「紙帳票の自動データ化」の威力

中小企業に迫る人手不足の脅威

　企業規模の大小にかかわらず、国内の人手不足は深刻になっている。企業ブランドの高さや手厚い待遇、福利厚生などを売りにできる一部大手企業はともかく、中小規模の企業では人手を確保することに四苦八苦するといった状況が続いている。

　人手が必要な業務には、どのようなものがあるだろうか？　例えば、伝票や領収書、請求書などのデータ入力業務は、多くの企業で人手のかかる業務の1つとされている。これらは手間と時間を費やすだけでなく、一定の熟練したスキルを要する業務であり、誰でもすぐにできるものではない。それだけに、経営者からすると人手確保の課題は「データ入力のスキルに長けた社員や、専門の派遣社員がいなくなったらどうなってしまうか」という危機感に直結する。すぐにスキルの高い人材を雇うことは現実的に難しく、事業継続に“危険信号”がともってしまう事態にも陥りかねない。

　一方、世の中では「働き方改革」の嵐が吹き荒れている。こちらも余力のある大企業ならまだしも、最低限のメンバーで業務を回している中小規模の企業ではなかなか対応が難しい。何らかの方法で業務を効率化して、ビジネスを支えてくれている社員の働きに報いたいところだが、単純に労働時間を短縮したら業務が回らなくなるのは目に見えている。

　何か抜本的に人手不足解消や業務の効率アップにつながる手段はないか？
そして、その上で商売繁盛、事業規模拡大を実現できないか――。こうした悩みは、昨今の中小企業の経営者にとって共通した課題だろう。

「なくならない紙の業務」を効率化

　最近、パソコンで行っている業務を自動化するRPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）ツールが注目されている。だが、業務の効率化が可能だといわれても、自社の業務のどこにRPAが適用できて、どのようなメリットが得られるかということは、実感しにくい。

　そのような場合は、自社の業務の何が課題になっているかを考えてみるとよいかもしれない。前述の受発注伝票や請求書、申込書などの紙の書類を情報システムに登録するデータ入力業務は、ビジネスで欠かせない上にマンパワーが必要であり、特に中小企業では「紙」の業務が残りがちだ。多くの取引先を有する中小企業では、取引先が紙の伝票を使っている場合、それに対応しなければならない。消費者相手のビジネスでも、利用者のコンピューターリテラシーに大きな開きがあり、ファクシミリによる注文は容易にはなくせない。こうした「紙の入力業務」を省力化できたら、どんなにいいだろうか。

　そこで着目したいのが、紙に記載された情報をコンピューターに登録するデータ入力業務を、うまくICTツールに肩代わりさせるサービスである。紙を1枚1枚めくってパソコンに入力していく作業は、人間にとって決して楽な仕事ではない。ミスが許されない上に単純な作業の繰り返しだ。ICTツールが自動的に伝票などの用紙を読み取ってデータをシステムに入力してくれたら、人手不足や働き方改革の課題に対応できるだろう。「RPA」といわれてもピンとこなかった経営者の方々でも、「紙の入力業務を自動化できる」と聞いたら自社での業務効率化のポイントに重なって見えてくるのではないだろうか。