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「さぁ、開業」 そこで気づくICTの失敗あるある!

開業・移転でスタートダッシュを決める3カ条

会社、店舗などの開業や移転の際は、立地や物件探し、内装や商品仕入れ、さらに採用活動、販促など、やらなければいけないことが山積みです。そのため、企業活動を“縁の下で支えるICT“の準備は、つい後回しになってしまいがち。ところがその結果、コストがかさんだり、集客に悪影響をもたらしたりと、思わぬ失敗につながってしまうこともあるわけです。こうした事態を招かないためにも、多様なICTを上手に使いこなし、ライバルに差をつけてスタートダッシュを図りましょう。

準備不足で出費がかさむだけでなく、お客さまを逃すことも

 開業や移転を考える経営者がやるべきことはたくさんありますが、その一つが物件探しでしょう。オフィスであれば、人材採用にも影響がある立地、ビルのグレードなどを考慮しながら、予算内に収めなければなりません。店舗なら、曜日や時間帯ごとの人通りを観察するために、何度も現地を訪れる経営者も少なくないはず。また、役所などへの各種届出も重要です。そして、物件が決まった後はレイアウトを考え、内装工事や家具・什器類の手配も必要になります。移転の場合であれば、それまでのオフィス・店舗の解約はもちろん、原状回復工事や廃棄物処分などにも目配りしなければなりません。
 やるべきこと、面倒な手続きは多いのですが、事業成長を目指す経営者が「なるべく早く開業・移転したい」と考えるのは自然でしょう。ただ、急ぎすぎると思わぬところで足をすくわれる場合もあるので、注意する必要があります。例えば、次のような失敗が起こりがちです。

開業・移転での失敗あるある

あるある1:ネット回線導入のために新たな工事が発生

以前の美容室ではネットの速度が不十分だったので、移転後には光回線を使いたいと思っていた。
しかし、ネット回線を申し込んだのは、内装工事が終わった後だった。光回線導入のため、でき上がっていた立派な壁に、再び穴を開ける羽目に……。

まだまだ続く失敗あるある!
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あるある2:キャッシュレス決済未対応で支払い時に混乱

新規開業した飲食店の周辺地域で外国人旅行者が急増し、店にも多くの外国人が訪れた。食事後に、たどたどしい英語でやり取りをしたところ、現金が足りないとのこと。キャッシュレス決済対応のレジではなかったのでどうしようか……と心配していたら、彼らの友人が来てくれて現金支払いをしてくれた。

あるある3:Wi-Fiを用意しなかったため予約がキャンセル

宿泊施設を新規開業。ホームページも開設して準備万端! あとはお客さまを待つだけのはずが、予約のキャンセルが続出。確認してみるとWi-Fiがないというのが理由だった。開業時にWi-Fiは重要視しておらず、準備していなかったが、急いでWi-Fi環境を整えた。

では、こうした失敗を避けるためには、どうすればいいのでしょうか?

開業・移転の失敗を避ける「ICT活用3カ条」

 大事なのは、ICTの事前準備です。競争が激しい中、ICTをどう活用するかが自社の利益に直結すると言ってもいいでしょう。そこで本項では、開業・移転の準備をスムーズに進め、スタートダッシュを図るための「ICT活用3カ条」を紹介します。

第1条:早めの問い合わせで本業の時間を確保しよう!

 忙しさのあまり、インターネット回線などのICTに関する問い合わせが開業予定日の1カ月以内となるケースは、よくあることです。
 しかし、早めに準備を始めておくことで、お得なことがたくさんあります。例えば、専門家のアドバイスを聞く機会が増え、ICTを有効活用する知識を得ることができます。また、それにより、ICTを含めた開業・移転のトータル費用を圧縮できる可能性もあるでしょう。
 開業・移転間近の段階は、非常に大切な時期。採用や販促活動など、経営者がすべきことは山積みです。その時に時間的、金銭的な余裕をつくっておくためにも、早めのICT手配を行いたいところです。
 ここで、一つの事例を紹介します。ある不動産会社では、開業を3カ月後に控えていましたが、何の準備をすればいいのかすら分からない状態でした。そこであるICT企業に早めに相談したところ、顧客データの取り扱いについて、情報セキュリティ対策や運用サポートまで事業内容に合わせたICT環境構築をコンサルティングしてもらうことができ、万全の準備で開業日を迎えることができたと言います。

不動産業
悩み 3カ月後に開業を控えているのに、何の準備をすればいいか分からない
解決 ICT企業に早い段階で相談することにより、重要データの管理方法や運用サポートまで丁寧に説明・対応してもらうことができ、準備万端で開業

第2条:ICTはインターネットだけじゃない。意外な活用法がある!

 小規模な企業では人が少ないこともあり、手が回らない問題も多々あります。
 次に紹介するのは、ある飲食店の事例です。オーナーは新店を開くことにしましたが、その店が遠隔地にあるため、頻繁に訪れることができません。そこで、Webカメラを活用して、店内の様子をパソコンやスマートフォンなどで見られるようにしました。店内の混雑状況や店舗スタッフの働きぶりなどが分かり、問題に気づけば、すぐに連絡することができるようになりました。

飲食店
悩み 新店を開業したいが、その店が遠隔地なので新店の様子を確認できない
解決 Webカメラを活用して店内の様子を確認。問題があれば、すぐに対応することが可能に

 ICTは、ネット回線やWi-Fi、電話だけでなく、様々なサービスがあります。自社の課題を解決できるサービスも数多くあるので、予算や状況に合わせて活用してみてください。
 また、人手不足を解消するサービスの一つとして、キャッシュレス決済もあります。飲食店や小売店などにキャッシュレス対応のレジを置くことで、さらに幅広い顧客が便利に買い物をできるようになり、売上向上も期待できます。

第3条:ICTは、まとめて頼んだほうがラク!

 小規模の企業には、通常、ICTの専任担当者はいません。社長自身がICTサービスの検討、選定を行っているケースも多いでしょう。しかし、多忙な経営者にとって時間はとても貴重です。そういう時こそ、ICTを一括して一つの企業に頼む手があります。
 ある医療関係の企業の例を紹介します。その企業では開業を進める際、ICT機器の設定や運用の専任担当者がおらず不安を感じていました。そこであるICT企業に相談したところ、開業前の電話・インターネット回線だけでなく、ICT環境構築をトータルでコンサルティングしてくれて、開業後も一元的にICTに関するサポートをしてくれるとのこと。その結果、安心して開業することができたと言います。

医療関係企業
悩み 専任担当者がおらず、ICT機器の設定や運用に不安があった
解決 開業前のICT機器設定だけでなく、開業後も一元的にICTのサポートがあるので安心

 開業・移転の際は、戦略を考えたり顧客を訪問したりしたいもの。そのため、ICT対応に時間をかけたくないという経営者も少なくないでしょう。また、そんな時に「あのサービスはA社、このサービスはB社」と考えていると、余計な負担が増えるばかりです。
 多様なICTを使いこなしてライバル企業との差をつけるためには、ICT対応を任せる企業を早めに決めることが大切です。

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