業務効率化ツール選びに大切な3つのポイントとは?成功事例もご紹介

企業利益を上げるためには、業務の効率化は重要な要素の一つと言えます。本記事では、業務をスムーズに、そして効率的に回すための業務効率化ツール導入を検討している皆さんに対し、役立つ情報を紹介していきます。
業務効率化のためのツールを選ぶコツ、さらに、そのツール導入後の事例についても解説しますので、参考にしてください。

業務効率化の方法

まずは、基本的な業務効率化の方法を紹介します。

スケジュールやタスクを管理する

業務の効率化をはかるためには、まずは重要な業務をピックアップして、それを軸にスケジュール管理することが大切です。適切な目標を設定して、業務の優先順位を決めていきましょう。優先順位の高い業務から順にTO DOリストを作成すれば、作業漏れも抑えることができます。

パソコンの設定を変える

パソコン業務が中心のデスクワーカーであれば、作業効率がアップするようなパソコンの設定に変えること をお勧めします。例えば、ショートカットキーの登録をしておくと、パソコンの操作が早くなり作業時間短縮の一助となり ます。また、メールや文章の作成をする機会が多い場合は、利用機会の多いフレーズをIME登録(辞書登録)するのもよいでしょう。

業務効率化ツールを使う

業務効率化ツールを使用することにより、今まで人が行っていた業務をIT化できるので、やはり効率化をはかることができます。IT化による業務効率化を実現するには、まずは企業全体で取り組んでいく、意識を変えていくことが大切です。機械に簡単な作業を代行させることで、より重要度の高い業務に集中できるようになるからです。

業務効率化ツールを選ぶコツ

ここでは、業務効率化ツールを選ぶコツについて紹介していきます。

ツールで効率化させたい業務内容を明確にする

まずは現在行われている業務を棚卸しすることで、効率化したい業務を明確にしていきましょう。最適なツールを導入するためには、社員が困っていること・要望を、しっかりと把握することが重要です。
導入目的が明確になれば、業務効率化ツールに必要な機能も自ずと決まり、ツール選びもスムーズに進みます。

手軽に使いこなせるツールを選ぶ

多くのスタッフが、手軽に使いこなせるツールを選ぶとよいでしょう。また、ツールを導入する際には、操作性や運用・情報共有のしやすさなどを考慮する必要があります。パソコン・タブレット・スマートフォンなど、マルチデバイスで利用できるツールを選ぶことも大切です。

トライアルで試してから、導入する

正式に導入する前に無料版やトライアルを実施して、あらかじめツールの効果を検証することをお勧めします。業務効率化ツールにはお試し期間が設定されているものもありますから、機能・操作性、そしてサポート体制などを試した上で、導入を検討してください。

ツールを活用して業務効率化した事例5選

以下で、業務効率化ツールの導入事例を5つ紹介していきます。

事例1紙の文字のデータ化とAIの活用で業務を効率化

業界
税理士業界

導入前の課題

転記業務による膨大な紙の消費、複数人で通帳記載内容をエクセルに入力する人件費など、高額なコストがかかっていました。また、業務が煩雑なため、人的ミスやそれの修正作業なども発生していました。

ツールをどう使ったか

ツールの導入で、通帳記載内容のエクセル入力を自動化。また、AIを活用して、手書き書類の読み取り精度も向上させました。

導入後どうなったか

紙を使うことが少なくなったため、その分のコストが削減されました。また、手作業でのエクセル入力が不要となったので、自動入力されたデータを確認するのみとなり、作業時間は従来の6分の1にまで短縮。そのため、空いた時間を活用し経営支援などの付加価値の高い業務を実施できるようになりました。

事例2プロジェクト管理ツールで、クライアントとの情報共有コストを削減

業界
IT・情報通信業界

導入前の課題

エクセルでプロジェクト管理を実施しており、進捗修正や項目追加など手作業で作成しており、稼働が発生しておりました。また、クライアントとの情報共有も資料のバージョン管理ができておらず、手戻りが発生しておりました。

ツールをどう使ったか

クラウド型のプロジェクト管理ツールを導入し、重要かつ最新の情報を、オンラインでどこからでも常に確認できるようにしました。

導入後どうなったか

プロジェクトの現状を、クラウド上でクライアントにも共有できるようになったことで、 電話・メールによる無駄なコミュニケーションコストを削減できました。
また、常にデータ資料のバージョン管理をしやすくなったため、古い資料の利用などによる手戻りを防止でき、プロジェクト進行の滞りが減りました。

事例3内部データの分析ツールで、ソーシャルメディアの炎上を検知

業界
警備(防犯コンサルティング)業界

導入前の課題

ソーシャルメディア上でのユーザーの反応を詳しく可視化するため、自社開発ツールを活用していました。しかし、 その指標追加・変更などの作業で、かえって開発チームの負担が大きくなってしまい、新規サービスの開発ができないままでいました。

ツールをどう使ったか

自社開発ツールから、他社のBIツール(ビジネス・インテリジェンスツール)への移行を進めました。その結果、必要なデータと連携するだけですぐに使い始めることができ、また、非エンジニアでもダッシュボードの指標をカスタマイズできるので、開発費用を気にすることなく常に取りたい指標を収集できるように。

必要なデータを連携するだけですぐに使い始めることができて、非エンジニアでもダッシュボードの指標をカスタマイズできるので、開発費用の必要なく常に取りたい指標を収集できています。

導入後どうなったか

ソーシャルメディアは新機能の開発が進みやすいため、取りたい指標が変わりやすいものの、その変化に対しても開発工数なしで可視化できるようになりました。

ユーザーの最新の反応を常に可視化することで最適な施策を即判断できるため、PDCAを回すスピードUPが可能となり、ユーザー満足度の高いソーシャルメディア運用をできる体制が整いました。

事例4クラウド上のスケジュール管理ツールで、営業スタッフの情報共有をスムーズに

業界
地域活性化事業

導入前の課題

外回りが多い営業スタッフより、「スマートフォンでも使用可能なスケジュール管理ツールが必要」という声があがっていました。

ツールをどう使ったか

Googleカレンダー ベースのスケジュール共有システムを構築し、全社的に運用しました。

導入後どうなったか

スマートフォンからも簡単にスケジュール管理ができ、会議室の空き状況も確認・管理がしやすくなったため、スケジュールの調整がスムーズになりました。結果、効率的な業務進行も可能に。

事例5チャットツールにより、少ない工数で全メンバーに情報共有 が できるように

業界
レジャー業界

導入前の課題

社内連絡は電話・メール・紙の回覧のいずれかに頼っていたため情報の伝達が遅く、また、相手が不在のため、情報が正しく伝達されないケースもありました。

ツールをどう使ったか

チャットツールを導入することで、リアルタイムかつ大人数でコミュニケーションできる体制を整えました。また、平均年齢が高い職場だったので、UIがシンプルなツールに絞って選定しました。

導入後どうなったか

導入後、従業員にアンケートをとったところ、「部門間のコミュニケーションが活発になった」「情報伝達速度が上がった」「全社への共有事項の認識漏れが減った」など、ポジティブな意見が多く挙がりました。

コミュニケーションがスムーズになった結果、より働きやすくなり、スタッフのモチベーション改善にもつながっています。

まとめ

業務を効率化するための方法として、パソコンの設定変更・業務効率化ツールの導入・スケジュール管理 など、多くの方法があります。
そして、業務効率化ツールの導入に際しては、操作性のよいものを選びましょう。まずは導入目的をしっかりと把握して、過去の事例を参考にしながら、自社に最適なツールを検討してください。また、導入に不安がある場合は、トライアル・無料デモ体験などを利用することをお勧めします。

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