ペーパーレスFAXのメリット・デメリットや導入事例を紹介

「ペーパーレスの取り組みが多方面で進む現在。「ペーパーレスFAX」という名前を耳にしたことがある人、少なくないのではないでしょうか? とはいえ、それが具体的にどういうものかについて詳しく理解をしている人は、あまりいらっしゃらないかもしれません。
そこで本記事では、ペーパーレスFAXの機能説明から、導入のメリット・デメリット、さらに実際に導入した企業の事例まで、幅広く紹介していきます。

ペーパーレスFAXの機能・特徴

ペーパーレスFAXとは、受信したFAX文書を、PDFデータとして管理できるFAXのこと。受信したFAXは共有フォルダに保存され、別のFAXや指定のメールアドレスへの転送もできます。

さらにペーパーレスFAXは、受信したFAXの読込み機能だけでなく、書き込みや返信も可能。これらの機能を利用することで、受信したFAXを取りに行く、たくさんの受信FAXの中から必要な用紙を探しだす、などの手間がなくなるわけです。また、FAX受信の通知機能を利用することで、必要なFAXを見落とすこともなくなります。

導入をおすすめするユーザー

それでは、ペーパーレスFAXは、どのような人・会社が導入するべきなのでしょうか? 現状、通常のFAXを活用している中で下記の課題を感じていれば、導入をお勧めします。

  • FAXの仕分けやファイリングが大変
  • 必要なFAX用紙を探すのに時間がかかる
  • 印刷コストが高い
  • 席からFAX機まで距離があり、送受信が面倒
  • 外出中でもFAXを確認したい

ペーパーレスFAXのメリット

前項ではペーパーレスFAXの主な特徴を見てきましたが、実際にペーパーレスFAXを導入することで、どのようなメリットがあるのでしょうか? ここでは、よく挙げられるメリット5つを紹介します。

1セキュリティ性が高い

まず最初に挙げられるのが、そのセキュリティ性の高さです。紙に印刷することなく直接個人のメールアドレス宛に送られるので、FAXの記載内容に無関係な人の目に触れる機会を、最小限に留めることができます。

2ネット回線とパソコンだけで、利用できる

ネット回線と受信用のパソコンだけで利用できるため、パソコンはもちろん、スマートフォン・モバイルなどでもすぐに利用可能。専用の機器を準備する必要がないので、導入費用を安く抑えることができるわけです。

3いつでも確認できる

受信したデータを、いつでも・どこでも確認できる。このことも、大きな特徴の一つです。FAXの内容は共有ファイルの中にデータとして保管されるので、外出先であっても、必要に応じて確認することができます。

4書類管理の手間が省ける

煩わしいファイリングなどの書類管理の手間も、ペーパーレスFAXなら省くことができます。また、受信したFAXは指定のフォルダに自動で振り分けられるため、業務効率アップの効果も見込めます。

5経費を削減できる

受信したFAX全てを、紙に印刷する必要がありません。紙・トナーなどの印刷にかかるコストが少なくなり、経費の削減効果も期待できます。

ペーパーレスFAXのデメリット

前述のようなメリットがある一方で、FAXをペーパーレス化することによるデメリットも存在します。これらの点もチェックした上で、導入を検討してください。

1データを自動保管するには24時間電源を入れておく必要がある

共有ファイルに受信したFAXを保管するために、パソコンの電源を24時間入れておく必要があるため、帰宅などで電源を切ってしまうと重要なFAXを見落としてしまう可能性があります。

2スキャナーや専用ソフトが必要となる場合も

ペーパーレスFAXして送信する際には、スキャナーが必要となる場合があります。手書きの書類などPC上でデータ化さていれない情報は、一旦スキャナーでPDF化した後に送信する必要があるからです。そのため、手書き書類が多い環境では、余計な手間が生じてしまう場合もあります。

3メモを書き込めない

受け取ったFAXの空きスペースにコメントを書いて次の作業者に回すなどの業務をしている場合、データ化していると書き込むことが出来ません。データで届いたものを逆に印刷して紙にするなど、業務によっては必要になる場合があります。

ペーパーレスFAXの導入事例6選

ここまでは導入するメリット・デメリットを中心に紹介してきましたが、ペーパーレスFAXを導入すると、どのような課題を解決することができるのでしょうか? 本項では、実際の導入事例を紹介し、行政や企業目線の具体的なメリットについてお話ししていきます。

事例1用紙削減(地方自治体)

まずは、コピーとFAXの使用で年間数十万枚以上の印刷コストと書類振り分けの作業があった、地方自治体の事例から紹介します。手間とコスト削減のため、ペーパーレスFAXを導入。そして数年後には、5万枚に近い印刷枚数削減を実現できました。
経費と手間の軽減だけでなく、印刷の裏紙使用がなくなったため、情報漏洩のリスクも低下しました。

事例2受信コストの削減(コンサルティング会社)

こちらは、ダイレクトメールの送信代行を担っている企業の例です。DMに対して反響のあった顧客からのFAX受信、注文処理をより効率的に行うため、ペーパーレスFAXを導入しました。
注文FAXをPCメールに転送し確認するため正確な処理を行うことができるようになったほか、紙の書類がなくなったことによる業務効率アップ、さらに印刷コストの削減にもつながりました。

事例3経費削減と業務改善(通信機器関連会社)

通信機器の販売・設置工事・保守・修理などを行う企業の例です。顧客とのFAX送受信のために、ペーパーレスFAXを導入しました。

導入前は事務所からしか返信ができなかったが、作業者がその場でFAXの送受信を行うことがでるようになり、業務改善につながりました。また、印刷など無駄なコストの削減もできています。

事例4工数の削減(製造・販売業)

専門性の高い商品を多く販売する企業の例です。販売や在庫管理などを行う基幹プラットフォームシステムの変更に併せて、ペーパーレスFAXを導入しました。
導入コストが安いだけでなく、帳票システムと連動させることで、業務上の無駄な手間も省けるようになりました。

事例5受信の安定化(卸販売業)

最後は、食材などを卸販売する企業の例です。取引先の注文書を管理するため、ペーパーレスFAXを導入しました。
注文が集中する時間帯であっても話中状態がないため、取引先からのFAXを確実に受信できるようになりました。

まとめ

ペーパーレスFAXには、受信したFAXをPDFとしてデータ化し、共有フォルダに保存する機能があります。インターネットの回線とパソコンなどのデバイスさえあればいつでも送受信できるので、導入によって、印刷費などの経費削減が可能となります。

しかし、ペーパーレスFAXでPDF化はできますが、パソコンなどで使うことができる電子データへの変換まではできません。改めて、キーボードで入力するなどの作業が必要となります。ペーパーレスFAXと併せて「OCR」を利用すれば、手書き書類を全て電子データ化できるため、非常に便利です。

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