クラウドを売上増につなげる成功ポイント

　先ほど花屋の話をしましたが、オンラインショップにも乗り出すことで、売上増を目指す企業は少なくありません。BtoB向けのオンラインショップをオープンしたマリン用品の製造・卸売業（A社）の事例を紹介しましょう。

　A社は全国500店のマリンショップに向け、ダイビングスーツなど様々な用品を提供しています。以前は電話とFaxで注文を受け付けていましたが、これに加えてネットでも商品の卸売りを始めました。マリンショップの店長やスタッフは、サーフィン指導などで外出している時間が長い。そうしたショップの店長からは、「店の外から、スマホでも注文できるようになった」と喜ばれたそうです。

――業界ならではの、想定外の効果をもたらしたわけですね。ほかには、どのような効果がありましたか。

　電話やFaxによる注文がWeb経由にかなり移行したので、その分、事務処理の手間がなくなりました。手書きの受注書や請求書が不要になり、自動的に処理されるので効率が向上しました。こうして生み出された時間を使って、A社は顧客向けイベント企画など付加価値の高いサービスを拡充しています。今ではIT化によって蓄積されたデータを活用し、顧客のマリンショップとは競合しない形で、BtoCのオンラインショップ開設も検討しているようです。

――通常、小規模な事業者がクラウド導入を進める際には、どのような分野から手をつけるケースが多いのでしょうか。

　業種や業態によって異なります。店舗の場合には、まずお金を扱う分野から仕組みづくりをするよう勧めています。POSレジや会計システムの導入、「〇〇ペイ」などキャッシュレス化、ネットバンキングの利用などです。POSレジや会計システムなどはクラウドサービスが充実しているので、わずかな初期投資でそろえることができます。売り上げなどのデータが蓄積されるので、改善点も見つけやすくなります。これらのクラウドを連携させれば、データの二重入力や入力ミスもなくなり、大きな効率化につながります。

クラウドで顧客満足と業務効率を高める

――情報共有という観点でのメリットについて、事例をもとに教えてください。

　水道工事を手掛ける、従業員5人ほどの企業（B社）の例を紹介しましょう。B社では、水道関連の工事が1日に何件もあります。「壊れたから来てくれ」といった依頼があり、従来はExcelで見積もりを提示し、受注してから職人さんが現場で修理を行うという流れで仕事を進めていました。なじみの顧客から仕事を受けるケースも多く、その際には、見積もりや工事に際しては過去の情報を参照する必要があります。

　こうした情報を、B社はExcelと紙のファイルで管理していました。課題だったのは、数多くのファイルから目的のファイルを見つけるのに時間がかかることです。自分で作ったExcelファイルですら、「あったはずなのに見つからない」ということがよくありました。ましてやほかのスタッフが作ったファイルは見つけられないでしょう。

　また、水道工事では、現場を見て見積額を変更することは日常茶飯事です。すると、同じ工事についてバージョンの異なるExcelファイルがいくつも存在することになります。結果として、工事の料金を間違えてしまい、顧客に対して適切な見積もりを示せなかったこともあったようです。

　そこで、B社はクラウドの販売管理システムを導入しました。社内ユーザーは3人で、料金は年額数万円。見積もりなどのミスがなくなり、過去の工事の検索も簡単にできるようになりました。さらに見積もりや料金、粗利などを案件ごとに整理し、それを社内で共有することができます。関連する業務は大幅に効率化されました。

――事務処理の効率化だけでなく、売上データの活用が経営力向上にもつながりそうですね。こうしたクラウドの効用は、店舗（拠点）が多くなるほど大きいのでしょうか。

　店舗が増えると、経営者の目が行き届きにくくなります。その点でも、多店舗化するほどクラウドのメリットは大きいといえるでしょう。社内SNSなどを使って、日報などの形で現場の状況を把握する経営者は少なくありません。クラウドで情報を共有すれば、店舗間で上手な売り方、ノウハウを教え合うことだってできる。同時に、店舗間の競争を促すこともできます。