社用携帯紛失の発覚後、企業がとるべき対応方法と紛失防止対策とは？

従業員による社用携帯の紛失は最も多いセキュリティインシデント

従業員が社用携帯電話を紛失することは、決して珍しい出来事ではありません。一般財団法人日本情報経済社会推進協会が2024年に公表した「企業IT利活用動向調査2024」によると、過去1年間で企業が直面したセキュリティインシデント^※1の中で最も多かったのは、「従業員によるデータや情報機器（PC、タブレット、スマホ、USBメモリなどの記録媒体）の紛失・盗難」で、全体の40.7％を占めました。

次いで多かったのは、「社内サーバー／PC／スマートフォン等のマルウェア感染（ランサムウェアも含む）」で、34.7％という結果でした。

この調査結果から明らかなように、企業のセキュリティリスクは外部からの攻撃だけではなく、内部要因も重要な課題になっているといえます。

従業員の情報セキュリティ意識を引き上げるために、定期的な情報セキュリティ研修を実施するとともに、社用携帯電話の紛失防止策や情報セキュリティ対策を強化することが求められています。

過去１年に経験したセキュリティインシデント

出典：企業IT利活用動向調査2024｜一般財団法人日本情報経済社会推進協会（https://www.jipdec.or.jp/archives/publications/m0p0h6000000rsc7-att/J0005192.pdf）

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  セキュリティインシデント：機密情報の漏えいや不正アクセスなど、情報セキュリティ上の脅威となる事象。

社用携帯紛失によるリスク

ここからは、社用携帯電話の紛失によるリスクを以下の3つの項目に分けて解説します。

機密情報の漏えい

社用携帯電話を紛失すると、電話帳を含む個人情報や機密情報が漏えいするリスクが高まります。

社用携帯電話には、従業員、顧客、取引先などに関する重要な情報が保存されていることが多く、悪意のある第三者の手に渡れば、不正利用や情報の売買といった深刻な事態を引き起こす可能性も少なくありません。

また、メールやビジネスチャットアプリにログインした状態で紛失した場合、過去のやり取りや添付ファイルに含まれる機密情報が流出する危険性がさらに増してしまうでしょう。

不正アクセス

紛失した社用携帯電話を通じて、社内システムやクラウドサービスに不正アクセスされるリスクも考えられます。不正アクセスとは、本来であればアクセス権限を持たない第三者が社内システムやクラウド環境に侵入する行為のことです。

不正アクセスが発生すれば、紛失した端末だけでなく、企業のシステムに保存された重要なデータも盗まれ、悪用される可能性が高まります。また、データが書き換えられて不正に暗号化されたり、マルウェアに感染させられたりするなど、被害が拡大する恐れもあるでしょう。

社会的信頼性の低下

社用携帯電話の紛失により取引先のデータや個人情報が流出し、悪用されると二次被害へと発展し、企業の社会的信頼性が低下するリスクがあります。

たとえ情報漏えいが確認されず、紛失した社用携帯電話が発見された場合でも、紛失中に機密情報が閲覧されていなかったと断言するのは困難です。外部からは情報漏えいを引き起こした可能性のある組織として見なされ、企業の信用を失う恐れがあります。

こうした事態は企業のイメージが悪くなるだけでなく、顧客から取引が停止され業績の悪化を招くことにもなりかねません。さらに、被害が顧客や取引先に及んだ場合には、高額な賠償金が請求されるケースも考えられます。

社用携帯を紛失する原因

社用携帯電話が紛失する原因として、主に以下の2点が考えられます。

それぞれ詳しく見ていきましょう。

外出先での不注意による紛失

外出先での不注意により、社用携帯電話を置き忘れて紛失する可能性は決して低くありません。

たとえば、交通機関や飲食店のテーブルに置き忘れたり、社用携帯電話を入れたカバンごと紛失したりするなど、どれだけ日頃注意していても、ふと気が緩む瞬間は誰にでもあるでしょう。また、勤務後にお酒を飲んだ結果、意識が曖昧になり、いつどこで社用携帯電話を失くしたのかを思い出せないケースも考えられます。

このような状況を防ぐためには、社用携帯電話の置き場所や使い方を決め、習慣化することが重要です。日常的な意識付けを徹底することで、紛失のリスクを減らせるでしょう。

盗難被害

社用携帯電話が盗難やひったくりによって紛失するケースもあります。

盗難の対象が社用携帯電話そのものとは限らず、貴重品を狙ってカバンが盗まれ、その中に社用携帯電話が入っているケースや、車上荒らしに遭い社用携帯電話まで盗まれるといった状況も十分に考えられます。

このようなリスクを軽減するためには、社用携帯電話にストラップを付けて体から離さないようにする、外出先ではカバンを常に身につけて管理するなど、盗難防止策を徹底することが重要でしょう。

社用携帯を紛失したときの対応

ここからは、社用携帯電話が紛失したときの企業による対応について解説します。

独立行政法人情報処理推進機構（IPA）の資料によると、社用携帯電話の紛失などセキュリティインシデントが発生した場合、以下の3つのステップで進めることが推奨されています。

それぞれ詳しく見ていきましょう。

参考：中小企業のためのセキュリティインシデント対応の手引き｜独立行政法人情報処理推進機構（https://www.ipa.go.jp/security/guide/sme/ug65p90000019cbk-att/security-incident.pdf）

STEP1 検知・初動対応

従業員は社用携帯電話の紛失に気づいた時点で、速やかに情報セキュリティ責任者や上司へ報告しなければなりません。その後、情報セキュリティ責任者の判断で経営者にも状況が共有され、対応チームを編成して責任者を決定し、初動対応を行います。

具体的には、紛失が確認された時点で、即座に社用携帯電話の利用停止措置を行うのが基本です。同時に、紛失した従業員から日時や場所、状況について詳細なヒアリングを実施し、紛失した可能性のある施設や駅などに問い合わせましょう。さらに、警察に遺失届を提出し、手続きを進めます。

次に、紛失した端末に保存されていたデータを把握します。取引先の氏名や電話番号、社内資料の種類といった情報を確認したうえで、従業員が使用していたクラウドサービスやメールアカウントのデータを削除し、二次被害の防止を図りましょう。

また、取引先や社内に対して不正アクセスやデータ改ざんなどの被害が発生していないか、徹底的に調査することも欠かせないと考えられます。

初動対応の迅速さが被害拡大を防ぐ鍵となるため、全社的な対応マニュアルの整備と従業員への周知が重要といえます。

STEP2 報告・公表

社用携帯電話から取引先の情報が流出した場合、関係先へ速やかに報告し、誠意をもって謝罪する必要があるといえます。影響が拡大する恐れがある場合には、自社のWebサイトでも情報を公表しましょう。公表内容の例としては、以下の項目が挙げられます。

STEP3 復旧・再発防止

復旧・再発防止の段階では、紛失の状況を改めて調査し、整理します。状況を明確に把握するために、5W1Hの観点で情報をまとめてみましょう。

また、必要に応じて、削除したアカウントやデータの復旧作業を行うことも求められます。同じミスを繰り返さないためには、再発防止策を策定し、社内で共有・徹底することが重要です。

具体的な再発防止策については、次の章で詳しく解説していきます。

社用携帯の紛失防止対策

ここでは、社用携帯電話の紛失を防ぐための対策について解説します。

社内ルールの策定と共有

社用携帯電話を従業員に貸与する際は、使用方法や紛失時の対応方法などルールについて事前に明確化し、社内で共有することが重要といえます。ルールを徹底的に周知することで、従業員一人ひとりの情報セキュリティ意識を向上させられるでしょう。

具体的には、以下のようなルールが挙げられます。

MDMの導入

MDM（Mobile Device Management）とは、携帯電話やタブレットなどのモバイル端末を一元的に管理する仕組みのことです。MDMは、日本語で「モバイル端末管理」と訳されます。MDMの導入により、企業は社用携帯電話を効率的に管理でき、紛失時にも迅速な対応が実現するでしょう。

具体的には、リモートロックやリモートワイプといった機能を活用すれば、紛失した端末内のデータを保護できます。以下に、それぞれの機能について概要を紹介します。

MDMの機能を活用することで、社用携帯電話の紛失リスクに備え、企業の情報セキュリティ対策を強化できるでしょう。

BYODで業務用アプリを活用

社用携帯電話の紛失による機密情報の漏えいリスクを軽減する方法として、従業員の端末を業務利用する「BYOD（Bring Your Own Device）」の導入が挙げられます。

ただし、BYODを導入する際は、業務専用アプリケーションなどを従業員の端末にインストールして使用し、業務関連の情報は端末に一切保存しないという明確なルールを策定することが重要といえます。

万が一、従業員が業務に利用している個人端末を紛失した場合、業務用アプリによっては管理者がリモート操作でアカウントを削除することが可能なものもあります。BYODの実施で、端末の紛失時に企業の重要な情報が不正利用されるリスクを最小限に抑えられると期待できます。

社用携帯紛失による情報漏えいリスク低減に「ひかりクラウド電話」

社用携帯電話の紛失による情報漏えいリスクを低減するためには、NTT東日本の「ひかりクラウド電話」がおすすめです。「ひかりクラウド電話」では、パソコンや携帯電話などの端末に専用アプリケーションをインストールすることで、会社の固定電話の番号を利用してどこからでも発着信ができるようになります。

また、BYODを実施することができ、派遣社員などに社用携帯電話を貸与する必要がなくなります。万が一、業務用の端末を紛失した場合でも、管理画面からリモートでアプリケーションのアカウントを削除でき、企業の機密情報漏えいリスクの低減も期待できるでしょう。

具体的には、以下の専用アプリケーションをインストールして設定することで、スムーズにサービスの利用を開始できます。

次に、それぞれの特長を見てみましょう。

ひかりクラウド電話 ダイレクト for Webex Calling

安定した通信品質を求める場合には、「ひかりクラウド電話 ダイレクト for Webex Calling」がおすすめです。Web会議アプリケーション「Webex」を利用して、会社の固定電話番号で発着信ができ、リモートでもオフィスにいるかのような電話対応が可能になります。

さらに、限られた利用者や範囲で接続する閉域ネットワークが利用できるため、信頼性の高い接続を確保できるのが特長です。

一般的なクラウド電話サービスでは、不特定多数がアクセスするインターネットを介しているため、アクセスが集中する時間帯や回線状況によって接続が不安定になることがあります。しかし、「ひかりクラウド電話 ダイレクト for Webex Calling」では閉域接続サービスを使用しているため、安定した通信品質が保たれやすい点が魅力です。

「ひかりクラウド電話 ダイレクト
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ひかりクラウド電話 for Microsoft Teams

業務でMicrosoft 365やMicrosoft Teamsをすでに導入している場合、「ひかりクラウド電話 for Microsoft Teams」がおすすめです。このサービスでは、Microsoft Teamsを通じて会社の固定電話番号を利用した発着信が可能になります。

さらに、電話だけでなく、チャットやWeb会議など複数のコミュニケーション手段を一元管理できるため、さまざまなツールを個別に導入する必要がなくなり、運用の手間が軽減できるでしょう。

「ひかりクラウド電話 for Microsoft Teams」
資料ダウンロードはこちら（別ウインドウで開きます）

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まとめ

今回は、社用携帯電話の紛失によるリスクと、紛失が発生する主な要因、紛失防止対策について詳しく解説しました。社用携帯電話には、機密情報や個人情報などが保存されている場合が多く、取り扱いには厳重な注意が必要です。

社用携帯電話の紛失による情報漏えいリスクを抑えるための効果的な手段として、NTT東日本の「ひかりクラウド電話」の導入もぜひご検討ください。個人の端末を業務利用するBYOD（Bring Your Own Device）が可能になり、万が一紛失が起こった際には管理者がリモートから業務用アプリケーションのアカウントを削除できます。

社用携帯電話の紛失による情報漏えいリスクを減らしたいとお考えの場合には、ぜひ以下の資料やリンク先をチェックしてみてください。

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  「Webex by Cisco」、および「Webex」は、Cisco Systems,Inc.またはその関連会社の米国およびその他の一定の国における商標登録または商標です。「Webex Calling」はCisco Systems, Inc.が提供するサービスの名称です。
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  「Microsoft Teams」、「Microsoft 365」、「Office365」は、米国Microsoft Corporationの米国およびその他の国における登録商標、または商標です。「Microsoft 365」は、Microsoft Corporationが提供するサービスの名称です。
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  「Webex Calling」、「Microsoft Teams」は、名称が変更される場合があります。最新情報は、各サービス事業者のホームページをご確認ください。