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事務員の介護離職、まさかウチが…

クラウド環境のテレワークが運送会社の危機を救う

経験を積んだ人材は企業の宝です。人材を失うことで業務が回らなくなる、あるいはビジネスに急ブレーキがかかることもあります。特に人手不足に悩まされている中小企業にとって従業員の離職は大問題です。これは対岸の火事ではなく、中小企業の経営層は常に対応策を練っておくべきです。そこで今回は、ある架空の運送会社を舞台に、ベテラン従業員の介護離職を防ぐために奮闘した物語を紹介します。

この記事のポイント

  • 貴重な人材の離職を防ぐために、テレワークは有力な選択肢
  • データを手元に置かないクラウドを活用し、セキュアなパソコン環境を実現
  • 社員のICT活用を進めることで様々な業務効率化への道が開ける

成長路線の運送会社に「思わぬ壁」出現

 創業からおよそ10年がたつ運送会社の物宋コーポレーション(仮称)。電子商取引(EC)の普及という追い風を受け小口配送を主力事業に据えて成長しました。

 数カ月前、社員を前にして社長の物宋須留男(60歳・仮称)さんはこう宣言しました。「オンラインショッピングは長期的に成長する。今よりも広い事務所に移転して、配送車も増やすことにした」。そしてつい最近、約2倍の広さがある事務所への引っ越しが完了。配送車とスタッフも増えて、配送能力は大きく向上しました。

 「やむなく断っていた仕事も、これからは引き受けられますね」。そう話す営業部長に、物宋社長は大きくうなずきました。

 さらなる拡大路線を走り始めた、その直後のこと。大きな壁にぶつかってしまったのです。ベテラン事務スタッフの1人である辺寺蘭子(40歳・仮称)さんが、「隣県で1人暮らしをする母親が倒れたので、介護のために実家に戻りたい」と退職を申し出てきたのです。ニュースなどで「介護離職」が問題になっていることは知っていましたが、物宋社長は「まさかウチで」という思いでした。

 物宋コーポレーションの事務担当者は2人だけ。前年に比べて業務量が2~3割増えており、2人はほぼ残業なしで仕事をさばいています。1人が欠けると、まったく追いつきません。「一体どうすればいいんだ……」。困り果てた物宋社長が取った行動は、実に意外なものでした。

介護離職は避けたい――
隣県の在宅でも仕事を続けてもらうための策とは

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セキュアなテレワークで離職を防ぐ

 事務担当者の辺寺さんは「できるだけ早く母親のもとへ駆け付けたい。すぐにでも辞めたい」と言います。夕方、事務所を後にする辺寺さんを見送ってから、物宋社長は考えました。

 「経験者を採用したいけど、即戦力の人材獲得は望み薄だろう。仮に採用できたとしても、業務の習得にはかなりの時間がかかる。何かいい方法はないものだろうか……」

 物宋社長は、残って仕事をしていた別の若手担当者である若次惣流子(26歳・仮称)さんに声をかけました。「もし君1人になったら残業が増えると思うけど、大丈夫かな」

 すかさず、「無理です」という答えが返ってきました。「多少のことなら何とかなりますけど、私1人で2人分の仕事はできませんよ」。物宋社長は「そうだよね。聞いてみただけだから」と、力なく言うほかありませんでした。

 気の毒に思ったのか、若次さんは「ネットとパソコンが役に立つかもしれませんよ」と声をかけました。目をパチパチさせた物宋社長に、若次さんはこう続けました。「テレワークですよ。私たちがやっている事務作業は、多くがパソコン上ででき、在宅でも問題なく働けます。インターネットさえつながっていれば、仕事場がどこであっても関係ないですし」

 物宋社長は「ほう」とうなずきます。「あ、でも、ただ単につなげばよいというわけではなく、セキュリティには気を付けた方がよいと思いますけど」と若次さん。

 この話を聞いて、物宋社長は「ウチでもできることだったら、やってみたいな」と思いました。そして、在宅勤務向けのサービスを調べ始めたのです。

クラウドのパソコン環境で在宅勤務を実現

 物宋社長が注目したのは、パソコンをクラウド環境で使えるサービスでした。クラウド上にデータを置くので、パソコンにはデータが残りません。紛失や盗難といった万一の事故があっても、データが漏洩するリスクを軽減できます。セキュリティ対策に加えて、ヘルプデスクによるサポートサービスも充実したサービスを選択すれば、分からないことがあってもすぐに問い合わせることができます。「良いことずくめだけど、予算をひねり出せるかなぁ」と物宋社長がつぶやいていると、それを聞いた若手担当者の若次さんが、「月額で利用できるサービスもあるそうですよ。それなら初期費用を抑えられるんじゃないですか」とある企業のサービスを紹介してくれました。「これならうちでも導入できそうだな」と物宋社長は思いました。

 こうして、使える手段があることを確認した上で、物宋社長は在宅勤務制度の導入を決意しました。翌日、このことを介護が必要になった事務担当者である辺寺さんに伝えると、「ぜひ、実家で仕事をさせてください」ととても喜んでくれました。後で聞いたことですが、本人は実家に戻ると決めたとはいえ、代わりの収入を得る方法についてとても心配していたそうです。

 実は、物宋コーポレーションは本社から数十キロほど離れた場所に、新たな配送拠点の開設を検討しています。物宋社長は本社だけでなく、新規拠点の事務スタッフにも同じパソコン環境を導入したいと考えています。テレワーク環境からでも各種データにアクセスできるようになれば、事業継続性の観点でもメリットがあります。また、在宅勤務ができることで、働き方改革にもつながり、人材採用もしやすくなるでしょう。

クラウド上にデータを置くパソコンで在宅勤務のセキュリティも安心

進化するクラウドをいかに使いこなすか

 テレワークへの移行を進める企業が急増しています。これまで社内にあった情報をどのようにして、在宅などのリモート環境で活用するか――。当然、セキュリティの視点は欠かせません。

 情報への安全なアクセスを実現するための、有力な選択肢がクラウドの活用です。パソコン側ではなく、クラウド側にデータを置くことで、情報漏洩などのリスクを最小化。仮に盗難や紛失などの事故があっても、パソコン内にはデータがありません。ユーザーは安心してパソコンを活用できます。

 東日本大震災のときには、事業継続性の観点からテレワークが注目されました。オフィスが被災した場合でも、クラウド環境のパソコンなら業務を継続することができます。データを安全に守る上でも、オフィス内のパソコンよりもクラウドのほうが安全でしょう。

 クラウドサービスはますます進化しています。クラウド活用は、企業の成長のカギを握るといっても過言ではありません。

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