理を実現する1つのソリューションとして、クラウドサービスの勤怠管理が注目されています。

この記事のポイント

  • 働き方改革推進と新型コロナウイルス対策でテレワークが待ったなし
  • タイムカードや出勤簿などの「紙」をベースにした勤怠管理に潜む7悪
  • クラウド型の勤怠管理で、不正打刻も無駄集計もなくそう

新しい働き方には新しい勤怠管理を

 あなたの会社では、勤怠管理をどのように行っていますか。パソコンなどで勤怠管理システムにデータを登録する企業が増えています。一方、紙の出勤簿やタイムカードを使い続けているケースもまだまだ多いようです。ある調査では、半数以上の企業が紙の出勤簿やタイムカードを使用しているという結果でした。勤怠管理のためにシステムを導入・運用するコストを考えると、紙の情報を集計して、パソコンに入力して保管する従来ながらの方法でも大きな問題はないと考えてきた経営者も多いでしょう。

 しかし、世の中は大きく変化しています。2020年4月には働き方改革関連法が中小企業にも施行され、時間外労働に上限規制が導入されたことで、正確な勤怠管理が求められるようになりました。タイムカードを押してからサービス残業をしたり、代理でタイムカードを押したりといったことは認められません。

 さらに、新型コロナウイルスの影響で広がったテレワークへの対応も急務です。日常の業務そのものはICT(情報通信技術)を活用したテレワークでうまく継続できたとしても、勤怠管理が紙の出勤簿やタイムカードでは、業務のリモート化や効率化がうまくできません。

 そこで今、紙の勤怠管理から脱出する方法として注目されているクラウドサービスがあります。SaaS(ソフトウエア・アズ・ア・サービス)勤怠管理です。紙での勤怠管理と比較しながら解説しましょう。

※ネットワーク経由でソフトウエアを利用する形態のこと

紙のデメリットが見過ごされていないか

 長年、紙のタイムカードや出勤簿を使って勤怠管理を続けてきた企業にとって、当たり前の光景は業務改善の対象にも含まれていないかもしれません。しかし、実際には紙による勤怠管理には大きなデメリットが7つあるのです。7つの項目すべてを思い浮かべることができますか?

「紙」をベースにした
勤怠管理の
7つのデメリットを解説

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 7つのデメリットとは、「集計の手間」「不正打刻」「リアルタイム性のなさ」「保管の手間」「給与ソフトへの手入力」「時刻補正」「カスタマイズ」です。

 「集計の手間」では、まずタイムカードや出勤簿を回収する手間や、Excelなどに入力して労働時間を集計する手間などがかかります。重要な業務ですが、手作業は人的リソースを多く消費しますし、入力や集計のミスも防げません。

 「不正打刻」については、なりすましによるタイムカードの代理打刻や、出勤簿へのいい加減な記載など、目をつぶるほかありませんでした。勤怠管理システムを導入している企業の多くが、導入理由の1つに「正確な勤務実態を把握するため」と回答しているアンケート結果もあります。SaaS勤怠管理を導入すれば、そうした悩みの解消を期待できます。また、管理者側が残業状況などを確認するにも、締め日以降に集計するまでデータは得られませんから「リアルタイム性」もなかったわけです。

 また、タイムカードや出勤簿を安全に保管する場所や管理体制が必要だったりする「保管の手間」の問題もあります。

 他にも紙のタイムカードや出勤簿のデメリットとしては、集計したデータを給与ソフトに手入力しなければならない「給与ソフトへの手入力」や、打刻機の時刻を正確に保つための時刻補正の作業が適宜発生する「時刻補正」があります。そして、自社の勤怠ルールに合わせた勤怠管理の「カスタマイズ」も、これらの人手をかけて実施しなければなりませんでした。

クラウド勤怠管理がデメリットを解消

 加えて、このようなデメリットは、見えないコストも生んでいます。こうしたデメリットや隠れコストは、クラウドの勤怠管理の導入により解消できる可能性が高くなります。

 勤怠データは自動的にクラウド上に集まりますから、入力や集計、転記などの手間はかかりません。打刻方法も多様です。ICカードによる認証や、指紋や指静脈などの生体認証を組み合わせることで、なりすましを防げます。パソコンのログインやログアウト、ICカードを使用した入退室のタイミングなど、確実かつ自由度の高い打刻を実現することもできます。スマートフォンと位置情報を組み合わせ、外出先からの不正打刻を行えないようにする機能を持つサービスもあります。

スマートフォンと位置情報を組み合わせたソリューションもある

 さらに管理者は、「今」の勤怠状況をリアルタイムに確認できるようになり、月の途中であっても時間外労働が多い従業員に注意をしたり、有給取得が進まない社員に休暇取得を促したりできるようになります。

 勤怠情報はデータ化されていますから、手作業の手間やミスをなくした給与ソフトへのデータのインポートが可能です。もちろんタイムカードや出勤簿のような紙の原本を保管する作業や場所も不要です。クラウドサービスなので、単体のタイムカード打刻機のように時刻補正をする必要はありません。自社の勤怠ルールに合わせたカスタマイズも可能です。

 しかもSaaS勤怠管理は高価ではありません。1人当たり月額数百円といった料金で利用できます。初期費用ゼロでスタートできるサービスもあります。社員数が少なく、初期投資がかさみそうでシステム導入をためらっていた中小企業でも導入しやすい料金です。毎月の煩雑な勤怠管理の業務がなくなる効果を考えれば、さらにメリットは大きくなります。その上、冒頭でも紹介したように、働き方改革関連法への対応やテレワークなどの新しい働き方の検討には、物理的な紙を使うタイムカードや出勤簿では対処が難しくなっています。

 紙の短所を補うSaaS勤怠管理の活用は、これからの時代を生き抜いていく企業に不可欠です。勤怠管理の在り方を検討するタイミングが到来しているのです。

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